Quá Trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp

Gần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến cách tiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Vậy lợi điểm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mô hình quản lý truyền thống hay không ?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quá Trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệpQuá Trình trong hệ thống quản lýdoanh nghiệpGần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến cáchtiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Vậylợi điểm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có thể giúp doanhnghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mô hìnhquản lý truyền thống hay không ?Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mô hình truyền thống hay còngọi cách tiếp cận theo hàng dọc là chuyên môn hóa dựa trênchức năng các phòng ban, bộ phận trong công ty và tối ưu hóaviệc sử dụng nguồn lực. Trong mô hình này các trưởng bộ phậnkiểm soát nắm rất chắc công việc của phòng, ban mình cũng nhưcác nhân viên hiểu rất sâu về công việc mình đảm trách. Và nhưvậy chúng ta sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức.Còn nguyên tắc tổ chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại TâyÂu và Bắc Mỹ hay còn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, làthông qua các quá trình kinh doanh và chú trọng vào giá trị cungcấp cho khách hàng cũng như giảm tới mức thấp nhất thời giansản xuất. Theo nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của công tyđều được xem như các quá trình, trong đó quá trình kinh doanhlà chủ đạo, còn các quá trình khác sẽ cung cấp sự lãnh đạo cùngcác nguồn lực cần thiết cho quá trình kinh doanh. Đây cũng chínhlà điểm chung giữa nguyên tắc tổ chức mới và hệ thống quản lýchất lượng ISO 9001 phiên bản 2000: thông qua các quá trình vànhắm tới giá trị cao nhất cho khách hàng, hay nói theo ngôn ngữcủa ISO là mọi hoạt động trong công ty phải luôn định hướng tớikhách hàng. Ở đây có thể xuất hiện câu hỏi, vậy theo nguyên tắcthiết kế tổ chức mới (theo hàng ngang) sẽ không còn chú trọngđến chuyên môn hóa và tối ưu các nguồn lực nữa hay sao? Nếunhư vậy có lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp không?Những ưu điểm của cách tiếp cận theo hàng ngangĐể có thể tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang vàtương tác chéo giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phòng ban,yêu cầu đối với từng vị trí sẽ rất cao. Nhân viên không chỉ phảinắm vững chuyên môn chính mà còn phải hiểu biết về công việccác bộ phận khác cùng tương tác với mình. Nếu như trước đâychủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyển lên cho cấp cao hơnhoặc chuyển xuống dưới, thì nay không những vẫn phải báo cáo,thông tin cho cấp trên trực tiếp mà còn phải tương tác, trực tiếplàm việc với các bộ phận khác. Nếu làm được điều này, có nghĩalà đã rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ đếntay khách hàng. Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiệnnay, việc rút ngắn thời gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là mộtlợi thế cạnh tranh rất lớn để thỏa mãn khách hàng. Còn trong hệthống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, cách tiếp cận địnhhướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểm soát chấtlượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả các quá trìnhđều được giám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống. Điều nàyhướng đến việc nâng cao chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầukhách hàng một cách tốt nhất. Cốt lõi của vấn đề chính là ở đây.Điểm yếu ở khâu trao đổi thông tinTuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang có nhiều ưu điểmnhưng không dễ thực hiện chút nào. Một trong những điểm dễgãy nhất của mô hình tổ chức này là việc trao đổi thông tin. Hoặclà rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thông tin đều được chuyển thẳnglên trên trước khi được chuyển cho các bộ phận liên quan. Nhưvậy, về bản chất, vẫn chỉ là mô hình theo hàng dọc truyền thống.Chỉ đổi mới ở bên ngoài mà thôi, việc này còn làm tốn thời gianhơn so với mô hình truyền thống căn bản. Hoặc là cấp trưởng bộphận mất sự kiểm soát khi thông tin không được thông qua vànếu sự việc diễn ra ngoài khả năng của các bộ phận bên dưới thìkhi được phát hiện có thể đã quá trễ, chỉ còn cách xử lý sự cố đểgiảm thiểu hậu quả.Các việc cần làmĐể thực hiện được mô hình tổ chức theo quá trình này, việc đầutiên cần làm là phải xây dựng được hệ thống cũng như quy trìnhtruyền tin hay cách thức quản trị thông tin trong nội bộ doanhnghiệp. Một trong những công cụ hữu hiệu thường được cáccông ty lớn áp dụng là hệ thống mạng máy tính phân quyền(mạng LAN), hệ thống e-mail nội bộ và hệ thống quản trị cácnguồn lực ERP. Một điểm cần lưu ý là hệ thống chỉ là phần cứng,là công cụ, còn chính yếu vẫn là con người và các quy trìnhtruyền thông tin, báo cáo… Một trong những ứng dụng của môhình tổ chức theo quá trình là hoạt động của các dự án, các ủyban liên chức năng (Cross functional committee) trong doanhnghiệp.Hoạt động của các dự án trong công ty chính là cách tiếp cậntheo quá trình với đích nhắm đến là thời gian và hiệu quả saucùng. Tuy vậy trong thực tế nhiều mô hình dự án này thất bại vàlại phải quay về mô hình truyền thống do các thành viên dự ánchưa đủ năng lực hay chưa đủ tầm. Khi năng lực non yếu, cácthành viên dự án không đủ can đảm quyết định hoặc chần chừgiữa việc tự quyết hay gửi ...