Quản lý công việc thế nào cho hiệu quả?

Một sự nghiệp thành công luôn mơ ước của bất kỳ ai, nhưng để thực hiện ước mơ đó, bạn cần phải biết cách quản lý công việc của mình sao cho hiệu quả nhất. Một nhóm các chuyên gia tư vấn nghề nghiệp của tạp chí Tokyo Times đã đưa ra những lời khuyên sau với hy vọng giúp ích bạn phần nào trong công việc hàng ngày. 1. Dành chút thời gian vàng bạc để suy nghĩ về công việc. Đây là việc làm đầu tiên, và cũng là việc quan trọng nhất. Bạn hãy nghĩ về...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý công việc thế nào cho hiệu quả? Quản lý công việc thế nào cho hiệu quả? Một sự nghiệp thành công luôn mơ ước của bất kỳ ai, nhưng để thực hiện ướcmơ đó, bạn cần phải biết cách quản lý công việc của mình sao cho hiệu quả nhất. Mộtnhóm các chuyên gia tư vấn nghề nghiệp của tạp chí Tokyo Times đã đưa ra những lờikhuyên sau với hy vọng giúp ích bạn phần nào trong công việc hàng ngày. 1. Dành chút thời gian vàng bạc để suy nghĩ về công việc. Đây là việc làm đầu tiên, và cũng là việc quan trọng nhất. Bạn hãy nghĩ về côngviệc của mình để tìm ra những nguyên tắc làm việc nhất định: Buổi sáng, bạn nên làmgì trước tiên? Bạn nghỉ giải lao trong bao lâu? Bạn phân bố thời gian công việc nhưthế nào? Bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi để trao đổi, trò chuyện với đồng nghiệp haybạn chỉ biết lao vào công việc như một người mất trí để hoàn thành hết nhiệm vụ nàyđến nhiệm vụ khác? Việc suy nghĩ này không làm bạn mất nhiều thời gian mà nó còn giúp bạn cóđược những nguyên tắc của riêng mình. “Làm việc theo nguyên tắc bao giờ cũng hiệuquả hơn nhiều so với làm việc theo sự vụ”- Bill Gates, ông chủ của Microsoft đã đúckết. 2. Phải có sức khoẻ tốt để làm việc. Dù bạn có thông minh và tài năng đến đâu, nhưng bạn không có đủ sức khoẻ đểlàm việc thì bạn không thể nào thành công trong sự nghiệp được. Một cơ thể khoẻmạnh là nền tảng để bạn có thể theo đuổi công việc hàng ngày mà không ảnh hưởnglớn đến khả năng làm việc. Những buổi tập thể dục vào buổi sáng hay tập thể hình sau giờ làm việc thườngđược nhiều người lựa chọn để tăng cường sức khoẻ của mình. Ngoài ra chế độ ănuống, nghỉ ngơi hợp lý cũng rất quan trọng đối với sức khoẻ của bạn. 3. Lên thời gian biểu cho những công việc sẽ làm. Thông thường, mỗi người đều có những công việc khác nhau và nhiệm vụ trongtừng ngày cũng khác nhau. Để làm việc một cách có hiệu quả, bạn nên nghĩ đến nhữngnhiệm vụ quan trọng mà bạn phải quan tâm, như chuẩn bị các cuộc họp hay các cuộchẹn hay trả lời thư. Bạn sắp xếp công việc càng hoàn chỉnh bao nhiêu, thì bạn sẽ thựchiện nó càng dễ dàng và hiệu quả bấy nhiêu. Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và để lịchcông việc đó ở những nơi dễ thấy, dễ nhớ, ví dụ viết vào quyển sổ tay của bạn hoặc làcài đặt vào trong máy tính của bạn. Hiện có nhiều phần mềm cho phép bạn làm điềuđó, như Outlook của Microsoft chẳng hạn. Bạn cũng có thể làm như vậy để sắp xếplịch tuần hay lịch tháng của bạn. Hãy dành ra 15 phút cuối ngày thứ sáu hàng tuần để nghĩ đến lịch làm việc chotuần tới rồi lên kế hoạch thực hiện. Tương tự như vậy, cuối mỗi tháng bạn nên lập kếhoạch cho 30 ngày tiếp theo và đề ra những mục tiêu trong công việc. Việc sắp xếphợp lý sẽ giúp bạn thực hiện được công việc tốt hơn, đồng thời mang đến cho bạn mộtđộng cơ thúc đẩy mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng những người chưabao giờ nghĩ đến thất bại luôn là những người thất bại trong việc lập kế hoạch. 4. Đặt cho mình những giới hạn hoàn thành công việc. Bạn nên đặt ra kỳ hạn cuối cùng cho những nhiệm vụ của mình. Những giớihạn phải có “tham vọng”, nhưng phải thực tế để bạn có thể hoàn tất mọi việc một cáchtốt nhất. Nếu bạn không ghi ra giấy những nhiệm vụ phải hoàn thành, thì bạn sẽ khôngcó quyết tâm để thực hiện những nhiệm vụ đó. Thậm chí, nếu việc đặt ra thời giankhông phải là cấp thiết và công ty từ trước đến nay vẫn hài lòng với những gì bạn làmđược, thì bạn cũng nên thực hiện công việc theo đúng hạn định đề ra. Nếu bạn làmviệc trong một tập thể thì yêu cầu mọi người theo sát kế hoạch. Ở mọi công ty đều cónhững người quan liêu, bảo thủ, trì trệ trong việc thực hiện các dự án, vì thế chúng tôicũng khuyên bạn nên thực hiện phần việc của mình và không gây ra những rắc rốiđáng tiếc. 5. Nơi làm việc cũng rất quan trọng Nếu phòng bạn là một không gian sạch sẽ, bạn sẽ thấy tinh thần sảng khoái vàbạn sẽ làm việc tốt hơn rất nhiều. Sự bừa bãi của những vật dùng văn phòng và hàngđống giấy tờ không có thứ tự có thể gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quảcông việc của bạn. Một khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ rất có lợi, do đó bạn cầndành ra ít phút mỗi ngày để thu xếp và dọn dẹp. Bạn nên tập cho mình thói quen này. Để làm được điều đó, bạn có thể dành nửa giờ cuối mỗi buổi làm việc để thudọn những thứ giấy tờ quan trọng và sắp xếp chúng theo trật tự vào một chỗ dễ thấy vàdễ nhớ. Nếu bạn không phải là người gọn gàng, sạch sẽ, bạn hãy vứt bỏ những thứkhông cần thiết và hủy những giấy tờ bạn không sử dụng nữa. Thực hiện quy định mộttháng dọn dẹp giấy tờ một lần: nếu hơn 30 ngày đã trôi qua kể từ khi lần cuối cùng bạnsử dụng loại giấy tờ đó thì bạn có thể yên tâm vứt chúng ra khỏi chỗ làm việc của bạn. 6. Đừng làm việc đến quên cả thời gian nghỉ ngơi. Có thể bạn không biết rằng, chỉ vài giây thư giãn trong lúc làm việc căng thẳ ...