Quản lý công việc và thời gian khi đi công tác xa

Nhiều doanh nhân cho biết công việc và cuộc sống của họ thường bị xáo trộn khi phải trải qua những chuyến công tác xa nhà. Họ luôn cảm thấy các mối quan hệ xã hội và gia đình bị gián đoạn nên khi trở về, họ lại phải mất nhiều công sức để “lập lại trật tự”.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý công việc và thời gian khi đi công tác xa Quản lý công việc và thời gian khi đi công tác xaNhiều doanh nhân cho biết công việc và cuộc sống của họ thường bịxáo trộn khi phải trải qua những chuyến công tác xa nhà. Họ luôn cảmthấy các mối quan hệ xã hội và gia đình bị gián đoạn nên khi trở về, họlại phải mất nhiều công sức để “lập lại trật tự”. Làm thế nào để cónhững chuyến công tác xa khônStephanie Elliott năm nay 38 tuổi, - hiện là Phó Chủ tịch củaVolt Europe, một công ty tuyển dụng nhân lực ở Lon don. Công việcbuộc cô phải đi lại giữa các nước châu Âu ít nhất mỗi tháng một lần đểthăm khách hàng và làm việc ở các văn phòng chi nhánh. Elliott chobiết việc đi lại thường xuyên cũng có mặt tích cực, giúp cô có điều kiệnđể xây đựng quan hệ tốt hơn với các đồng nghiệp, nhưng nó cũng gây rakhông ít ảnh hưởng đến đời sống cá nhân.Ngày nay, với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, từ chiếc máy tính xáchtay, công nghệ truy cập Internet không dây đến dịch vụ chuyển vùngđiện thoại di động, việc đi lại của doanh nhân đã thuận lợi hơn trước rấtnhiều. Tuy nhiên, họ vẫn cảm thấy khó có thể duy trì tất cả các mốiquan hệ khi phải đi công tác thường xuyên. Nhưng theo các chuyên giavề quản lý thì hoàn toàn có thể khắc phục điều này. Nguyên tắc quantrọng nhất đối với một doanh nhân phải đi công tác thường xuyên là duytrì khả năng kiểm soát – Steve Prentice, một nhà tư vấn về quản lý thờigian ở Toronto khẳng định. Và đây chính là một nghệ thuật, nhất là khicác doanh nhân phải trải qua nhiều sự xáo trộn do những khác biệt vềẩm thực, giờ giấc và cách làm việc giữa các địa phương. Theo Prentice,một trong những điều khó chịu nhất khi bạn phải đi công tác thườngxuyên là người ta có cảm giác bị cách ly khỏi những đồng nghiệp đangở nhà. Để khắc phục điều này, Prentice khuyên các doanh nhân nêntranh thủ tạo mối quan hệ tốt với một đồng nghiệp và sử dụng đồngnghiệp đó như là một báo cáo viên chuyên về tình hình doanh nghiệp.Đó phải là một người đáng tin cậy và có thể giữ liên lạc hàng ngày.Ngoài ra, một cách khác để duy trì sự kiểm soát khi doanh nhân đi côngtác là tuân thủ một lịch trình làm việc càng giống lúc làm việc ở vănphòng chính càng tốt. “Nếu khi ở văn phòng bạn thường dành thời gianđể trả lời các bức thư điện tử hay thư thoại thì bạn cũng phải làm côngviệc này khi ở xa - Prentince nói. Bạn có thể làm điều này bằng cáchtranh thủ thời gian nghỉ giữa hai cuộc họp với khách hàng vào buổi sángvà buổi chiều. Theo Harold Taylor, một nhà tư vấn về quản lý thời gianở Toronto, doanh nhân cũng có thể giảm bớt gánh nặng kiểm soát côngviệc khi đi xa bằng cách giao phó một số nhiệm vụ cho các trợ lý vớinhững bàn giao rõ ràng, sau đó gọi về văn phòng vào thời gian đã địnhtrong mỗi ngày để nắm bắt tình hình. Nếu làm được như vậy, các trợ lýsẽ biết cần phải chuẩn bị những thông tin hay vấn đề gì để báo cáo, tiếtkiệm được thời gian.Một mối quan tâm khác của các doanh nhân phải đi công tác thườngxuyên là làm sao kiểm soát được tình hình tài chính của doanh nghiệpvà cá nhân. Knight cho biết cô thường phải làm mọi thứ qua Internet, từkiểm tra các hóa đơn, các bản sao kê tài khoản cho đến thực hiện thanhtoán cho các khoản phải trả đến hạn. Thực tế cho thấy, đa số nhữngdoanh nhân có thâm niên khi đi công tác xa đều ý thức rất cao việc kiểmsoát tình hình tài chính, trong khi các doanh nhân trẻ lại thường ít để ýđến điều này cho đến khi họ nhận được các thông báo hóa đơn quá hạnthanh toán. Nếu không có sự hỗ trợ của Internet, doanh nhân nên tranhthủ giao dịch với ngân hàng qua điện thoại hoặc ủy quyền cho ngânhàng thực hiện một số giao dịch thanh toán tự động ngay sau khi nhậnđược hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ.Một chuyến công tác xa hoàn toàn không phải là một chuyến nghỉ mátmiễn phí. Ranaall Dean - một nhà tư vấn quản lý thời gian - phải đicông tác trên 100 ngày mỗi năm chỉ ra: Bản thân tôi luôn phải làm việcnhiều giờ hơn khi đi công tác. Tôi luôn ý thức phải giữ liên lạc với vănphòng, nhận và trả lời các bức thư điện tử thường xuyên, đẩy nhanh tiếntriển của các công việc để khi trở về, tôi có thể dành nhiều thời gian hơncho gia đình và ít thời gian hơn cho công việc. Nguồn: Báo Doanh Nhân Sài Gòn Cuối tuần ...