Quản lý dự án: 11 lỗi thường gặp của các nhà quản lý

Theo công ty nghiên cứu Standish Group, không có gì ngạc nhiên khi chỉ 29% các dự án CNTT thành công trọn vẹn. Danh sách 11 lỗi mà các bộ phận CNTT thường mắc phải sẽ giúp bạn xác định chỗ sai sót của các dự án và đưa ra các biện pháp để khắc phục những sai sót này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý dự án: 11 lỗi thường gặp của các nhà quản lý Quản lý dự án: 11 lỗi thường gặp của các nhà quản lýTheo công ty nghiên cứu Standish Group, không có gì ngạc nhiên khichỉ 29% các dự án CNTT thành công trọn vẹn. Danh sách 11 lỗi mà cácbộ phận CNTT thường mắc phải sẽ giúp bạn xác định chỗ sai sót của cácdự án và đưa ra các biện pháp để khắc phục những sai sót này.Tránh được những rủi ro thường gặp trong việc quản lý dự án mang lạilợi ích rất lớn. Không chỉ tăng tỷ lệ thành công mà bạn còn có thể làmhài lòng khách hàng, các cổ đông, và tăng khả năng cạnh tranh do hoànthành dự án đúng thời gian và đúng ngân sách và sau cùng là mang lạilợi nhuận cho công ty.Lỗi trong bố trí nhân viên1. Thiếu những nhân viên có chuyên môn phù hợp Việc sắp xếp nhânviên hợp lý rất quan trọng, tuy nhiên bố trí nhân viên không hợp lý là lỗihay mắc phải nhất trong danh sách những lỗi thường gặp trong quản lýdự án. Không dùng đúng người có thể làm hỏng cả dự án. Chía khóathành công của một dự án là dùng đúng người có chuyên môn thích hợp.Giải pháp: Theo ông Koppelman, Standish Group, những nhà quản lý dựán và CNTT cần một cái nhìn toàn diện về chuyên môn và khối lượngcông việc của tất cả nguồn lực, bao gồm cả các tư vấn viên, nhà thầu, vànhững công ty đối tác. Họ thường lơ là trong việc đánh giá chuyên môncủa những nguồn nhân lực này mặc dù họ đảm nhiệm phần lớn côngviệc. Phần mềm quản lý dự án có thể mang lại cái nhìn tổng quan vềchuyên môn và khối lượng công việc của mỗi bên tham gia.Khi các nhà quản lý dự án và CNTT hiểu rõ công việc của từng người,họ phải tìm ra được cách phân bổ các nguồn nhân lực trong các dự án vàlượng công việc hàng ngày.Ông Koppelman cho biết bạn nên đồng bộ hóa nhân viên và dự án hếtsức có thể. Ông cũng nói thêm rằng một giải pháp hữu hiệu là bổ nhiệmmột người quản lý nguồn nhân lực, người này sẽ chịu trách nhiệm chỉđịnh nhân viên cho mỗi dự án và đảm bảo phân bổ nhân viên phù hợpvới các dự án.2. Thiếu những nhà quản lý dự án có kinh nghiệm Dự án có thểnhanh chóng vượt ra ngoài vòng kiểm soát nếu thiếu sự chỉ đạo củamột người quản lý dự án có kinh nghiệm.Giải pháp: Thuê những nhà quản lý dự án có bằng cấp và khả năng theoyêu cầu để quản lý các thành phần tham gia. Một nhà quản lý dự án giỏiphải có nhiều khả năng. Họ cần phải biết cách tổ chức các cuộc họp, xửlý rủi ro, và quản lý nhiều thành phần khác nhau – nhân viên kinh doanh,nhân viên CNTT chuyên trách bảo mật, và nhân viên tài chính quản lýngân sách.“Nếu bạn không giải quyết được vấn đề tài chính, quản lý ngân sáchhàng tuần và thông báo cho khách hàng về bất cứ sự thay đổi nào, bạncó thể nhanh chóng gặp rắc rối”. Một nhà quản lý dự án kinh nghiệmcũng cần thành thạo bất kỳ công nghệ nào đang được triển khai.Lỗi triển khai3. Phương pháp quản lý dự án Đây là lỗi thứ hai trong những lỗithường gặp nhất trong quản lý dự án. Thiếu phương pháp có thể tăngnguy cơ thất bại đối với các công việc liên quan đến dự án, dự án phảithực hiện lại, và kết quả là không được hoàn thành đúng thời hạn hayđúng ngân sách.Giải pháp: Một phương pháp quản lý dự án giúp bạn tiến hành dự ánhiệu quả và giúp bạn nhận thức được các hoạt động liên quan đến việctiến hành dự án. Xác địnhđúng ranh giới của tiêu chuẩn và phương phápsẽ loại bỏ các rủi ro liên quan đến các dự án CNTT.4. Quá nhiều qui trình Quá nhiều quy trình khiến nhóm thực hiệndự án kém linh hoạt.Giải pháp: Linh hoạt trong tổ chức và trao đổi với các bên tham gia vànhà tài trợ dự án.5. Lơ là những thay đổi về phạm vi dự án luôn dẫn đến việc vượtngân sách và thời hạn.Giải pháp: Nên theo chu trình yêu cầu thay đổi chính thức: Các cá nhânnếu có yêu cầu thay đổi cần giải thích những thay đổi cụ thể bằng vănbản thay đổi phạm vi, và nhà quản lý dự án cần xác định yêu cầu này sẽcó tác động như thế nào đến ngân sách và thời hạn. Nhà đầu tư phải kýxác nhận yêu cầu thay đổi phạm vi này.6. Thiếu dữ liệu cập nhật về hiện trạng dự án Bạn không thể quản lýnhững công việc mà bạn không rõ. Bạn không thể sắp xếp các nguồn lựchay phản ứng với những thay đổi về phạm vi dự án.Giải pháp: Ứng dụng phần mềm.7. Bỏ qua hoặc xem nhẹ vấn đề Vấn đề không thể tự nó giảiquyết. Vấn đề sẽ càng nghiêm trọng hơn nếu bạn bỏ qua vấn đề càng lâuvà hậu quả là làm tăng chi phí cho dự án.Giải pháp: Biết được khi nào có sai sót và việc nhanh chóng dàn xếpcàng nhiều bên tham gia càng tốt để giải quyết sai sót là rất quan trọngtrong quản trị dự án.Lỗi kế hoạch8. Không dành thời gian để xác định rõ phạm vi dự án Nếu doanhnghiệp không xác định trước phạm vi một dự án, thì dự án này rấtcó nguy cơ thất bại.Thêm vào đó, CNTT sẽ thiếu sự minh bạch và thiếuphương hướng cần thiết để hoàn thành dự án đúng thời hạn và đúngngân sách và đạt mục tiêu của doanh nghiệp.Giải pháp: Lên kế hoạch dự án tốt cần xác định tình trạng của vấn đề vàphạm vi dự án.9. Không hiểu hết sự phụ thuộc lẫn nh ...