QUẢN LÝ DỰ ÁN - NỘI DUNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN - THS. NGUYỄN HỮU QUỐC - 7

Nắm được vai trò của trang thiết bị phần cứng trong công tác tổ chức thực hiện dự án CNTT và từ đó thấy được tầm quan trọng của việc quản lý trang thiết bị trong dự án. Nắm được qui trình thủ tục Mua sắm trang thiết bị trong dự án như lên kế hoạch mua sắm, lập kế hoạch mời thầu, tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý Hợp đồng và kết thúc hợp đồng. GIỚI THIỆU CHUNG a) Vai trò của trang thiết bị trong công tác tổ chức thực hiện dự án CNTT...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
QUẢN LÝ DỰ ÁN - NỘI DUNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN - THS. NGUYỄN HỮU QUỐC - 7 CHƯƠNG 10. VIỆC MUA SẮM TRONG DỰ ÁN MỤC ĐÍCH - Nắm được vai trò của trang thiết bị phần cứng trong công tác tổ chức thực hiện dự án CNTT và từ đó thấy được tầm quan trọng của việc quản lý trang thiết bị trong dự án. - Nắm được qui trình thủ tục Mua sắm trang thiết bị trong dự án như lên kế hoạch mua sắm, lập kế hoạch mời thầu, tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý Hợp đồng và kết thúc hợp đồng. GIỚI THIỆU CHUNG a) Vai trò của trang thiết bị trong công tác tổ chức thực hiện dự án CNTT Hiện nay, hầu hết các dự án CNTT thường bao gồm 2 hạng mục chính, thứ nhất là hạng mục các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, phần mềm chuyên dụng và thứ hai là hạng mục về trang thiết bị phục vụ cài đặt, triển khai các phần mềm này. Trong quá trình triển khai, thực hiện dự án, khi lập kế hoạch tổng thể (tham khảo chương 2), chúng ta phải lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị như một nhiệm vụ thành phần có một vị trí đặc biệt quan trọng, quyết định sự thành công của dự án, và ở mỗi giai đoạn tiếp theo, dự án cần phải được lắp đặt, đưa các trang thiết bị này vào hoạt động, cung cấp môi trường để triển khai các hệ thống phần mềm. Các trang thiết bị trong các dự án CNTT bao gồm máy chủ, máy trạm, thiết bị mạng, đường truyền, các thiết bị chuyên dụng và các thiết bị hỗ trợ khác đảm bảo điều kiện môi trường, sản xuất, quản lý cho hệ thống hoạt động … Do đó, giai đoạn thực hiện kế hoạch dự án vừa là giai đoạn tổ chức quản lý, thực hiện kế hoạch đầu tư phát triển hệ thống các giải pháp phần mềm và vừa là giai đoạn tổ chức đầu tư, lắp đặt các trang thiết bị phần cứng. b) Tầm quan trọng của việc quản lý trang thiết bị trong dự án. Xuyên suốt tiến trình quản lý dự án bao gồm 4 giai đoạn như đã đề cập trong chương I, ở từng giao đoạn, công tác trang thiết bị được thực hiện như sau: - Giai đoạn xây dựng ý tưởng: chủ yếu đề cập đến phác họa mô hình hệ thống một cách tổng thể, khái quát nhất, có tính khả thi, đáp ứng được mục đích, nhu cầu, mục tiêu của dự án. Ở giai đoạn này, dự án mới chỉ đưa ra được tổng mức đầu tư cho hạng mục giải pháp phần mềm, hạng mục mua sắm phần cứng và các chi phí khác. - Giai đoạn phát triển: sau khi có được thiết kế cơ bản, hệ thống sẽ cho biết phải đầu tư những trang thiết bị nào, lập bảng dự toán kinh phí và kế hoạch cài đặt để thực hiện ở giai đoạn tiếp theo. Đầu tư các trang thiết bị là thực hiện theo một quy trình thủ tục mua sắm – đấu thầu nhằm trách lãng phí, đảm bảo hiệu quả đầu tư và đáp ứng yêu cầu của nhà tài trợ và khách hàng. - Giai đoạn thực hiện: ở giai đoạn này, dự án sẽ tập trung vào tổ chức các thủ tục hợp đồng mua sắm, lắp đặt các trang thiết bị theo yêu cầu của hệ thống phần mềm sẽ cài đặt thử nghiệm ngay sau đó. 169 - Cuối cùng là giai đoạn kết thúc: về trang thiết bị, dự án cơ bản đã lắp đặt xong các hạng mục phần cứng theo kế hoạch đề ra, và thực hiện các công việc hoàn tất thủ tục hợp đồng như thanh quyết toán hợp đồng mua sắm theo quy định của pháp luật hiện hành. c) Thủ tục mua sắm Những tiến trình chính bao gồm: - Lập kế hoạch mua sắm: xác định danh mục mua sắm - Lập kế hoạch đấu thầu để tuyển chọn nhà thầu cung cấp trang thiết bị - Tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp - Cuối cùng là quản lý hợp đồng và hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng Tuy nhiên, tùy theo nguồn vốn mà xác định hình thức mua sắm nào phù hợp, thuận tiện và đem lại hiệu quả cao. Chẳng hạn: - Nguồn vốn sở hữu nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước phải thực hiện theo quy trình, thủ tục mua sắm do pháp luật hiện hành quy định. - Nguồn vốn sở hữu tư nhân thì tuy theo điều kiện để tổ chức thực hiện đảm bảo đáp ứng yêu cầu, thủ tục nhanh gọn và đảm bảo hiệu quả. - Các hình thức trên, về cơ bản chỉ là các căn cứ pháp lý để giúp cho bên mua và bên bán thực hiện đàm phán và dễ dàng đi đến thống nhất bằng một cơ sở pháp lý cao nhất trong quan hệ mua – bán là hợp đồng. Tài liệu này có mong muốn đưa ra một quy trình tổng quát được xã hội thừa nhận, là cơ sở pháp lý quan trọng, phục vụ hiệu quả công tác mua sắm trong quản lý đầu tư các dự án CNTT. d) Các khái niệm về đấu thầu Căn cứ theo Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và các văn bản pháp lý có liên quan, các thuật ngữ liên quan đến công tác đấu thầu, mua sắm được hiểu như sau: - Chủ đầu tư là người sở hữu vốn hoặc được giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu, người vay vốn trực tiếp quản lý và thực hiện dự án. - Bên mời thầu là chủ đầu tư hoặc tổ chức chuyên môn có đủ năng lực và kinh nghiệm được chủ đầu tư sử dụng để tổ chức đấu thầu theo các quy định của pháp luật về đấu thầu (trong nhiều trường hợp được gọi là Ban quản lý dự án). - Nhà thầu là tổ chức, cá nhân có đủ tư cách hợp lệ, tham gia đấu thầu tổ chức thực hiện dự án. - Hoạt động đấu thầu bao gồm các hoạt động của các bên liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu. - Trình tự thực hiện đấu thầu gồm các bước chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu, thông báo kết quả đấu thầu, thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng. - Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thực hiện gói thầu thuộc các dự án trên cơ sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế. - Xét thầu là quá trình bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá và xếp hạng các hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu thích hợp. - Đóng thầu là thủ tục tậ ...