Ứng dụng công cụ google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên trong tại trường Đại học Hoa Lư

Bài viết tập trung trình bày về cách thức ứng dụng công cụ của Google phục vụ hoạt động đảm bảo chất lượng, đó là tạo hòm thư với tên miền của trường, tạo kho dữ liệu để lưu trữ thông tin, minh chứng và tiến hành khảo sát, thu thập thông tin.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ứng dụng công cụ google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên trong tại trường Đại học Hoa Lư PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 128 ỨNG DỤNG CÔNG CỤ GOOGLE ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG BÊN TRONG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ ThS. ĐÀO SỸ NHIÊN Khoa Ngoại ngữ - Tin học TÓM TẮT Bài viết tập trung trình bày về cách thức ứng dụng công cụ của Google phục vụ hoạt động đảm bao chất lượng, đó là tạo hòm thư với tến miền của trường, tạo kho dữ liệu để lưu trữ thông tin, minh chứng và tiến hành khảo sát, thu thập thông tin. Từ kết quả nghiên cứu tác giả nhận thấy việc ứng dụng Google vào các hoạt động của nhà trường là hết sức cần thiết, tiết kiệm được chi phí, tiện lợi và có năng suất và hiệu quả cao. Từ khóa: Cloud Computing,Google, Domain, Google Drive, Google Forms. 1. MỞ ĐẦU Trong các cơ sở giáo dục đại học, công việc đảm bảo chất lượng được diễn ra thường xuyên, đó là hoạt động được được trải rộng trên toàn bộ các lĩnh vực của nhà trường. Tại Trường Đại học Hoa Lư công việc đảm bảo chất lượng đang được đẩy mạnh, trong đó yêu cầu phải xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên trong nhằm thu thập, xử lý, báo cáo, nhận và chuyển thông tin từ các bên liên quan nhằm hỗ trợ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ cộng đồng. Trong giai đoạn hiện nay, việc độc lập tự xây dựng hệ thống trên chạy trực tuyến trên môi trường mạng là công việc có tính phức tạp, đòi hỏi thời gian và lượng kinh phí lớn, trong khi đó trường hợp áp dụng công ------------------------------------------------------------------------------------------------------ KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 129 cụ Google để xây dựng thì rất thuận tiện, các công cụ của Google có thể dễ dàng thực hiện các công việc như tạo hòm thư với tên miền hluv.edu.vn, sử dụng Google Drive để tạo lập kho dữ liệu để lưu trữ các thông tin minh chứng, sử dụng Google Form để thu thập thông tin và tiến hành các hoạt động điều tra, khảo sát trực tuyến…Như vậy ứng dụng công cụ Google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng bên trong là rất cần thiết, tiết kiệm được thời gian, kinh phí, đảm bảo được yêu cầu cầu về an toàn và bảo mật thông tin, dữ liệu, đáp ứng tốt các yêu cầu về hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng tại trường đại học. 2. NỘI DUNG 2.1. Giới thiệu về một số công cụ của Google - Địa chỉ Email với tên miền hluv.edu.vn: Hiện hệ thống email của Trường Đại học Hoa Lư sử dụng dịch vụ của Google. Khi đăng nhập vào Google Drive bằng email của trường thì được phép sao lưu không giới hạn dung lượng, hệ thống email trên được sử dụng dịch vụ của Microsoft Office Online nên sẽ được dùng bộ Office 365 miễn phí, bao gồm 1TB lưu trữ trên One Drive và các phần mềm Microsoft Words, Excel, Powepoint,...[1] - Google Drive: là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google. Nó cho phép người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác viên. Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets, và Slides, một bộ phần mềm văn phòng cho phép chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, thuyết trình, bản vẽ, biểu mẫu,...[4] - Google Form: thuộc trong Google Drive là một công cụ giúp người dùng có thể tạo ra các bảng điều tra, khảo sát để thu thập ý kiến hoặc dùng ------------------------------------------------------------------------------------------------------ KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 130 để tạo form liên hệ, đăng kí để thu thập thông tin, dịch vụ nào đó. Google Forms có những đặc điểm [3]: + Tạo các biểu mẫu tùy chỉnh cho các cuộc khảo sát và bảng câu hỏi mà không mất thêm chi phí. Thu thập mọi thứ trong bảng tính và phân tích dữ liệu ngay trong bảng tính trên Google (Google Sheets). + Tạo một biểu mẫu dễ dàng như tạo một tài liệu: chọn từ nhiều loại câu hỏi, kéo và thả để sắp xếp lại các câu hỏi và tùy chỉnh các giá trị dễ dàng như dán một danh sách. + Gửi khảo sát chuyên nghiệp cho đối tượng cần khảo sát, thăm dò ý kiến: Sự tiện lợi trong việc kết nối với đối tượng khảo sát, nội dung trong phiếu khảo sát trực tuyến có thể thêm hình ảnh, video và logic tùy chỉnh để cung cấp cho những người phản hồi trải nghiệm khảo sát thật sinh động, bắt mắt. + Phân tích phản hồi với tóm tắt tự động: xem phản ứng xuất hiện trong thời gian thực. Người quản trị phiếu khảo sát có thể truy cập dữ liệu thô và phân tích dữ liệu bằng bảng tính trên Google (Google Sheets) hoặc phần mềm khác. 2.2. Ứng dụng Google để xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng. 2.2.1. Tạo lập hòm thư kiemdinhdhhl@hluv.edu.vn và tạo nhãn danh bạ. - Đăng ký sử dụng hòm thư với tên miền hluv.edu.vn. Trường Đại học Hoa Lư là cơ sở giáo dục đại học nên đủ điều kiện để G Suite hỗ trợ tạo lập hòm thư miễn phí với tên miền edu.vn. Các bước để đăng ký như sau [2]: Bước 1: Yêu cầu G Suite cho giáo dục Chuyển đến biểu mẫu đăng ký G Suite cho giáo dục . ------------------------------------------------------------------------------------------------------ KỶ YẾU HỘI THẢO – TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ PHẦN I: BÁO CÁO TOÀN VĂN 131 Điền thông tin về bạn và tổ chức của bạn và sau đó nhấp vào Tiếp theo . Nhập tên miền cho tổ chức c ...