Quản lý dự án trong quản trị chiến lược toàn diện

Tham khảo tài liệu quản lý dự án trong quản trị chiến lược toàn diện, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý dự án trong quản trị chiến lược toàn diện Quản lý dự án trong quản trị chiến lược toàn diệnTrong giai đoạn cạnh tranh hiện nay, các tổ chức thường xuyên phảithay đổi, cải tổ, sát nhập, thay đổi cấu trúc, đổi mới sản phẩm. Tuynhiên, các quá trình triển khai ấy thường gặp phải các khó khăn do thiếuphương pháp quản lý có hệ thống, dẫn đến sự thay đổi đột ngột, phátsinh các rủi ro không lường trước và tạo hiệu ứng ngược lại, kéo tổ chứctụt hậu so với trước đó, thậm chí có tổ chức còn bị phá sản chính vì sựthay đổi không phù hợp này.Vậy làm thế nào để có một giải pháp đối phó với tình huống như vậy?Chúng tôi đề xuất một góc nhìn về “vai trò của quản lý dự án trong quảntrị chiến lược toàn diện” giúp các tổ chức hệ thống hóa lại các phươngpháp quản lý, đưa ra các bước triển khai chiến lược trong thực tế, giảiquyết được phần nào các bế tắc thường gặp trong việc quản lý tổ chức.Bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại hai dạng công việc. Một là khởi tạo côngviệc, sản phẩm, dịch vụ và hai là duy trì, vận hành công việc, sản phẩm,dịch vụ đó. Ví dụ một tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ đông lạnh chotrái cây, thực phẩm, hải sản, để có thể cung cấp dịch vụ đó, họ cần phảitạo ra công nghệ tự động để bảo quản hàng hóa ở nhiệt độ -20oC, quytrình phục vụ khách hàng, quy trình bốc dỡ hàng, v.v.Sau khi đã tạo ra được đầy đủ quy trình, công nghệ, công cụ và phươngtiện để phục vụ khách hàng, họ phải duy trì dịch vụ đó. Như vậy ban đầulà tạo lập, sau đó là duy trì. Sau một thời gian, sản phẩm dịch vụ của họbị đe dọa bởi sự cạnh tranh của đối thủ hay sự không hài lòng của kháchhàng, họ buộc phải thay đổi. Chính khi nảy sinh ra ý định thay đổi, đó làlúc bắt đầu của việc tạo lập một đối tượng mới, một sản phẩm, dịch vụ,kết quả mới. Và sau đó lại tiếp tục duy trì nó.Như vậy việc tạo lập và duy trì là hai việc tồn tại trong suốt vòng đờicủa một tổ chức. Hai điều này sẽ dừng lại khi tổ chức quyết định chấmdứt hoạt động của chính bản thân nó. Tạo lập và duy trì, rồi tạo lập vàduy trì, công việc ấy cứ tiếp tục mãi. Quản lý chiến lược chính là việccân bằng giữa việc tạo lập và duy trì. Một chiến lược gia giỏi là ngườiphải trả lời được câu hỏi sau một cách chính xác. Tạo lập cái gì? Bằngcách nào? Khi nào? Duy trì ra sao? Và cải tiến như thế nào?Việc tạo lập được thể hiện thông qua vai trò của quản lý dự án. Dự án làcông việc có thời hạn nhất định được thực hiện để tạo ra kết quả, sảnphẩm, dịch vụ. Quản lý dự án chính là dùng các công cụ, kỹ thuật,nguồn lực, kỹ năng, v.v. để đạt được mục tiêu của dự án. Trong giaiđoạn này, tổ chức có thể áp dụng các chuẩn mực về quản lý dự án như:PMI, Prince2, v.v. Trong đó các quy trình công cụ quản lý dự án nềntảng có thể tìm thấy trong chuẩn mực PMBOK 4th của PMI. Quản lý dựán được thực hiện trên một dự án cụ thể. Quản lý chương trình đượcthực hiện trên nhiều dự án có liên hệ nhau nhằm tối ưu hóa việc sử dụngnguồn lực. Quản lý danh mục đầu tư bao gồm toàn bộ các dự án vàchương trình có trong tổ chức. Việc phân chia giữa dự án và chươngtrình không có một quy định cụ thể nào. Vấn đề được xử lý dựa trênquan niệm của tổ chức, quy mô của chương trình, dự án, mức độ phứctạp của mục tiêu cần giải quyết.Duy trì được thực hiện thông qua quản lý vận hành. Duy trì nhằm đảmbảo việc tuân thủ theo các quy trình, hướng dẫn đã thiết lập và đảm bảođược chất lượng đầu ra của sản phẩm, dịch vụ. Giai đoạn vận hành sảnphẩm, dịch vụ là giai đoạn sử dụng kết quả từ giai đoạn thực hiện dự án,đưa vào khai thác, sử dụng, phục vụ khách hàng. Đây chính là giai đoạnsản phẩm thực sự đến tay khách hàng, và cần phải có những phươngpháp quản lý nhằm sử dụng đúng, hạn chế lỗi xảy ra.Rất nhiều doanh nghiệp thích cải tiến nhanh chóng và đột phá ngay tạigiai đoạn duy trì sản phẩm. Họ thử và sai ngay trong quá trình chuyểngiao sản phẩm đến với khách hàng. Đây là một sai lầm lớn thường haygặp ở các tổ chức, và nhiều tổ chức thất bại cũng chính vì quan điểmnày. Vì thế, việc áp dụng các phương pháp quản lý cần phải được cânnhắc và sử dụng phù hợp nhằm đảm bảo đưa đến khách hàng sản phẩmdịch vụ tốt nhất.Tuân thủ các tiêu chuẩn và mô hình quản lý một cách đúng đắn sẽ giúptổ chức đạt được mục tiêu mong muốn. Ở góc độ duy trì sản phẩm, dịchvụ tổ chức cần phải tách biệt với việc cải tiến và tạo ra sản phẩm dịch vụmới. Việc cải tiến trong quá trình duy trì sản phẩm, dịch vụ nên đượchiểu là cải tiến nhỏ, mang tính chất tịnh tiến, dần dần. Những cải tiến lớnmang tính chất đột phá nên chuyển sang quá trình sáng tạo thiết lập mụctiêu và dùng phương pháp quản lý dự án để quản lý.Vì thế, quản lý dự án là một phần không thể thiếu trong quản lý chiếnlược toàn diện. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần trang bị cho ban lãnh đạo,đội ngũ điều hành trong tổ chức những công cụ, phương pháp về quản lýdự án nhằm thực hiện các mục tiêu, sự cải tiến, và sự t ...