QUẢN LÝ DỰ TRỮ

Dự trữ là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng. Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh người ta cần xem xét thận trong yếu tố chi phí dự trữ nhằm đảm bảo cạnh tranh trong kinh doanh. Hệ thống sản xuất “đúng thời điểm” hay còn gọi là “không kho” (JIT- Just in time) được hình thành xuất phát từ quan điểm như vậy.......
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
QUẢN LÝ DỰ TRỮQUẢN LÝ DỰ TRỮ1. Giới thiệuDự trữ là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanhnghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sảnphẩm của khách hàng. Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh người ta cần xemxét thận trong yếu tố chi phí dự trữ nhằm đảm bảo cạnh tranh trong kinh doanh.Hệ thống sản xuất “đúng thời điểm” hay còn gọi là “không kho” (JIT- Just in time)được hình thành xuất phát từ quan điểm như vậy. Tuy nhiên, đối với nhiều doanhnghiệp hiện nay, phương pháp truyền thống để quản lý dự trữ vẫn còn quan trọngvà cần thiết, nhất là đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam.Trong phần nàygiới thiệu những yếu tố cơ bản của quản lý dự trữ truyền thống, một số mô hìnhkỹ thuật thông dụng để quản lý dự trữ hiệu quả. Trong đó: (1). Quản lý dự trữ,(2). Dữ liệu dự trữ, (3). Kiểm kê hàng hoá, là những nội dung chính của phần này.2. Khái niệm và vai trò dự trữ trong hệ thống sản xuất kinh doanh2.1. Dự trữ là gì?Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đanglưu trong kho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dang…và cảnhững thành phẩm đang chờ bán. Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm:Tất cả cácsản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp có để bán.Tất cả nguyên vật liệu, phụ tùngmà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm hay cung cấpdịch vụ.Cần chú ý phân biệt: hàng dự trữ và hàng ế thừa.Các loại hình kinh doanhkhác nhau có các loại dự trữ khác nhau, ví dụ:+ Kho cửa hàng bán lẻ + Nhà sảnxuất+ Người cung ứng dịch vụ2.2. Thế nào là quản lý dự trữQuản lý dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả cáccông việc, các dữ liệu liên quan đến công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ một cáchhiệu quả và giảm chi phí. Một cách cụ thể hoá, quản lý dự trữ là tổ chức thựchiện những việc sau:Nhận hàng: Đo lường và kiểm tra tình trạng hàng hoá hoặc nguyên liệu trước khinhập kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàngDự trữ hàng: Thực hiện việc lưu giữ hàng hoá hay nguyên vật liệu an toàn, đúngphương pháp đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.Kiểm tra hàng: Xác định kiểm tra hàng hoá hay nguyên liệu theo định kỳ hay độtxuất khi cần thiết nhằm đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt và không bịthất thoát đồng thời đảm bảo các nguyên tắc và phương pháp khi kiểm tra theo quiđịnh của công ty.Ghi sổ: Tiến hành ghi chép và quản lý dữ liệu liên quan đến toàn bộ các hàng hoánhập hoặc xuất kho nhằm cập nhật thông tin để ra quyết định dự trữ hiệu quả.Sắp xếp: Sắp xếp hàng hoá trong kho theo nguyên tắc và trật tự nhằm làm hấpdẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng khicần thiết.Đặt mua hàng: Xác định được số lượng dự trữ cần thiết sao cho không thừa,không thiếu và lập dự trù đặt mua hàng theo đúng thời điểm và đúng số lượngđúng chủng loại.2.3. Lợi ích của quản lý dự trữQuản lý dự trữ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu củakhách hàng• Cung cấp đúng những gì khách hàng cần• Đáp ứng được sự thay đổi của nhu cầu về số lượng• Tạo sự ổn định của dòng khách hàng• Tạo sự phát triển lâu dài Quản lý dự trữ tạo điều kiện sản xuất linh hoạt và antoàn• Đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất theo dự báo• Đón trước những rủi ro trong cung ứng nguyên vật liệu hoặc chậm hàng nhập:Thay đổi thời gian vận chuyển, hàng gửi không đúng lúc, hàng kém chất lượng…• Tạo sự ổn định và an toàn trong sản xuất kinh doanh Quản lý dự trữ hiệu quảgóp phần giảm chi phí trong kinh doanh• Cân đối nhu cầu nguyên vật liệu tốt hơn• Hàng hoá được bảo vệ tốt• Tránh lãng phí ở nhiều khâu2. Kỹ thuật ABC trong quản lý dự trữKỹ thuật ABC thường được sử dụng trong phân tích hàng hoá dự trữ nhằm xácđịnh mức độ quan trọng của hàng hoá dự trữ khác nhau. Từ đó xây dựng cácphương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát dự trữ cho từng nhóm hàngkhác nhau.Trong kỹ thuật ABC, hàng hoá dự trữ được phân loại như sau:- Nhóm A:Bao gồm những hàng hoá có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70% so với tổng giá trịdự trữ, trong khi đó về số lượng chỉ chiếm khoảng 5-10 % lượng hàng dự trữ.- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 25- 30% ứng với số lượng khoảng 30% tổng số hàng hoá dự trữ- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm chiếm khoảng 5-10% nhưng số lượng chiếm khoảng 60-70% tổng số lượng hàng dự trữ.Ví dụ: Một doanh nghiệp giày ở thành phố Hồ Chí Minh sản xuất chín loại giầy. Chi phí đơn vị và mức tiêu thụ hàng tháng của mỗi loại giày được cho ở bảng 6.1 Bảng 6.1. Các sản phẩm hiện tại và mức dự trữ Mức sử dụng hàng tháng (1000Sản phẩm Chi phí đơn vị (1000 VND) đvi)123456789 60025030090302045056040 70034012070100060010050600Bảng 6.2. Tổng giá trí của từng loại sản phẩmSản phẩm Tổng giá trị Phần giá trị123456789 420000850003600063003000012000450002800024000 0,6120,1240,0520,0090,0440,0170,0660 686300 1,0Bảng 6.3 Xếp thứ loại sản phẩmtheo tổng giá trị (giảm dần)Sản phẩm Tổng giá trị Phần giá trị Phần số lượng Phần giá trị tích luỹ NhómBước thứ hai là phân tất cả các loại vào ba nhóm dựa trên tổng giá trị Kết quả đượctrình bày ở bảng 6.4.Bảng 6.4. Phân loại A B C cho các sản phẩmLoại Sản phẩm % Giá trị % Số lượngABC 1, 27, 3, 58, 9, 6, 4 741610 293437 3. Các mô hình dự trữ Có hai loại mô hình dự trữ chính thường thấy:- Lượng hàng hoá cố định, thời gian đặt hàng thay đổi- Lượng đặt hàng thay đổi, thời gian đặt hàng cố địnhMô hình 2 ta thường thấy hiện nay là phù hợp với hệ thống phân phối của các đại lý. Mô hình 1 thích hợp hơn với các doanh nghiệp sản xuất. Ta sẽ xem xét mô hình này.Trong mô hình 1, doanh nghiệp ước lượng để xác định một số lượng nào đó phù hợp ...