'Quản lý thay đổi' hiệu quả

“Quản lý thay đổi” (Changes Management) rất mới, nhưng cũng rất cũ. Do phạm vi rất rộng của khái niệm “Thay đổi”, từ “hoán”, “đổi”, “cải tiến”, “hoàn thiện”, “cải cách”, thậm chí tới “cách mạng”... và những khái niệm mới như: “tái cơ cấu”, “tái cấu trúc”, hay “làm lại”..., tôi chỉ giới hạn phạm vi bài viết trong việc “Quản lý thay đổi” ở một doanh nghiệp(DN). Các thay đổi khác, liên quan tới cá nhân và xã hội, bạn đọc có thể tìm hiểu thêm ở các sách chính trị, xã hội và đặc biệt...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
“Quản lý thay đổi” hiệu quả “Quản lý thay đổi” hiệu quả Trương Hồng Hạnh Trao đổi của ông Trương Hồng Hạnh, chủ tịch HĐQT công ty Phần Mềm Thuỷ Thiên (TTSOFT) về quản lý thay đổi Để đi vào những vấn đề chính, mời bạn cùng tôi làm rõ khái niệm về “Quản lý thay đổi”. “Quản lý thay đổi” (Changes Management) rất mới, nhưng cũng rất cũ. Do phạm vi rất rộng của khái niệm “Thay đổi”, từ “hoán”, “đổi”, “cải tiến”, “hoàn thiện”, “cải cách”, thậm chí tới “cách mạng”... và những khái niệm mới như: “tái cơ cấu”, “tái cấu trúc”, hay “làm lại”..., tôi chỉ giới hạn phạm vi bài viết trong việc “Quản lý thay đổi” ở một doanh nghiệp(DN). Các thay đổi khác, liên quan tới cá nhân và xã hội, bạn đọc có thể tìm hiểu thêm ở các sách chính trị, xã hội và đặc biệt là cuốn Kinh Dịch (đã được dịch ra tiếng Anh với tên gọi là “The Book of Changes”). Trước khi đi vào phần chính: “Quản lý thay đổi” là gì?; Khi nào cần “thay đổi”?; “thay đổi” cái gì?; Đánh giá kết quả “thay đổi” ra sao?... chúng ta hãy làm rõ vài khái niệm căn bản. 1. “Lý”– trong từ “Quản lý”: “Lý” tạm hiểu là bản chất, là nguyên nhân, “Lý” do tồn tại, ra đời của một vật, một công việc, một tổ chức nào đó. Ví dụ, khi nói tới DN, người ta sẽ hiểu mục đích của DN là kinh doanh và làm ra lợi nhuận chứ không phải để chơi hay để... khoe (Có thể có những hoạt động này nhưng không phải là chính). 2. “Quản” – Là giữ gìn, bảo quản. Và “Quản lý thay đổi” có nghĩa là giữ gìn, bảo quản cái “Lý” của “Thay đổi”, hay nói cách khác là làm cho “Đạt lý”. Vậy tại sao lại cần phải “thay đổi”? Tại sao không để nó như đang có? Chúng ta có nhu cầu “thay đổi” trong phạm vi một tổ chức, một đơn vị khi chúng ta thấy cái “Lý” (mục tiêu chính) của tổ chức, đơn vị đó chưa đạt. Ví dụ: cái “Lý” của DN là tìm kiếm lợi nhuận nhưng thấy không có lời hoặc lời ít nên có nhu cầu “thay đổi”. Cái “Lý” của bộ phận tài chính là sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả, nhưng thấy thất thoát, lãng phí, thì cần “thay đổi”. Chúng ta “thay đổi” là để làm cho tốt, gần, sát hơn với mục tiêu ban đầu, hay nói cách khác là “Đạt lý”. Và “Quản lý thay đổi” là giữ làm sao để những thay đổi thực sự mang lại hiệu quả mong đợi, chứ không phải đổi để cho có hoặc đổi làm cho xấu đi. Đã cần “Thay đổi”chưa? Để việc “thay đổi” không duy ý chí, do chủ quan hay do sở thích cá nhân của người lãnh đạo, những “thay đổi” nên được bắt đầu từ những thông tin trung thực, khách quan về hiệu quả hoạt động của DN, nhỏ hơn là của một đơn vị, phòng ban, một quy trình, công đoạn. Giống như việc chữa bệnh, đầu tiên là chẩn đoán phải chính xác, sau đó mới kê đơn. Nếu không sẽ tốn tiền, nhiều khi không khỏi bệnh. Giống như vậy, nếu DN không có các chỉ tiêu đánh giá chất lượng hoạt động đúng bản chất sẽ không có cơ sở để “thay đổi”. Cái khó ở đây là đúng bản chất và chỉ tiêu để đánh giá phải đúng bản chất! Ví dụ: chúng ta không thể dùng chỉ tiêu “Số tiền mà bệnh nhân đang có” để đánh giá sức khỏe của anh ta, cũng như không thể dùng “Lợi nhuận hàng năm” để đánh giá xem trường ĐH đào tạo sinh viên có chất lượng hay không? Dùng chỉ tiêu nào để đánh giá là tùy vào phương pháp quản lý. Như một bác sỹ đông y có thể hỏi thăm, nhìn mặt, nghe giọng nói, bắt mạch rồi chẩn đoán. Bác sỹ tây y xét nghiệm để chẩn đoán. Cái căn bản là cần xác định được nguyên nhân, nguồn gốc tại sao không “đạt lý” để từ đó xác định và quyết định biện pháp điều chỉnh. Các “thay đổi” có được là từ đó. Cái cần “Đổi” Nếu những “thay đổi” về công nghệ, nhân sự, thiết bị, nguyên vật liệu... không làm cho một quy trình sản xuất, kinh doanh được tối ưu hơn, đạt được hiệu quả mong muốn, người ta có thể bỏ hẳn quy trình đó hoặc giải tán các bộ phận, máy móc thiết bị có liên quan. Trường hợp còn có thể tối ưu hơn quy trình kinh doanh, người ta tối ưu quy trình. Đây cũng là công việc thường xuyên ở các DN có quy trình sản xuất, kinh doanh chặt chẽ. Những “thay đổi” trong quy trình có thể sẽ kéo theo những “thay đổi” trong việc sử dụng tài chính, nhân lực, công nghệ, thiết bị và vật tư, nguyên phụ liệu, thậm chí là kéo theo “thay đổi” về tổ chức, nhân sự. Ở nhiều khâu, nhiều công đoạn, một số “thay đổi” có thể thực hiện theo chiều ngược lại, khi có đủ nguồn lực (muốn làm như vậy từ lâu, nay mới có đủ người có năng lực, hoặc mới có được thiết bị phù hợp). Ứng dụng CNTT trong “Quản lý thay đổi”. Tóm lại, “Quản lý thay đổi” bao gồm 7 công việc dưới đây và chúng ta sẽ xem ở mỗi việc, CNTT có thể tham gia ra sao? 1. Hiểu rõ cái “Lý” của đối tượng: Bước này CNTT không giúp được gì bạn. 2. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá chất lượng hoạt động đúng bản chất và liên tục kiểm tra, đánh giá, hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu. Bước này CNTT có thể dùng như công cụ để mô tả đầy đủ, chi tiết và chính xác quy trình kinh doanh của bạn và những chỉ tiêu đánh giá từng công đoạn trong quy trình kinh doanh. Bạn nêu lưu ý là chỉ tiêu đánh giá thường đi từ tổng quát tới chi tiết và lưu ý các khâu quan trọng của quy trình. 3. Xác định giá trị các chỉ tiêu đúng ...