Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của công ty TNHH thương mại và

Giới thiệu khái quát công ty: Tên công ty : Công ty TNHH Thuơng mại, dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên Phong. Địa chỉ : số 514 Lê Thánh Tông - Ngô Quyền - Hải Phòng . Điện thoại: 031 769555 Công việc chính là vận tải hàng hoá theo yêu cầu của khách qua Cảng Hải Phòng, chủ yếu là nhận hàng nhập khẩu chuyển qua Cảng và giao lại cho khách hoặc nhận chuyển hàng cho khách đến Cảng. Cơ sở vật chất gồm có: một văn phòng đặt tại số 514 Lê Thánh Tông -Ngô...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động của công ty TNHH thương mại và ĐỀ TÀI:Xây dựng hệ thống mô tả hoạt động củacông ty TNHH thương mại và dịch vụ giao nhận hàng hoá Tiên PhongI.Mô tả bài toán và giải pháp:1.Giới thiệu khái quát công ty: Tên công ty : Công ty TNHH Thuơng mại, dịch vụ giao nhận hàng hoáTiên Phong. Địa chỉ : số 514 Lê Thánh Tông - Ngô Quyền - Hải Phòng . Điện thoại: 031 769555 Công việc chính là vận tải hàng hoá theo yêu cầu của khách qua Cảng HảiPhòng, chủ yếu là nhận hàng nhập khẩu chuyển qua Cảng và giao lại cho kháchhoặc nhận chuyển hàng cho khách đến Cảng. Cơ sở vật chất gồm có: một văn phòng đặt tại số 514 Lê Thánh Tông -NgôQuyền -Hải Phòng, n goài ra công ty còn sở hữu 2 xe kéo rơ moóc loại 20’ và40’. Nhân viên trong công ty gồm có 5 người .Trong đó: Giám đốc : bà Đặng Thị Huê Kế toán : Nguyễn Thị Thu Hà Nhân viên giao nhận: Trần Thành Trung Ngô Hữu Đình Nguyễn Khánh Nhân2.Cơ cấu tổ chức và chức năng: Công ty gồm 3 bộ phận: Giám đốc,bộ phận kế toán và bộ phận giao nhậnhàng GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN GIAO NHẬN HÀNG Trong đó : GIÁM ĐỐC: điều hành mọi hoạt động công việc của công ty. KẾ TOÁN: có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ, chứng từ và theo dõi việc thu chihàng ngày của công ty,từ đó lập các báo cáo thống kê doanh thu trình lên giámđốc. Ngoài ra nhân viên kế toán còn kiêm luôn chức năng của một nhân viên vănphòng. BỘ PHẬN GIAO NHẬN HÀNG: trực tiếp làm các thủ tục cần thiết để lấyhàng hoặc gửi hàng cho khách.3.Quy trình hoạt động của công ty: Khách hàng muốn công ty giao hoặc nhận hàng qua Cảng, trước tiên sẽ giaodịch trực tiếp với giám đốc và gửi thông tin về hàng hoá đó(số lượng, chủngloại,…).Giám đốc sẽ chuyển cho kế toán tính toán và gửi cước phí tính toán chokhách hàng dựa trên bảng giá , nếu khách hàng đồng ý sẽ thông báo lại với côngty kế toán lập hợp đồng gửi cho khách, khách sẽ ký hợp đồng, đồng thời gửithêm bộ hồ sơ hàng. Giám đốc sẽ giao cho kế toán để kế toán lưu thông tin vàohồ sơ khách hàng, sau đó hồ sơ này chuyển cho nhân viên giao nhận hàng đểnhân viên này làm thủ tục tại Cảng. Sau khi nhận được hồ sơ nhân viên giaonhận hàng sẽ đến nơi để hàng làm thủ tục nhận hàng (nếu nhận hàng từ Cảngphải cần có phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho sau khi hồ sơ về hàng đượckiểm tra xác nhận, còn nếu nhận hàng từ khách tiến hành lập biên bản giaonhận hàng ).Khi nhận hàng xong tiến hành chuyển hàng, lập phiếu yêu cầu vậnchuyển và đưa cho chủ xe ký nhận. Sau khi chuyển hàng đến nơi làm thủ tụcgiao hàng (nếu giao hàng tới cho khách thì lập biên bản giao nhận hàng còn nếugiao hàng tới Cảng thì sẽ nhận phiếu giao nhận kiêm phiếu nhập kho của Cảngsau khi trình mọi hồ sơ về hàng). Kết thúc việc giao hàng kế toán lập, gửi phiếuyêu cầu thanh toán đến khách hàng, sau khi khách thanh toán xong sẽ ghi hoáđơn thanh toán đ ưa lại cho khách. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cũng được. Cuối mỗi tháng kế toán sẽ tổng kết hoạt động và lập báo cáo tình hình giaonhận hàng, doanh thu cho giám đốc.4.Giải pháp cho hệ thống: Qua việc phân tích hoạt động của công ty ta thấy: hồ sơ về mặt hàng vậnchuyển rất phức tạp cần lưu trữ để có thể đối chiếu, công việc tính toán cước phívận chuyển. Cần xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng với dữ liệu vào là:thông tin về hàng cần giao hoặc nhận, bộ hồ sơ thông tin liên quan mặthàng,….Hệ thống sẽ đưa ra :cước phí vận chuyển, phiếu yêu cầu vận chuyển,biên bản giao nhận hàng, phiếu yêu cầu thanh toán, hoá đơn thanh toán…5.Các hồ sơ liên quan: 5.1)Biên bản giao nhận:5 .2)Phiếu yêu cầu vận chuyển:5.3)Phiếu giao nhận kiêm phiếu xuất kho:5.4)Phiếu đề nghị thanh toán:6.Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhận và hồ sơ:Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét Khách hàng ( tác nhân ) tính toán c ước phí Công ty = gửi cước phí Cảng ( tác nhân ) lập hợp đồng Giám đốc ( tác nhân ) làm thủ tục nhận hàng Kế toán ( tác nhân ) lập biên bản giao nhận Nhân viên giao nhận ( tác nhân ) lập phiếu yêu cầu vận chuyển Bảng giá hồ sơ DL làm thủ tục giao hàng Hợp đồng hồ sơ DL lập phiếu đề nghị thanh toán Biên bản giao nhận h ồ s ơ DLviết hoá đơn thanh toán Phiếu yêu cầu vận chuyển hồ sơ DLlập báo cáo Phiếu đề nghị thanh toán hồ sơ DL Hoá đơn thanh toán hồ sơ ...