QUẢN TRỊ DỰ ÁN ERP

Chìa khóa thành công: nhân sự và nhân lựcBài viết về nhân sự và nhân lực này tiếp tục loạt bài bình luận về triển khai ERP, đề cập đến những vấn đề chủ yếu trong triển khai ERP nhằm mang đến một cái nhìn sáng sủa hơn cho những nhà quản trị dự án ERP tương lai và chủ đầu tư của các dự án. Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội nhập với kinh tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
QUẢN TRỊ DỰ ÁN ERP QUẢN TRỊ DỰ ÁN ERP Chìa khóa thành công: nhân sự và nhân lực Bài viết về nhân sự và nhân lực này tiếp tục loạt bài bình luận về triển khai ERP, đề cập đến những vấn đề chủ yếu trong triển khai ERP nhằm mang đến một cái nhìn sáng sủa hơn cho những nhà quản trị dự án ERP tương lai và chủ đầu tư của các dự án. Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiếtphải hội nhập với kinh tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để điều hànhDN. Con người là nhân tố chính dẫn tới thành công trong một dự án ERP. Đây cũng lànơi xảy ra rủi ro nhiều nhất khi quản trị dự án trong nền kinh tế phát triển nhanh. Dựatrên kinh nghiệm rút ra từ việc triển khai ERP ở Việt Nam trong những năm gần đây,chúng tôi trình bày 4 nhân tố dẫn đến thành công của dự án ERP.1. Cần sự quan tâm từ trên xuống dướiTriển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp trên toàn DN và sự hợp tác giữa nhiều người ở cáccương vị khác nhau trong DN. Lẽ thường, nhiều người nghĩ triển khai ERP chỉ xảy ra ởbộ phận CNTT hay phòng kế toán. Do vậy, các dự án thường không nhận được sự quantâm từ các thành viên cao cấp. Để đảm bảo đủ ngân sách và nhân lực cho một dự ánthành công, nhà tài trợ cho dự án phải ở trong tư thế sẵn sàng ra những quyết định nhanhchóng.Thành công của dự án không phải chỉ là nhiệm vụ của riêng đội dự án. Các cấp lãnh đạocao nhất phải đảm bảo mục tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của công tyvà có những hành động thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm với dự án. Các giám đốcđiều hành phải thu xếp nhân sự tham gia vào dự án, thu thập thông tin, đánh giá thườngxuyên và nhận ra thành công hay thất bại. Họ phải tạo động lực cho nhóm, hỗ trợ giảiquyết các vấn đề và giữ cho nhóm luôn hoạt động mạnh.2. Chỉ định quản trị dự án (Project Manager) phù hợpThông thường, vai trò quản trị dự án thường rơi vào giám đốc CNTT hay kế toán trưởng.Tuy nhiệm vụ của CIO và IT manager gần giống như nhau nhưng ở các nước phươngTây, CIO thường là thành viên của hội đồng quản trị hoặc là người đứng thứ hai hoặc batrong công ty với nhiệm vụ và quyền hạn bao quát hơn một IT manager ở Việt Nam rấtnhiều. Để một CIO phù hợp với vị trí quản trị dự án ERP hơn một IT manager. Hầu hếtcác CIO đều có tầm nhìn xuyên suốt các hoạt động của DN. CIO thường phải làm việctrong một môi trường khó tiên liệu vì có quá nhiều biến cố và những thay đổi liên tục; họphải đối phó với các tình huống có thể xảy ra, nắm giữ người có trách nhiệm với côngviệc, quản lý, mang lại kết quả lớn nhất với các nguồn lực hạn chế, theo dõi chi phí vàchất lượng. Vì dự án ERP là một dự án đổi mới toàn diện DN nên lãnh đạo việc triển khaicác thay đổi đòi hỏi những kỹ năng không hoàn toàn giống với những kỹ năng điều hànhhoạt động.3. Giảm khối lượng công việc cho nhân viên tham gia dự ánCác công ty muốn thực hiện ERP nghiêm túc phải giảm tối thiểu 50% khối lượng côngviệc hàng ngày cho thành viên đội dự án chuyên trách của họ. Những người được chọnphải có khả năng tập trung vào dự án, vì nếu không tập trung và chuyên trách, kết quảtrông chờ từ dự án và bầu nhiệt huyết của các thành viên dự án sẽ bị mai một.Những thành viên trong nhóm phải được đánh giá và thưởng đúng mức trong và ngoàiđánh giá hàng năm của họ để khuyến khích tinh thần làm việc tích cực đối với dự án. Xétcho cùng, những thành viên này sẽ là tác nhân thay đổi hệ thống mới, người chủ của hệthống mới và là người dùng thành thạo hệ thống.4. Trang bị kiến thức cho nhóm triển khai ERP của doanh nghiệpThông thường một đội triển khai ERP sẽ yêu cầu các công ty tư vấn bên ngoài giúp đỡcác kiến thức chuyên môn về phần mềm cũng như kinh nghiệm triển khai. Vậy các thànhviên của nhóm triển khai cần chuẩn bị những gì?Trước tiên, các thành viên của nhóm phải hiểu rõ hoàn toàn kế hoạch và chiến lược kinhdoanh của công ty. Nhiều quyết định trong quá trình triển khai sẽ ảnh hưởng đến hoạtđộng lâu dài của công ty. Ví dụ, họ phải biết khi nào và bằng cách nào công ty sẽ bắt đầuquá trình cổ phần hóa bởi ý định đó sẽ ảnh hưởng đến cấu trúc của phân hệ tài chính vàquản lý đầu tư trong hầu hết các phần mềm ERP.Thứ hai, các thành viên của nhóm phải có đầy đủ các kiến thức trong lĩnh vực chịu tráchnhiệm của mình và hơn thế nữa họ cần có sự hiểu biết xuyên suốt các phòng, ban. Không ...