Quản trị dự án và nhà quản trị dự án part 4

Hình thức tổ chức này không khác biệt với các thức quản trị ma trận. Nó thường được sử dụng cho những dự án nhỏ, ngắn hạn khi mà tổ chức ma trận không phù hợp. Hình thức này cũng có nhiều ưu điểm và nhược điểm của cấu trúc ma trận song vòng đời dự án thường ngắn hơn nên vấn đề về “chống đối sự chấm dứt” cũng ít trầm trọng hơn. Nếu số lượng các dự án tăng lên, thông thường cách tổ chức sẽ được chuyển sang hình thức ma trận.. 3.1.5. L...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị dự án và nhà quản trị dự án part 4 ban chức năng ra khỏi các công tác quản lý khi sử dụng nhân lực chuyên môn. Hình thức tổ chức này không khác biệt với các thức quản trị ma trận. Nó thường được sử dụng cho những dự án nhỏ, ngắn hạn khi mà tổ chức ma trận không phù hợp. Hình thức này cũng có nhiều ưu điểm và nhược điểm của cấu trúc ma trận song vòng đời dự án thường ngắn hơn nên vấn đề về “chống đối sự chấm dứt” cũng ít trầm trọng hơn. Nếu số lượng các dự án tăng lên, thông thường cách tổ chức sẽ được chuyển sang hình thức ma trận.. 3.1.5. LỰA CHỌN MỘT HÌNH THỨC TỔ CHỨC Không có một quy trình cụ thể từng bước đưa ra chỉ dẫn chi tiết để xác định cần phải xây dựng kiểu cấu trúc nào và xây dựng như thế nào. Tuy nhiên dựa trên bản chất của dự án tiềm năng, đặc điểm của các hình thức tổ chức khác nhau, ưu và nhược điểm của mỗi loại, văn hóa của tổ chức mẹ, ta có thể lựa chọn một hình thức tổ chức dự án phù hợp. -Hình thức chức năng là thường được lựa chọn cho những dự án đòi hỏi chuyên môn sâu thay vì các yêu cầu như giảm chi phí, kịp tiến độ, thay đổi nhanh. Ngoài ra, hình thức chức năng cũng được ưu tiên cho những dự án cần nhiều vốn đầu tư cho dụng cụ, phương tiện mà bộ phận chức năng thường sử dụng. - HÌnh thức dự án thuần sẽ phù hợp nếu công ty tham gia vào nhiều dự án tương tự nhau những dự án xây dựng). Hình thức này được sử dụng phổ biến cho những nhiệm vụ đơn nhất yêu cầu kiểm soát kỹ càng và không phù hợp với riêng một lĩnh vực chức năng nào – Ví dụ như phát triển một dòng sản phẩm mới. - Hình thức ma trận: phù hợp khi một dự án đòi hỏi tích hợp các yếu tố đầu vào từ nhiều lĩnh vực chức năng và bao hàm nhiều loại chuyên môn phức tạp phù hợp, nhưng không yêu cầu tất cả các chuyên gia phải làm việc toàn thời gian cho dự án. Điều này đặc biệt đúng khi nhiều dự án phải chia sẻ những chuyên gia công nghệ. Có thể tham khảo quy trình với các bước sau: 1. Định nghĩa dự án với một tuyên bố về các mục tiêu để nhận diện những kết quả mong muốn. 2. Xác định những nhiệm vụ then chốt gắn với mỗi mục tiêu và định vị những đơn vị trong tổ chức mẹ có chức năng phù hợp có thể đảm nhận 3. Sắp xếp các nhiệm vụ then chốt liên quan theo trình tự và phân chia chúng thành các gói công việc. 4. Xác định những đơn vị tổ chức có thể thực hiện các gói công việc và những đơn vị liên quan nào phải làm việc trực tiếp với nhau. 5. Liệt kê những đặc điểm nổi bật của dự án hoặc những giả định về dự án- ví dụ, cấp độ công nghệ cần thiết, phạm vi dự án, nguồn nhân lực có thể bố trí, quan hệ giữa các bộ phận chức năng liên quan, và nhữgn vấn đề khác có thể nảy sinh ví dụ như kinh nghiệm trước đây của công ty mẹ về những cách tổ chức dự án khác nhau. 10 6. Trên cơ sở đó, với đầy đủ những lập luận về ưu và khuyết điểm, chọn một cấu trúc thích hợp. 3.1.6. NHÓM DỰ ÁN Thành viên của nhóm dự án Về thành viên của nhóm dự án, chúng ta sẽ lấy ví dụ về một dự án kỹ thuật có quy mô khá lớn. Cùng với PM, những thành viên nhóm nòng cốt khác gồm một số lượng thích hợp các nhà khoa học, kỹ sư, kỹ thuật viên, thư ký... - Kỹ sư dự án : Phụ trách thiết kế và phát triển sản phẩm với các nhiệm vụ: phân tích, ghi chép, vẽ, ước lượng chi phí, đảm bảo chất lượng/độ tin cậy, thay đổi kỹ thuật và ghi chép số liệu. - Kỹ sư chế tạo: Nhiệm vụ là sản xuất một cách có hiệu quả sản phẩm hay tiến trình mà kỹ sư dự án đã thiết kế, bao cả cả trách nhiệ đối với kỹ thuật sản xuất, thiết kế và chế tạo công cụ, đảm bảo tiến độ và các nhiệm vụ sản xuất khác. - Nhân viên hiện trường: Có nhiệm vụ thiết lập, thử nghiệm và hỗ trợ sản phẩm / quy trình khi nó đã được giao cho khách hàng. - Giám sát dự án : Theo dõi báo cáo ngân sách hàng ngày, biến động chi phí, thanh toán lương bổng, tình trạng vật liệu, tài sản cố định...Giám sát dự án cũng là người lập các báo cáo và liên lạc thường xuyên với PM và giám sát tài chính của công ty. - Quản lý hợp đồng : Chịu trách nhiệm về tất cả các công việc giấy tờ, tài liệu dự án, theo dõi những thay đổi khách hàng, hóa đơn, thắc mắc, phàn nàn, khía cạnh pháp lý, chi phí, và các quan hệ hợp đồng của dự án. Có trường hợp, nhà quản trị hợp đồng cũng kiêm nhiệm chức năng lưu trữ. - Nhà quản trị dịch vụ hỗ trợ: Chịu trách nhiệm hỗ trợ sản xuất, nhà thầu phụ, xử lý dữ liệu, và quản trị chức năng cung cấp. Kỹ sư dự án và giám sát dự án sẽ báo cáo trực tiếp với PM. Như vây sẽ dễ dàng kiểm soát được hai mục tiêu cơ bản của dự án là thành quả và ngân sách. (Nhà quản lý dự án thường đích thân giám sát tiến độ ). Đối với một dự án lớn tất cả sáu nhân vật này có thể làm việc bên ngoài văn phòng dự án và báo cáo trực tiếp với PM. Để bố trí nhân lực cho dự án, PM trước hết phải dự đoán được nhu cầu về nhân sự trong suốt vòng đời của dự án. Công việc này có thể được hỗ trợ bằng một số loại biểu đồ đặc biệt. Thứ nhất, cần chuẩn bị một cấu trúc phân chia công việc để xác định chính xác bản chất của những nhiệm vụ để hoàn thành dự án và xác định khối lượng lao động cần thiết để hoàn thành những nhiệm vụ này. Trên cơ sở này, PM sẽ liên lạc với các bộ phận chức năng để xác định người có thể đáp ứng những nhu cầu. 11 PM Kỹ sư dự án Giám sát dự án Quản trị hợp đồng Kỹ sư chế tạo Quản trị khu Quản trị dịch vực vụ hỗ trợ Hình 3.4: Tổ chức của một dự án kỹ thuật Đôi khi có một số công việc có thể được thực hiện bởi nhà thầu phụ nếu không ...