QUẢN TRỊ HỌC VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUAN TRỌNG - 4

Nhờ phân loại thông tin một cách khoa học người ta có thể dễ dàng tìm ra những qui luật và phương pháp thực hiện thông tin có hiệu quả nhất trong việc đáp ứng những nhu cầu thông tin về quản trị. Thông thường người ta phân loại thông tin quản trị theo những cách cơ bản sau: - Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kết quả v.v. - Phân loại theo vật mang: Thông tin bằng văn bản, bằng âm thanh, bằng băng, dĩa, tranh ảnh v.v .. -...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
QUẢN TRỊ HỌC VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUAN TRỌNG - 4Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊloại thông tin trong quản trị là một quá trình chia thông tin thành những lớp, nhữngdạng đồng nhất trên một số khía cạnh nào đó để phục vụ cho quá trình quản trị. Nhờphân loại thông tin một cách khoa học người ta có thể dễ dàng tìm ra những qui luật vàphương pháp thực hiện thông tin có hiệu quả nhất trong việc đáp ứng những nhu cầuthông tin về quản trị. Thông thường người ta phân loại thông tin quản trị theo nhữngcách cơ bản sau: - Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kếtquả v.v. - Phân loại theo vật mang: Thông tin bằng văn bản, bằng âm thanh, bằng băng,dĩa, tranh ảnh v.v .. - Phân loại theo tầm quan trọng: Thông tin rất quan trọng, quan trọng và khôngquan trọng. - Phân loại theo phạm vi: Thông tin toàn diện, thông tin từng mặt ... - Phân loại theo đối tượng sử dụng: Thông tin cho người thực hiện, thông tincho người ra quyết định v.v. - Phân loại theo giá trị: Thông tin có giá trị và thông tin không có giá trị, thôngtin có ít giá trị. - Phân loại theo tính thời sự: Thông tin mới, thông tin cũ, v.v. - Phân loại theo kỹ thuật thu thập, xử lý và trình bày: Thông tin thu thập bằngkỹ thuật điện tử, thông tin thu thập bằng phỏng vấn v.v... - Phân loại theo phương pháp truyền tin: bằng miệng, bằng sóng điện từ, bằngđiện thoại, bằng máy tính, v.v. - Phân loại theo mức độ bảo mật: Thông tin mật, tuyệt mật, bình thường. - Phân loại theo mức độ xử lý: Thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp. Trên thực tế việc sử dụng cách phân loại thông tin quản trị nào là tuỳ thuộc vàotừng vụ việc cụ thể, vào mục đích và khả năng nghiên cứu cùng nhiều yếu tố chủ quanvà khách quan ở mỗi tổ chức.III. Nguồn thông tin Tin tức và thông tin trong quản trị nói chung không tự nhiên sinh ra, nó phátsinh từ những nguồn gốc cụ thể. Có rất nhiều nguồn sản sinh và cung cấp thông tin.Tuy nhiên trong thực tế, tin tức và thông tin thường được phát sinh tập trung ở một sốnguồn có giá trị. Nghiên cứu các nguồn cung cấp thông tin trong quản trị là một việclàm hết sức cần thiết để bảo đảm tính kinh tế và tính hiệu quả của công tác thông tin.Kinh nghiệm chỉ ra rằng, nếu có 100 nguồn cung cấp thông tin thì thường chỉ cókhoảng 20- 30 nguồn có giá trị mà thôi. Như vậy việc nghiên cứu các nguồn tin sẽ chophép chúng ta xác định đúng nguồn gốc và xuất xứ của thông tin, đảm bảo thuận tiệntrong khai thác sử dụng và bảo vệ các nguồn tin trong quản trị Trên phương diện lý thuyết người ta có thể phân loại các nguồn thông tin trongquản trị thành các loại sau: nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp; nguồn bên trong và nguồnbên ngoài, nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng v.v. Đểkhai thác và sử dụng các nguồn tin có hiệu quả người ta thường tập trung khai thác và 49Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊsử dụng những nguồn tin có sẵn, kinh tế, rẻ tiền kết hợp bổ sung, tham khảo khai thácnhững nguồn khác về tính thời sự, tính khách quan, tính toàn diện, tính kịp thời v.v...IV. Mục tiêu và chức năng của thông tin 4.1. Mục tiêu của thông tin Thông tin là một quá trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng nào đó vìvậy nó cần có tính định hướng. Nội dung thông tin chỉ có thể xác định khi biết rõthông tin cho đối tượng nào, thông tin phục vụ ai, phục vụ cái gì, để giải quyết vấn đềnào và thực hiện ra sao v.v.. nói cách khác mục tiêu thông tin là kim chỉ nam cho cáchoạt động về thông tin hay các hoạt động về thông tin chỉ có hiệu quả khi chúng ta xácđịnh rõ mục tiêu của thông tin là gì ? Có thể thấy rằng, các hệ thống quản trị đều là những hệ thống phức tạp và đadạng, chính vì vậy mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị cũng phức tạp đadạng và phong phú không kém. Người ta có thể phân loại mục tiêu thông tin thànhnhững loại sau: mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược, mục tiêuchiến thuật v.v... Xét theo quan điểm hệ thống chúng ta thấy rằng ngoài những mục tiêu chung;trong hệ thống thông tin về quản trị còn có một hệ thống các mục tiêu riêng của từngbộ phận trong hệ thống đó. Chẳng hạn, hệ thống mục tiêu trong các lĩnh vực kinhdoanh, quyết định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, cạnh tranh và nhiều lĩnhvực khác nữa. Xác định cho đúng mục tiêu không phải là một việc đơn giản. Muốn xác địnhđúng đắn mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị người ta thường dựa trên cáccơ sở khoa học sau: - Mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp; - Nhu cầu về thông tin trong các hoạt động quản trị; - Hoàn cảnh thực tế trong và ngoài công ty; Xét về mặt tổng thể thì qui trình xác định và thực hiện mục tiêu thông tinthường được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Phát hiện và xác định vấn dề Bước 2: Xác định nhu cầu về thông tin Bước 3: Nghiên cứu khả năng đáp ứng các nhu cầu về thông tin Bước 4: Phác thảo sơ bộ mục tiêu của thông tin và hệ thống thông tin trong mộttổ chức Bước 5: Thẩm định và lựa chọn mục tiêu. Bước 6: Thực hiện và kiểm soát việc hoàn thành mục tiêu. 4.2. Chức năng của thông tin Để xây dựng một hệ thống thông tin có hiệu quả trong mỗi tổ chức thì ngoàiviệc phải xác định rõ mục tiêu, chúng ta còn phải nhận thức được những chức năng cơbản mà hệ thống này cần phải gánh vác. Một khi những chức năng cơ bản của thông 50Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊtin và hệ thống thông tin được xác định đúng đắn thì nó sẽ là những căn cứ khoa họcđể xác định những nhiệm vụ thông tin cụ thể, và nhất là để đánh giá mức độ hoànthành nhiệm vụ của toàn bộ hệ thống thông tin. Xét về mặt tổng thể thì những chứcnăng chủ yếu của hệ thống thông tin trong quản trị sẽ là: - Thu thập thông tin; - Xử lý thông tin; - Phổ biến thông tin; - Phục vụ ...