Quản trị kinh doanh : Phát triển kỹ năng quản trị part 6

Vì thế, truyền thông hỗ trợ không chỉ là một “kỹ thuật con người dễ mến” mà còn là một lợi thế cạnh tranh đối với các nhà quản lý và các tổ chức. III. HUẤN LUYỆN VÀ TƯ VẤN Các nguyên tắc của truyền thông hỗ trợ thảo luận trong chương này được hiểu tốt nhất và hữu ích nhất khi chúng được áp dụng vào những nhiệm vụ truyền thông cá nhân được đánh giá là thách thức nhất đối với các nhà quản trị: huấn luyện và tư vấn cho cấp dưới. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị kinh doanh : Phát triển kỹ năng quản trị part 6công ty trong thời kì 5 năm so với bốn biến số mạnh nhất sau đây kết hợp lại – thị phần, vốn,quy mô công ty, và tỷ lệ tăng trưởng doanh số. Vì thế, truyền thông hỗ trợ không chỉ là một“kỹ thuật con người dễ mến” mà còn là một lợi thế cạnh tranh đối với các nhà quản lý và cáctổ chức.III. HUẤN LUYỆN VÀ TƯ VẤN Các nguyên tắc của truyền thông hỗ trợ thảo luận trong chương này được hiểu tốt nhấtvà hữu ích nhất khi chúng được áp dụng vào những nhiệm vụ truyền thông cá nhân được đánhgiá là thách thức nhất đối với các nhà quản trị: huấn luyện và tư vấn cho cấp dưới. Tronghuấn luyện, các nhà quản trị đưa ra lời khuyên và thông tin hoặc thiết lập các tiêu chuẩn đểgiúp cấp dưới cải thiện khả năng làm việc của họ. Trong tư vấn, các nhà quản lý giúp cấpdưới tổ chức lại và giải quyết những vấn đề liên quan đến tình trạng tinh thần, tình cảm haycác vấn đề cá nhân của họ. Vì thế, huấn luyện tập trung vào khả năng, tư vấn tập trung vàothái độ. Tất nhiên, các kỹ năng huấn luyện và tư vấn cũng áp dụng cho nhiều hoạt động, chẳnghạn như động viên người khác, giải quyết lời phàn nàn của khách hàng, xử lý những thông tinquan trọng và tiêu cực, giải quyết những mâu thuẫn giữa các bên, thương lượng cho một tìnhthế nhất định,… Tuy nhiên, huấn luyện và tư vấn hầu như là những hoạt động quản lý chung,và chúng ta sẽ sử dụng chúng để minh họa và giải thích những nguyên tắc hành vi liên quan. Huấn luyện và tư vấn tốt đặc biệt quan trọng trong tình huống (1) thưởng cho nhữngcông việc hiệu quả và (2) điều chỉnh những hành vi hay thái độ có vấn đề. Huấn luyện và tưvấn khó thực hiện hiệu quả khi các nhân viên không đạt mức kỳ vọng, khi thái độ của họ tiêucực, khi hành vi của họ có vấn đề, hay khi các cá nhân mâu thuẫn với những người khác trongtổ chức. Bất kì khi nào các nhà quản lý phải giúp các cấp dưới thay đổi thái độ hay hành vicủa họ thì lúc đó cần phải có huấn luyện và tư vấn. Trong những tình huống này, các nhà quảnlý phải có trách nhiệm đưa ra những phản hồi xấu cho các cấp dưới hoặc làm cho họ nhận ravấn đề mà bản thân họ không muốn nhận thức. Các nhà quản lý phải phê bình hay điều chỉnhcấp dưới, nhưng theo cách đem lại kết quả công việc tốt, cảm giác tích cực và các quan hệ tốtđẹp. Điều làm cho huấn luyện và tư vấn trở nên thách thức là rủi ro làm xúc phạm hay xarời cấp dưới. Rủi ro đó quá lớn đến nổi nhiều nhà quản lý bỏ qua hoàn toàn các cảm giác vàphản ứng của các nhân viên bằng cách nói trịch thượng, trực tiếp. Hoặc là họ nói nhẹ, tránhtranh cãi, hoặc chỉ đưa ra một vài gợi ý vì sợ làm tổn thương và phá hủy các quan hệ - đây làcách tiếp cận “đừng lo lắng gì cả, hãy vui lên!”. Các nguyên tắc mà chúng tôi miêu tả trongchương này không chỉ thúc đẩy việc truyền thông điệp chính xác trong những tình huốngnhạy cảm mà việc sử dụng chúng còn có thể tạo ra động cơ lớn hơn, năng suất cao hơn, và cácquan hệ cá nhân tốt hơn. Tất nhiên, các kỹ năng huấn luyện và tư vấn cũng cần thiết khi không liên quan gì đếnphản hồi tiêu cực, chẳng hạn khi các cấp dưới cần lời khuyên, cần một ai đó lắng nghe nhữngvấn đề của họ, hoặc muốn phàn nàn. Đôi lúc, chỉ cần lắng nghe đã là một hình thức huấnluyện và tư vấn hiệu quả nhất. Mặc dù rủi ro các quan hệ bị phá vỡ, sự chống đối hay cảmgiác bị tổn thương không giống nhau khi có một phản hồi tiêu cực nhưng những tình huốngnày vẫn đòi hỏi các kỹ năng truyền thông tốt. Các hướng dẫn để thực hiện truyền thông hỗ trợhiệu quả trong những tình huống huấn luyện và tư vấn tích cực và tiêu cực sẽ được thảo luậntrong phần còn lại của chương này.CÁC VẤN ĐỀ VỀ HUẨN LUYỆN VÀ TƯ VẤN Huấn luyện áp dụng cho những vấn đề về năng lực, và cách tiếp cận của nhà quản trịlà “Tôi có thể giúp bạn thực hiện công việc tốt hơn”. Tư vấn áp dụng cho những vấn đề vềthái độ, và cách tiếp cận của nhà quản trị là “Tôi có thể giúp bạn nhận ra rằng có một vấn đềgì đó đang tồn tại”. 3 Mặc dù có nhiều vấn đề liên quan đến cả huấn luyện và tư vấn nhưng điều quan trọnglà phải nhận thức được sự khác nhau giữa hai loại vấn đề bởi vì sự sai lầm trong cách tiếp cậntruyền thông có thể làm cho vấn đề trở nên trầm trọng hơn thay vì giải quyết vấn đề đó. Đưara định hướng hay lời khuyên (huấn luyện) trong tình huống tư vấn thường làm tăng sự chốngđối hay phản kháng khi thay đổi. Khuyên Betsy Christensen về cách cố ấy thực hiện côngviệc hay về những điều mà cô không nên làm (chẳng hạn như phê bình công việc của cô ấy)có thể sẽ chỉ làm tăng sự chống đối của cô ấy bởi cô không thừa nhận rằng cô ấy có vấn đề.Tương tự, tư vấn trong tình huống cần huấn luyện có thể dẫn đến né tránh vấn đề và khônggiải quyết được tình huống. Jagdip Ahwal biết rằng có vấn đề tồn tại, nhưng ông không biếtlàm thế nào để giải quyết. Tình huống này cần sự huấn luyện chứ không phải là việc nhậnthức ra vấn đề. Tuy nhiên, vấn đề còn lại là “Làm thế nào để tôi có thể huấn luyện hay tư vấn tốt chongười khác? Những chỉ dẫn hành vi nào giúp tôi thực hiện hiệu quả trong những tình huốngnày? Cả huấn luyện và tư vấn đều nằm trong các nguyên tắc truyền thông hỗ trợ được tómlược trong bảng 2.Bảng 4.2 Tám nguyên tắc của truyền thông hỗ trợ Hướng đến vấn đề, không hướng đến cá nhân Tập trung vào những vấn đề có thể thay đổi thay vì tập trung vào con người và những đặc điểm của họ. Ví dụ: “Chúng ta có thể giải quyết vấn đề này như thế nào?” Không nói: “Vấn đề xảy ra là do anh đấy.” Sự phù hợp (Congruent) Tập trung vào những thông điệp chân thật, trong đó, các câu nói phù hợp với suy nghĩ và cảm xúc. Ví dụ: “Đây là những đã xảy ra, đây là phản ứng của tôi; đây là đề nghị có thể dễ được chấp nhận hơn.” Không nói: “Anh đã sai khi làm như vậy.” Khẳng định, không phủ nhận Tập trung vào những câu nói thể hiện sự tôn trọng, linh hoạt, hợp tác và những vấn đề cam kết. V ...