Quản trị nội bộ

Một trong những mối đe dọa nghiêm trọng nhất cho thành công của tổ chức là có những nhân viên gian lận. Đặt nhầm mềm tin, giám sát lỏng lẻo và những sai lầm trong việc kiểm soát tài chính có thể tạo điều kiện thuận lợi cho những kẻ biển thủ này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị nội bộ Quản trị nội bộMột trong những mối đe dọa nghiêm trọng nhất cho thànhcông của tổ chức là có những nhân viên gian lận. Đặt nhầmmềm tin, giám sát lỏng lẻo và những sai lầm trong việc kiểmsoát tài chính có thể tạo điều kiện thuận lợi cho những kẻbiển thủ này.Hiệp hội đánh giá mức độ gian lận của Mỹ ước tính các các tổchức kinh doanh lớn mất khoảng 6% tổng thu nhập hàng năm vìnhững tên trộm - nhân viên. Khảo sát của Phòng Thương mại Mỹcũng chỉ ra rằng 1/3 số vụ phá sản của các doanh nghiệp là donhân viên gian lận.Tuy nhiên, lãnh đạo các tổ chức vẫn có thể ngăn chặn nhữngtên trộm nội bộ này bằng các gợi ý sau đây:Tạo ra một môi trường làm việc tích cựcMột môi trường làm việc tích cực khuyến khích nhân viên tuânthủ các chính sách và quy định đã được tổ chức xác lập.Các cuộc tuyển dụng công bằng, cấu trúc tổ chức rõ ràng, chínhsách và thủ tục dễ hiểu. các kênh liên lạc cởi mở, các đường dâynóng hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên, các chính sách thừanhận đóng góp của nhân viên... sẽ góp phần vào việc hạn chế kẻcắp và gian lận nội bộ.Kiểm soát nội bộĐánh giá mức độ tuân thủ luật lệ và quy định! bảo vệ tài sảnchung và đánh giá mức độ chính xác của các báo cáo tài chínhsẽ giảm cơ hội cho những kẻ gian lận. Muốn vậy, phải lưu ý:  Phân chia nhiệm vụ: Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát giao dịch tài chính.  Kiểm soát mức độ tiếp cận: Chỉ những nhân viên có trách nhiệm mới được tiếp cận với hệ thống tài chính.  Kiểm soát quyền lực: Phát triển và thực thi các chính sách xác định giới hạn mức độ tài chính như thế nào thì được phép và được phê duyệt.Tuyển dụng những người trung thực nhấtTất nhiên đây là mục đích của mọi tổ chức. nhưng nói thì dễ cònlàm được thì khó hơn nhiều. Có được những nhân viên trungthực còn quan trọng hơn việc kiểm soát mức độ gian lận. Nhữngnhân viên không trung thực sẽ phớt lờ nỗ lực tạo ra một môitrường làm việc tích cực của bạn và tìm cách để phá hoại.Do đó, kiểm tra hồ sơ lý lịch trước khi tuyển dụng nhân viên làmột cách thông minh để giảm bớt các nhân viên không trungthực. Cần xem xét lý lịch của người đó có liên quan đến các hànhvi phạm tội, trộm cắp hay gian lận hay không, nhân viên đó códính líu đến việc kiện cáo về thu thập và gian lận hay không.Cũng nên tìm hiểu các vị trí trước đây nhân viên từng làm, thờigian làm việc và lý do rời bỏ các công việc đó.Thông báo các chính sáchBạn cần thông báo với nhân viên về chính sách và thủ tục đối vớinhững hành vi gian lận nội bộ, những nguyên tắc đạo đức vàmức độ vi phạm nào sẽ bị kỷ luật. Mọi nhân viên nên ký vào giấycam kết không vi phạm những quy định này. Hàng năm, họ cầnđược đào tạo lại về những quy định này và phải ký xác nhận saumỗi lần đào tạo.Xây dựng hệ thống báo cáo ngầmMọi tổ chức nên xây dựng một hệ thống báo cáo ngầm cho nhânviên về bất kỳ vi phạm nào với chính sách và thủ tục của tổ chức.Tiến hành và khuyến khích việc sử dụng hệ thống báo cáo nàybất cứ khi nào có thể.Những lần kiểm toán không báo trướcNên kiểm toán sổ sách thường xuyên nhưng không nên báotrước. Điều đó có thể giúp xác định chính xác những tổn hại vàđánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm toán. Nó cũng để cho nhânviên thấy rằng ngăn chặn gian lận là ưu tiên lớn trong tổ chức.Điều tra mọi biến cốĐiều tra toàn bộ và nhanh chóng về mức độ vi phạm chính sáchvà thủ tục của tổ chức, những luận điệu gian lận và những dấuhiệu gian lận sẽ giúp bạn đưa ra quyết định và giảm tổn thất.Làm gương cho nhân viênNhân viên luôn trông vào gương lãnh đạo. Nếu lãnh đạo tỏ ra coithường những quy định và thủ tục thì nhân viên cũng chẳng coicác nội quy đó ra gì. Điều đó sẽ phải trả giá bằng tổn thất của tổthức.Thực thi những gợi ý trên có thể sẽ giúp giảm bớt cơ hội củanhững kẻ có ý đồ gian lận và bảo vệ được tài sân của tổ chức.Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên gian lận, hãy tìm kiếm sự hỗ trợđể tiến hành điều tra và xác định điều gì cần làm để bảo vệ tổthức và ngăn ngừa việc này tái diễn.