Quy định quản lý thông tin

1. THÔNG TIN RA BÊN NGOÀI: • Việc thông tin ra bên ngoài phải được kiểm soát bằng sổ giao công văn. • Các bản thông tin phải có dấu đỏ. • Thông tin phải được Trưởng bộ phận hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khi chuyển ra bên ngoài. • Bản gốc được lưu giữ thành một file riêng. • Ngày phát hành thông tin (ghi vào cột ngày tại vị trí đóng dấu trùng với ngày phát hành trong sổ công văn để dẽ dàng tra cứu. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy định quản lý thông tin QUI ĐỊNH LƯU CHUYỂN THÔNG TIN Phần này chúng tôi đang cập nhật 1. THÔNG TIN RA BÊN NGOÀI: • Việc thông tin ra bên ngoài phải được kiểm soát bằng sổ giao công văn. • Các bản thông tin phải có dấu đỏ. • Thông tin phải được Trưởng bộ phận hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khi chuyển ra bên ngoài. • Bản gốc được lưu giữ thành một file riêng. • Ngày phát hành thông tin (ghi vào cột ngày tại vị trí đóng dấu trùng với ngày phát hành trong sổ công văn để dẽ dàng tra cứu. • Thông tin ra bên ngoài trong trường hợp cần phải thông tin đến các nhân viên trong phòng thì được lưu trên bảng thông tin nội bộ của Phòng. • Thông tin phải ghi rõ trên tờ chuyển thông tin ngày giờ lập, chuyển thông tin, thông tin có bao nhiêu tờ 2. THÔNG TIN NHẬN ĐƯỢC: • Các thông tin nhận được được lưu giữ vào file riêng (thông tin bên ngoài) • Thông tin được ghi rõ ngày nhận được, ai chuyển thông tin, nếu cần thì có sổ nhận thông tin để kiểm soát. 3. THÔNG TIN NỘI BỘ: • Các thông tin được pho cho mỗi người một bản để giải biết và xử lý công việc. • Thông tin được lưu trong phai thông tin ra/vào hoặc thông tin riêng của Phòng. • Một bản copy được lưu tại bảng thông tin nội bộ của Phòng. • Các trường hợp cần giúp đỡ của Thành viên khác thì phải thông báo, các trường hợp bàn giao phải lập biên bản. 4. THÔNG TIN PHẢI HỒI: • Khi giải quyết bất cứ vấn đề gì thì nhân viên có trách nhiệm phản hồi thông tin cho Trưởng phòng. • Các bản báo cáo chuyển cho Trưởng phòng được để trong file hồ sơ và có tở giấy nhỏ giải trình kèm theo. • Khi giao việc Trưởng phòng phải thông báo cáo thông tin cần thiết cho nhân viên thực hiện công việc.