Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền

Nguyên tắc 80/20 phải được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, một khoản mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến và làm phá sản kế hoạch dòng tiền.Cuộc khủng hoảng kinh tế càng khẳng định tầm quan trọng của dòng tiền. Từ chỗ quan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, giờ đây các doanh nghiệp bắt đầu ý thức về tình trạng khá phổ biến là “kinh doanh có lời nhưng lại mất khả năng thanh toán”. Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải là...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền Nguyên tắc 80/20 phải được xem xét một cách linh hoạt. Bởi lẽ, mộtkhoản mục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ nhưng năm sau có thể tăng vọtđột biến và làm phá sản kế hoạch dòng tiền. Cuộc khủng hoảng kinh tế càng khẳng định tầm quan trọng của dòng tiền.Từ chỗ quan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, giờ đây các doanh nghiệp bắt đầu ýthức về tình trạng khá phổ biến là “kinh doanh có lời nhưng lại mất khả năngthanh toán”. Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải là chuyện đơn giản. Nhiềucông ty cố gắng liệt kê tất cả khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu,giảm chi đối với từng khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con ngườilẫn thời gian, trong khi kết quả chưa chắc đã thật tốt. Nguyên nhân là người thựchiện luôn chìm ngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho nhữngviệc không mấy quan trọng. Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý dòngtiền. 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20%khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Đây làcách làm đảm bảo hiệu quả trong khi lại không cần phải huy động nhiều nguồn lựccho việc lập kế hoạch và theo dõi. 80% dòng tiền đến từ đâu? Đừng vội liên tưởng ngay đến các khách hàng lớn. Doanh thu chỉ mới nóilên một khía cạnh của dòng tiền. Dòng chi ra cũng quan trọng không kém, nếukhông muốn nói là hơn vì cấp quản lý ít quan tâm đến vấn đề này. Thông thường,dòng tiền thu - chi đến từ 3 khoản mục lớn: tồn kho, khoản phải trả và khoản phảithu. Khoản phải trả liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng -mua hàng. Khoản phải thu là trách nhiệm của bộ phận kinh doanh, còn tồn kho làsự phối hợp giữa bộ phận sản xuất và kinh doanh. Phải trả là các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đầu vào của công ty.Thời gian phải trả, tức thời gian nợ nhà cung cấp, càng dài thì càng có lợi chodòng tiền. Ví dụ, bộ phận cung ứng đã đàm phán kéo dài được thời gian thanh toánthêm 15 ngày với một nhà cung cấp lớn, nhờ đó làm giảm đáng kể áp lực chi tiềnmặt cho công ty. Nếu bộ phận tài chính chậm nắm bắt điều này, sẽ dẫn đến việcduy trì quá nhiều tiền mặt hơn mức cần thiết và gây lãng phí, gia tăng chi phí sửdụng vốn. Ví dụ trên cũng cho thấy sức mạnh của nguyên tắc tập trung vào nhữngkhoản mục chính yếu. Bộ phận cung ứng chỉ đàm phán thành công với một nhàcung ứng, nhưng lại là nhà cung ứng lớn chiếm đến 30% đầu vào của công tychẳng hạn. Rõ ràng chỉ cần một sự thay đổi nhỏ cũng đem lại hiệu quả tích cực.Ngược lại, có lẽ phải kiên trì đi đàm phán với hàng chục nhà cung cấp nhỏ mới tạođược kết quả tương tự. Liệu điều này có dễ dàng? Cũng còn tùy. Tuy nhiên, thựctế cho thấy nếu công ty bạn chỉ là một khách hàng nhỏ của nhà cung cấp thì họcũng đâu có thêm lợi ích khi phải suy nghĩ để điều chỉnh phương thức thanh toáncó lợi cho bạn. Ngược lại với khoản phải trả, khoản phải thu là phần doanh thu khách hàngmua chịu của công ty. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng lơi lỏng đối vớicác khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Điều này dẫn đến doanhthu cao, nhưng khả năng tiền mặt kém do thời hạn trả chậm bị kéo dài. Việc ápdụng quy tắc 80/20 đối với khoản phải thu cũng tương tự như khoản phải trả. Nếubộ phận kinh doanh điều chỉnh chính sách bán hàng trả chậm đối với 20% sốlượng khách hàng nhưng chiếm đến 80% doanh số thì dòng tiền sẽ bị ảnh hưởngrất mạnh. Một lần nữa, có thông tin kịp thời từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp bộphận tài chính có sự ứng phó phù hợp. 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20%khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được dòng tiền. Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của bộ phận sản xuất vàkinh doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính toán trữnguyên vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản xuất. Bộ phận kinhdoanh thì phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu củakhách hàng. Công ty nào cũng muốn duy trì được lượng tồn kho vừa đủ, nhưng ràsoát theo nguyên tắc 80/20 có thể thấy một thực tế trái ngược. Đó là sẽ có nhữngmặt hàng đem lại doanh thu ít nhưng tồn kho nhiều. Hay có một vài khâu sản xuấtnào đó đang duy trì lượng bán thành phẩm, nguyên liệu quá cao so với các khâucòn lại. Vì thế, việc tinh gọn những hạng mục chiếm tồn kho lớn sẽ đem lại mộtdòng tiền đáng kể. Linh hoạt là chìa khóa Nguyên lý 80/20 luôn phải được xem xét một cách linh hoạt. Một khoảnmục trong quá khứ chiếm giá trị nhỏ, nhưng năm sau có thể tăng vọt đột biến vàlàm phá sản kế hoạch dòng tiền nếu không được lường trước. Từ chỗ nằm trong20% ít quan trọng, khoản mục đó có thể thay đổi vị trí để trở thành 80% chínhyếu. Thường gặp nhất là trường hợp công ty quyết định đầu tư tài ...