SỬ DỤNG CHỨC NĂNG DATA VALIDATION TRONG EXCEL

Khi xây dựng bảng tính trong Excel, một số trường hợp yêu cầu nhập liệu là giá trị cụ thể hoặc trong danh sách sẵn có. Làm thế nào bạn có thể kiểm soát được dữ liệu đầu vào đó theo đúng yêu cầu? Làm thế nào Excel tự thông báo lỗi nhập không đúng? Chức năng Data validation (xác nhận tính hợp lệ của dữ liệu) sẽ giúp bạn thực hiện công việc đó một cách khá trọn vẹn những đòi hỏi trên....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
SỬ DỤNG CHỨC NĂNG DATA VALIDATION TRONG EXCELData Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)Table of Contents1. Đặt vấn đề ..................................................................................................................... 2 1.1. Chức năng Settings .................................................................................................. 3 1.1.1. Whole number: .................................................................................................. 3 1.1.2. Decimal: ............................................................................................................ 6 1.1.3. List: .................................................................................................................. 7 1.1.4. Date:................................................................................................................. 9 1.1.5. Text length: ..................................................................................................... 10 1.2. Chức năng Input Message ....................................................................................... 10 1.3. Chức năng Error Alert ............................................................................................. 11 1.4. Các ví dụ về Data validation .................................................................................... 13 1.4.1. Nhập số thập phân tăng dần theo 1 cột: ............................................................ 13 1.4.2. Tạo danh sách tham chiếu phụ thuộc:................................................................ 14 1.4.3. Giới hạn tổng giá trị nhập liệu trong vùng: ......................................................... 152. Kết luận ....................................................................................................................... 16Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 1Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) SỬ DỤNG CHỨC NĂNG DATA VALIDATION TRONG EXCEL Giới thiệu: Khi xây dựng bảng tính trong Excel, một số trường hợp yêu cầu nhập liệu làgiá trị cụ thể hoặc trong danh sách sẵn có. Làm thế nào bạn có thể kiểm soát được dữ liệu đầuvào đó theo đúng yêu cầu? Làm thế nào Excel tự thông báo lỗi nhập không đúng? Chức năngData validation (xác nhận tính hợp lệ của dữ liệu) sẽ giúp bạn thực hiện công việc đó một cáchkhá trọn vẹn những đòi hỏi trên.1. Đặt vấn đề Khi xây dựng bất cứ bảng tính nào đó phục vụ công việc mình, chắc chắn bạn sẽ cần nhữngvùng nhập dữ liệu theo yêu cầu nhất định nào đó. Dữ liệu đó có thể được giới hạn trong mộtphạm vi nào đó, có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách sẵn có hoặcchuỗi có độ dài nhất định. Khi đó chức năng Data validation sẽ giúp chúng ta nhập liệu mộtcách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót tối thiểu. Đầu tiên trong cửa sổ Excel (tôi thực hiện trong Excel 2007), chúng ta cần chọn vùng dữ liệucần kiểm soát và vào menu Data, chọn Data validation (hình 1). Cửa sổ Data validation hiệnra như hình 2, cửa sổ này gồm 3 phần Settings, Input Message và Error Alert. Sau đâychúng ta đề cập từng chức năng của chúng. Hình 1: Chọn vùng cần kiểm soát và thực hiện chức năng Data validationBài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 2Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom)1.1. Chức năng Settings Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria.Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầucho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiênta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng Validation. Hình 2: Cửa sổ Data validation Hình 3: Các chức năng về điều kiện nhập liệu Trong danh sách thả xuống của Validation criteria (hình 3), có các lựa chọn Wholenumber, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.1.1.1. Whole number: Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi,... sẽ bịbáo lỗi. Chức năng này hữu ích khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểmthi,... Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép khống chế phạm vi giá trịnhập (hình 5).Bài viết mừng sinh nhật diễn đàn www.giaiphapexcel.com tròn 4 tuổi (02/7/2010) Trang 3Data Validation trong Excel Tác giả: PhanTuHuong (tuhuongdcct36@gmailcom) Hình 4: Chọn kiểu phạm vi nhập liệu a. Between (not between): Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định (hoặc ...