Sử dụng hộp thư thoại hiệu quả

Hộp thư thoại - dịch vụ trả lời tự động có thể rất hữu ích cho lãnh đạo rất tổ chức. Tuy nhiên, nhiều người đã lạm dụng nó để ẩn mình sau các thông điệp cho dù họ có mặt ở văn phòng và có thể nhấc điện thoại lên.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Sử dụng hộp thư thoại hiệu quảSử dụng hộp thư thoại hiệuquảHộp thư thoại - dịch vụ trả lời tự động có thể rất hữu ích cho lãnh đạo rất tổ chức. Tuynhiên, nhiều người đã lạm dụng nó để ẩn mình sau các thông điệp cho dù họ có mặt ởvăn phòng và có thể nhấc điện thoại lên. Sử dụng hộp thư thoại sẽ cho phép người gọi để lại thông điệp và truyền đạt hiệu quả hơn so với việc gửi thư điện tử hoặc nhắn lại thông qua một người khác. Cách bạn sử dụng hộp thư thoại cũng để lại ấn tượng về kỹ năng lãnh đạo và mức độ chuyên nghiệp. Đây là một số mẹo giúp bạn hiểu cách nào để sử dụng hộp thư thoại hiệu quả hơn. Khi bạn là người gọi...Thế mạnh của hộp thư thoại là khả năng để lại thông điệp chi tiết trong một khoảng thời gianngắn. Thế mạnh này sẽ trở nên rõ ràng hơn nếu chúng ta nói mạch lạc và đưa ra các điểm mấuchốt một cách nhanh chóng. Khi để lại một thông điệp, ngay lập tức phải tự xác định và cungcấp thời gian và ngày bạn đang gọi. Nói vào nội dung trọng tâm của thông điệp trong vài câu vànếu bạn muốn người nhận gọi lại, hãy đề nghị điều đó.Hãy để cho người bạn đang gọi biết khi nào là thời điểm tốt nhất gọi lại cho bạn. Đừng nói dôngdài. Hãy nhớ rằng một thông điệp 45 giây ở hộp thư thoại không thay thế được cho cuộc nóichuyện điện thoại 5 phút nếu vấn đề bạn định đề cập rất quan trọng. Nếu bạn để lại số, hãy nóichậm và thậm chí đọc lại nếu người bạn đang gọi chưa có số. Lời phàn nàn phổ biến nhất củangười nhận thông điệp ở hộp thư thoại là người gọi để lại số điện thoại và tên sai.Khi bạn là người nhận...Các thông điệp bạn để lại ở hộp thư thoại cũng nói lên rất nhiều điều về bản thân bạn. Hãy nhớnhững điểm sau nếu bạn muốn để lại những thông điệp có bản sắc riêng.* Tiếp thêm sinh lực cho các thông điệp. Một giọng nói đều đều sẽ dễ bị xem là không thânthiện hoặc không thích thú hay hào hứng gì. Hãy đưa thêm và lời nói của bạn lòng nhiệt tình.Một cách để làm điều này là đứng dậy và mỉm cười khi bạn tạo ra thông điệp. Dù tin hay không,mọi người có thể nghe thấy sự khác biệt mà tiếng cười tạo ra khi bạn nói. Đứng dậy sẽ làm chogiọng nói của bạn khoẻ hơn.* Hạn chế nói tôi. Sẽ rất tự nhiên khi sử dụng những câu có từ tôi như Tôi không rảnh vàolúc này..., Tôi không có mặt ở văn phòng, xin vui lòng để lại lời nhắn.... Tuy nhiên, việc sửdụng từ tôi có thể khiến người khác cảm giác bạn quá đề cao bản thân, coi mình là trên hết.Bạn có thể cân bằng thông điệp của mình bằng cách thay thế một số câu dùng tôi bằng bạn.Ví dụ, bạn đang gọi đến văn phòng của..... Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng với người gọiđến và bớt tập trung vào cá nhân bạn.* Sáng tạo nhưng không thiếu chuyên nghiệp. Sẽ thật tuyệt nếu bạn thể hiện được sự sángtạo trong thông điệp của mình. Có thể đó là một lời chào hoặc lời tạm biệt theo cách của riêngbạn. Điều này cũng sẽ thể hiện bạn là người khéo ăn nói. Tuy nhiên, sáng tạo cũng phải cóchừng mực. Ở văn phòng, tốt nhất là tránh tạo ra một thông điệp ở hộp thư thoại mà gồm cảđiệp khúc của một bài hát nổi tiếng hoặc một lời chào từ do bạn thu lại từ con vẹt yêu quý củabạn chẳng hạn. Sáng tạo là cần thiết nhưng vẫn phải chuyên nghiệp.* Nói chậm và rõ ràng. Nói chậm không có nghĩa là n...ó...i...c...h...ậ...m. Chắc bạn cũng khôngmuốn để lại một âm thanh mỏi mệt hoặc đều đều giống như đang đọc một kịch bản phim. Mặtkhác, nếu bạn nói quá nhanh, bạn sẽ dễ nói ngọng và nói vấp. Do vậy, hãy nói bằng một giọngung dung, điều đó sẽ thể hiện với người gọi bạn là bạn đang rất bình tĩnh.* Khúc chiết, ngắn gọn là tốt nhất. Cố gắng để thông điệp của bạn ngắn hơn 10 giây. Mộtthông điệp dài có thể tạo ra ấn tượng là bạn không để ý gì đến thời gian của người khác. Khimột người gọi biết rằng bạn không có mặt ở đó, họ chỉ muốn nhanh chóng để lại một thôngđiệp. Họ cũng có thể tự hỏi bạn đi đâu mà không nhấc điện thoại. Do đó, trong trường hợp bạnkhông có mặt ở văn phòng vì đi nghỉ mát chẳng hạn, tốt nhất là để người gọi biết khi nào bạn sẽtrở lại văn phòng.Những mẹo nhỏ trên sẽ là lời nhắc nhở bạn nhớ đến câu nói của Robert Frost: Một nửa thế giớinày được xem là những người có nhiều điều để nói nhưng không thể nói ra được, và một nửachẳng có gì để nói nhưng lại nói liên mồm. Nguyệt Ánh Theo leadingtoday ...