Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm những nội dung về khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc của việc sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; theo dõi và quản lý các kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữĐẠI HỌC SÀI GÒNKHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNGTẬP BÀI GIẢNGTỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮTP. HCM, 20141I. KHAÙI NIEÄM, MUÏC ÑÍCH, YÙ NGHÓA, NGUYEÂN TAÉC CUÛA VIEÄC SÖÛ DUÏNG TAØILIEÄU LÖU TRÖÕ1. Khaùi nieämToå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø toaøn boä coâng taùc cung caáp cho caùc côquan Nhaø nöôùc, caùc toå chöùc xaõ hoäi, caùc caù nhaân nhöõng thoâng tin caàn thieát töø taøilieäu löu tröõ nhaèm phuïc vuï caùc muïc ñích chính trò, kinh teá, vaên hoaù, khoa hoïc vaøcaùc lôïi ích chính ñaùng cuûa coâng daân.2. Muïc ñíchVieäc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ nhaèm phuïc vuï caùc muïc ñích sau ñaây:a) Chính tròÑaây laø muïc ñích quan troïng haøng ñaàu cuûa toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ.Muïc ñích chính trò ñöôïc theå hieän trong vieäc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phuïc vuï söïlaõnh ñaïo cuûa Ñaûng ñoái vôùi nhaø nöôùc vaø xaõ hoäi, phuïc vuï chính saùch ngoaïi giao,baûo veä chuû quyeàn ñaát nöôùc, phaùt trieån quan heä hôïp taùc quoác teá giöõa nöôùc ta vaøcaùc nöôùc khaùc, phuïc vuï an ninh chính trò vaø traät töï an toaøn xaõ hoäi.b) Kinh teáMuïc ñích kinh teá ñöôïc theå hieän trong vieäc söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeå xaâydöïng caùc chieán löôïc kinh teá, caùc quy hoaïch, keá hoaïch phaùt trieån caùc ngaønh kinhteá quoác daân, caûi caùch quaûn lyù kinh teá, tieán haønh nghieân cöùu, thieát keá caùc coângtrình xaây döïng cô baûn vaø cheá taïo caùc saûn phaåm coâng nghieäp.c) Khoa hoïcTaøi lieäu löu tröõ ñöôïc söû duïng ñeå nghieân cöùu, giaûi quyeát caùc vaán ñeà khoahoïc caáp thieát nhaèm ñöa ñaát nöôùc thaønh quoác gia coù neàn khoa hoïc tieân tieán.Taøi lieäu löu tröõ coøn ñöôïc söû duïng ñeå phaùt trieån khoa hoïc lòch söû nhö nghieâncöùu lòch söû Ñaûng, lòch söû daân toäc vaø lòch söû cuûa töøng ñòa phöông.Ngoaøi caùc muïc ñích noùi treân, taøi lieäu löu tröõ coøn phuïc vuï cho muïc ñích baûotoàn vaø phaùt trieån neàn vaên hoaù, giaùo duïc ñaäm ñaø baûn saéc daân toäc…3. YÙ nghóaToå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø moät trong nhöõng coâng taùc quan troïngnhaát vaø laø muïc tieâu cuoái cuøng cuûa coâng taùc löu tröõ.Toå chöùc söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu löu tröõ seõ coù taùc duïng thieát thöïc trongvieäc tieát kieäm thôøi gian, coâng söùc vaø tieàn cuûa cho Nhaø nöôùc vaø nhaân daân. Noùicaùch khaùc, toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ seõ bieán tö lieäu thaønh cuûa caûi vaät chaátcho xaõ hoäi, naâng cao möùc soáng tinh thaàn vaø vaên hoaù cho nhaân daân.2Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø caàu noái giöõa caùc löu tröõ vôùi xaõ hoäi, vôùi nhaândaân, taêng cöôøng vai troø xaõ hoäi cuûa taøi lieäu löu tröõ. Thoâng qua caùc hình thöùc söû duïng taøilieäu löu trö,õ moïi cô quan Nhaø nöôùc vaø coâng daân thaáy ñöôïc vò trí vaø taàm quan troïng cuûacaùc kho löu tröõ; qua ñoù moïi ngöôøi seõ yù thöùc ñöôïc traùch nhieäm vaø nghóa vuï cuûa mìnhtrong vieäc giöõ gìn vaø baûo quaûn an toaøn taøi lieäu löu tröõ.Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø moät ñoäng löïc maïnh meõ ñeå thuùc ñaåy caùccoâng taùc nghieäp vuï löu tröõ phaùt trieån. Nhu caàu söû duïng taøi lieäu löu tröõ caøng phongphuù, ña daïng thì baét buoäc caùc coâng taùc nghieäp vuï nhö thu thaäp, chænh lyù, phaânloaïi, thoáng keâ, laäp coâng cuï tra cöùu khoa hoïc cho taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaåy maïnhhôn, laøm toát hôn.Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ mang laïi lôïi ích thieát thöïc cho xaõ hoäi, chocaùc kho löu tröõ vì theá ñaõ taïo neân nguoàn ñoäng vieân höõu hieäu cho caùn boä caû veà vaätchaát laãn tinh thaàn.4. Nguyeân taécCoâng taùc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaûm baûo caùc nguyeân taéc sau ñaây:a) Nguyeân taéc chính tròTrong xaõ hoäi cho giai caáp, taøi lieäu löu tröõ bao giôø cuõng laø coâng cuï ñaáu tranhgiai caáp. Chính vì vaäy moïi giai caáp trong xaõ hoäi ñeàu söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeåbaûo veä quyeàn lôïi cuûa giai caáp mình, choáng laïi caùc giai caáp thuø ñòch.Do ñoù vieäc ñöa taøi lieäu ra ñeå phuïc vuï caùc nhu caàu khai thaùc caàn phaûi coùquan ñieåm giai caáp, cuï theå hôn, ôû nöôùc ta phaûi phuïc vuï caùc nhieäm vuï chính tròcuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Nhö vaäy, coâng taùc toå chöùc söû duïng taø i lieäu löu tröõ ñoøi hoûiphaûi ñaûm baûo nguyeân taéc chính trò. Ñeå thöïc hieän ñöôïc nguyeân taéc naøy, caùc löutröõ, ñaëc bieät laø löu tröõ nhaø nöôùc phaûi nhaïy beùn veà chính trò, xuaát phaù t töø nhieäm vuïchính trò trong töøng thôøi kyø cuï theå maø taäp hôïp vaø toå chöùc cung caáp nhöõng taøi lieäucaàn thieát.b) Nguyeân taéc cô maätNhö ñaõ bieát, trong kho löu tröõ coù moät soá khoâng nhoû taøi lieäu löu tröõ chöùanhieàu bí maät cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Ñieàu naøy khoâng coù nghóa laø taøi lieäu löu tröõkhoâng ñöôïc ñöa ra söû duïng ñeå phuïc vuï caùc nhu caàu khaùc nhau. Ñieàu ñaùng noùi ôûchoã, nhöõng taøi lieäu naøy luoân laø ñoái töôïng ñeå caùc löïc löôïng thuø ñòch chi ...