Thủ Thuật Excel: Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1)

Ngoài việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian trong Excel để làm việc với các dãy ô theo một cách nào đó. Dù bạn sao chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu chúng, các dãy ô là một phần lớn trong hoạt động hằng ngày của Excel. Và tại sao không ?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ Thuật Excel: Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1) Học Excel - Thủ Thuật ExcelHiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1)Hiểu biết nhiều hơn về các dãy ô (phần 1):Ngoài việc nhập liệu, có lẽ bạn dành phần lớn thời gian trong Excel để làmviệc với các dãy ô theo một cách nào đó. Dù bạn sao chép, di chuyển, địnhdạng, đặt tên, hay tô màu chúng, các dãy ô là một phần lớn trong hoạt độnghằng ngày của Excel. Và tại sao không ? Sau hết, làm việc với một dãy ô dễdàng hơn nhiều so với làm việc với từng ô riêng biệt. Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung bình của một cột số từ B1 đến B30. Bạn có thể nhập hết 30 ô đó như là những đối số của hàm AVERAGE, nhưng gõ = AVERAGE(B1:B30) sẽ nhanh hơn (và có lẽ chính xác hơn). Nói cách khác, các dãy ô giúp tiết kiệm thời gian làm việc. Nhưng còn nhiều điều khác về các các dãy ô hơn là chỉ có vậy. Các dãy ô là những công cụ mạnh mẽ thể hiện sức mạnh tiềm của Excel. Do đó, nếu bạn càng biết nhiều về các dãy ô, thì bạn càng tận dụng được tối đa (thời gian) đầu tư vào Excel của bạn. Phần này giúp bạn vượt ra khỏi những chuyện bình thường của dãy ô và trình bày một số cách để bạn tận dụng được tối đa những tính năng của Excel. Những kỹ thuật chọn dãy nâng cao Khi làm việc với Excel, bạn sẽ gặp phải ba tình huống mà trong đó bạn sẽ chọn một dãy ô: Khi một trường (field) nào đó trong một hộp thoại yêu cầu nhập dữ liệu vào dưới dạng một dãy ô Khi nhập một đối số của hàm Trước khi chọn một lệnh sử dụng dữ liệu ở dạng là một dãy ô Với trường hợp là trường dữ liệu của một hộp thoại hoặc đối số của một hàm, cách đơn giản nhất để chọn một dãy ô là nhập tọa độ cho dãy ô bằng tay (nhập thủ công). Bạn chỉ việc nhập địa chỉ của ô trên cùng bên trái (thường gọi là ô neo, ô gốc), theo sau là một dấu hai chấm (:), rồi địa chỉ của ô dưới cùng bên phải. Để sử dụng phương pháp này, bạn phải thấy được dãy ô mà bạn muốn chọn, hoặc bạn phải biết trước tọa độ của nó. Bởi vì điều này thường là không dễ dàng như thế, nên hầu hết người ta không nhập trực tiếp các tọa độ dãy, mà thay vào đó, họ chọn các dãy ô bằng cách sử dụng chuột hoặc bàn phím. Tôi sẽ giả định rằng bạn đã biết những kỹ thuật đơn giản để chọn một dãy ô. Các mục sau đây sẽ trình bày cho bạn một vài kỹ thuật nâng cao nhằm giúp bạn chọn một dãy ô nhanh hơn và dễ dàng hơn. Thủ thuật chọn dãy bằng chuột Bạn nên ghi nhớ những kỹ thuật tiện lợi sau đây khi dùng chuột để chọn một dãy ô: Khi chọn một dãy ô liên tiếp theo hình chữ nhật (bằng cách nhấp giữ phím trái và kéo chuột), có thể bạn sẽ nhận thấy mình chọn nhầm góc phải dưới cùng, và kết quả là dãy ô quá lớn hoặc quá bé. Để sửa nó, bạn hãy nhấn giữ phím Shift và nhấp vào đúng ô dưới cùng bên phải (mà bạn muốn). Dãy ô sẽ tự động điều chỉnh. Sau khi chọn một dãy ô lớn, bạn sẽ thường không còn thấy được ô trên cùng bên trái (ô hiện hành) nữa, vì bạn đã cuộn nó ra khỏi màn hình. Nếu bạn cần phải thấy được ô hiện hành trước khi tiếp tục, bạn có thể sử dụng các thanh cuộn (scrollbars) để đưa nó vào khung xem được, hoặc nhấn Ctrl-Backspace. Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel thay cho cách thông thường khi dùng chuột chọn một dãy ô liên tiếp hình chữ nhật: Bạn nhấp chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn, nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn sẽ thấy chữ Extend Selection hiện lên ở dưới thanh Status bar), và sau đó nhấp tiếp ô dưới cùng bên phải của dãy ô. Excel chọn toàn bộ dãy ô đó. Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend. Nếu các ô bạn muốn làm việc với chúng nằm rải rác trong Sheet, bạn phải kết hợp chúng thành một dãy không liên tiếp. Bí quyết để xác định một dãy ô không liên tiếp là nhấn phím Ctrl trong khi chọn các ô. Nghĩa là, đầu tiên bạn nhấp chọn ô hoặc dãy ô mà bạn muốn đưa vào một dãy ô không liên tiếp nhau, rồi nhấn và giữ phím Ctrl, nhấp chọn tiếp các ô hoặc các dãy ô hình chữ nhật khác mà bạn muốn đưa thêm vào dãy ô không liên tiếp đó. Thủ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím Excel cũng có hai thủ thuật nhằm làm cho việc chọn một dãy ô bằng bàn phím trở nên dễ dàng hoặc hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn chọn một dãy ô liên tiếp có chứa dữ liệu, có một cách dễ dàng hơn để chọn toàn bộ dãy ô đó. Đầu tiên, di chuyển đến ô trên cùng bên trái của dãy ô. Để chọn tiếp các ô gần kề ở bên dưới ô đó, nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên xuống; để chọn tiếp các ô ở bên phải của dãy đang chọn này, nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên phải. Nếu bạn chọn một dãy ô lớn, không nằm vừa trong một màn hình, bạn có thể cuộn các ô được chọn bằng cách kích hoạt phím Scroll Lock. Khi Scroll Lock đã được bật, vùng được chọn sẽ giữ nguyên vẹn khi bạn nhấn các phím mũi tên (hoặc Page Up, Page Down) để cuộn qua cuộn lại các ô. Làm việc với các dãy 3D Dãy 3D là một d ...