Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2)

Ở bài : “Dùng tên cho dãy (range name)”, bạn đã học cách đặt tên cho các hằng số thường được sử dụng. Bạn có thể áp dụng cách tương tự như vậy cho những công thức thường được sử dụng. Cũng như các hằng số, công thức (đã được đặt tên sẽ) không xuất hiện trong một ô nào.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2) Học Excel -Thủ Thuật Excel Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2) Hướng dẫn thiết lập các công thức đơn giản (phần 2): Đặt tên cho các Công thức Ở bài : “Dùng tên cho dãy (range name)”, bạn đã học cách đặt tên cho các hằng số thường được sử dụng. Bạn có thể áp dụng cách tương tự như vậy cho những công thức thường được sử dụng. Cũng như các hằng số, công thức (đã được đặt tên sẽ) không xuất hiện trong một ô nào. Nó sẽ được lưu trong bộ nhớ và làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Để đặt tên cho một công thức, bạn theo các bước sau đây:1. Chọn Formulas, Define Name để hiển thị hộp thoại New Name.2. Gõ tên mà bạn muốn đặt cho công thức trong khung Name.3. Trong khung Refers To, nhập chính xác công thức giống như bạn nhập trong bảng tính.4. Nhấn OK. Bây giờ bạn có thể nhập tên của công thức trong các ô của bảng tính (thay vì nhập công thức đó). Ví dụ, công thức sau đây tính thể tích của một hình cầu (với r là bán kính hình cầu): Vậy, giả sử rằng bạn có một ô tên là Radius (ô này có chứa con số chỉ bán kính của hình cầu, r) nằm đâu đó trong bảng tính, bạn có thể tạo một công thức có tên là SphereVolume, và nhập công thức sau đây trongkhung Refers To của hộp thoại New Name (với PI() là hàm trả về giá trị consố Pi):= (4 * PI() * Radius ^ 3) / 3Làm việc với các liên kết trong công thứcNếu bạn có dữ liệu trong một bảng tính mà bạn muốn dùng chúng trong mộtbảng tính khác, bạn có thể thiết lập một liên kết giữa chúng. Cách làm nàycho phép các công thức của bạn sử dụng các tham chiếu đến những ô haynhững dãy trong một bảng tính khác. Khi dữ liệu (ở những bảng tính) khácthay đổi, Excel tự động cập nhật các liên kết.Ví dụ, hình 3.11 minh họa hai bảng tính đã được liên kết. Sheet BudgetSummary trong bảng tính 2008 Budget-Summary chứa dữ liệu từ sheet Detailtrong bảng tính 2008 Budget. Cụ thể hơn, công thức bạn thấy ở ô B2 trongbảng tính 2008 Budget-Summary chứa một tham chiếu ngoài dẫn đến ô R7trong bảng tính 2008 Budget. Nếu giá trị ở R7 thay đổi, Excel sẽ cập nhậtbảng tính 2008 Budget-Summary ngay tức khắc.Figure 3.11 (Hình 3.11)Tìm hiểu các Tham chiếu ngoàiChẳng có gì bí ẩn đằng sau các liên kết này. Bạn thiết lập các liên kết bằngcách đưa vào một liên kết đến một ô hay một dãy trong một bảng tính khác(hay một sheet khác trong cùng bảng tính). Trong ví dụ được minh họa ởhình 3.11, tất cả những gì tôi làm là nhập một dấu bằng trong ô B2 của sheetBudget Summary, và rồi nhấp chuột vào ô R7 của sheet Details.Điều duy nhất bạn cần làm quen là cấu trúc của một tham chiếu ngoài. Sauđây là cú pháp:‘path[workbookname]sheetname’!reference· path : Ổ đĩa và thư mục chứa bảng tính (cần liên kết tới), đây có thể là mộtđường dẫn cục bộ, một đường dẫn mạng, hoặc thậm chí là một địa chỉInternet. Bạn cần đưa vào đường dẫn (path) này chỉ khi bảng tính (cần liênkết tới) đã được đóng lại.· workbookname : Tên của bảng tính, kể cả phần mở rộng. Luôn luôn đặt têncủa bảng tính trong một cặp dấu ngoặc vuông ([ ]). Bạn có thể bỏ qua tên củabảng tính nếu bạn tham chiếu đến một ô hoặc một dãy trong một sheet kháccủa cùng bảng tính (và dĩ nhiên là cũng không cần đến path).· sheetname : Tên của worksheet. Bạn có thể bỏ qua tên này nếu tham chiếuđến một tên đã được định nghĩa trong cùng một bảng tính.· reference : Một tham chiếu ô hoặc dãy, hoặc một tên đã được định nghĩa.Ví dụ, nếu bạn đóng bảng tính 2008 Budget, thì Excel sẽ tự động thay đổitham chiếu ngoài được minh họa trong hình 3.11 như sau (ví dụ này còn phụthuộc vào đường dẫn thực tế của bảng tính):= ‘D:GPE[2008 Budget.xlsx]Details’!$R$7Cập nhật các liên kếtMục đích của một liên kết là tránh lặp lại các công thức và dữ liệu trongnhiều bảng tính. Nếu một bảng tính chứa thông tin mà bạn cần, bạn có thể sửdụng một liên kết để tham chiếu dữ liệu mà không cần tái tạo nó trong mộtbảng tính khác.Tuy nhiên, để trở nên hữu ích, dữ liệu trong bảng tính phụ thuộc (bảng tínhcó chứa liên kết) luôn luôn phải phản ánh nội dung thực sự của bảng tínhnguồn (bảng tính chứa dữ liệu được liên kết). Bạn có thể chắc chắn về điềunày bẳng cách cập nhật liên kết, như được giải thích sau đây:· Nếu cả bảng tính nguồn và bảng tính phụ thuộc đang được mở, Excel sẽ tựđộng cập nhật liên kết bất kỳ khi nào dữ liệu nguồn có thay đổi.·Nếu bảng tính nguồn đang được mở trước khi bạn mở bảng tính phụ thuộc,Excel cũng tự động cập nhật lại các liên kết (trong bảng tính phụ thuộc).· Nếu bảng tính nguồn chưa được mở khi bạn mở bảng tính phụ thuộc, Excelsẽ xuất hiện một thông báo Security Warning ở thanh thông báo (nằm cùngchỗ với thanh trạng thái – status bar), nhằm báo cho bạn biết rằng viêc tựđộng cập nhật liên kết đang tắt. Trong trường hợp này, bạn nhấn Options,nhấn tùy chọn Enable this Content rồi nhấn OK.· Nếu như bạn không cập nhật các liên kết khi bạn mở bảng tính phụ thuộc,bạn có thể cập nhật các liê ...