Thủ tục kiểm soát tài liệu

Thủ tục này nhằm kiểm soát mọi tài liệu, bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong các hệ thống quản lý của công ty
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thủ tục kiểm soát tài liệu T HUÛ TUÏ C KIEÅM SOAÙT TAØI LIEÄU1. Muïc ñích: Thuû tuïc naøy ñöôïc laäp ra nhaèm kieåm soaùt moïi taøi lieäu, bao goàm taøi lieäu noäi boä vaø taøi lieäu coù nguoàn goác töø beân ngoaøi ñöôïc ñöa vaøo aùp duïng trong caùc heä thoáng quaûn lyù cuûa Coâng ty .2. Phaïm vi: Taøi lieäu vaø döõ lieäu caàn kieåm soaùt theo thuû tuïc naøy bao goàm caùc taøi lieäu theo höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu thuoäc heä thoáng taøi lieäu cuûa Coâng ty.3. Noäi dung:3.1 Löu ñoà: 1 Ngöôøi thöïc hieän Quy trình Taøi lieäu, Bieåu maåuBoä phaän coù yeâu caàu Phieáu ñeà xuaát laøm; thay ñoåi taøi Yeâu caàu KS taøi lieäu lieäu (maõ soá: 0089; 0090)Boä phaän chuyeân moân + Trao ñoåingöôøi kieåm soaùt taøi lieäu +ngöôøi yeâu caàuÑaïi dieän laõnh ñaïoÑaïi dieän laõnh ñaïo Baûng theo doõi thay ñoåi taøi lieäu Phaân coâng (maõ soá: 0094)Ngöôøi ñöôïc phaân coâng Höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu Döï thaûo (maõ soá: 0088)Ñaïi dieän laõnh ñaïo Pheâ duyeätNgöôøi kieåm soaùt taøi lieäu Danh muïc taøi lieäu (maõ soá: Caäp nhaät theo doõi 0091)Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu Ñoùng daáu kieåm soaùt Ñaùnh daáu, nhaän daïngNgöôøi kieåm soaùt taøi lieäu Danh saùch phaân phoái taøi lieäu Pho to, Phaân phoái (maõ soá: 0093; 0092)Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu Laäp Hoà sô 23.2 Noäi dung (thuyeát minh löu ñoà):3.2.1 Phaùt haønh taøi lieäu môùi:1. Phaùt sinh nhu caàu taøi lieäu môùi: ngöôøi yeâu caàu göûi giaáy ñeà nghò (theo maãu maõ soá: 0089) tôùi Ñaïi dieän laõnh ñaïo (ÑDLÑ) xem xeùt.2. Ñaïi dieän laõnh ñaïo xem xeùt: Neáu khoâng ñoàng yù thì thoâng baùo laïi cho ngöôøi yeâu caàu bieát; Neáu ñoàng yù thì chæ ñònh ngöôøi bieân soaïn vaø höôùng daãn ngöôøi bieân soaïn soaïn thaûo taøi lieäu vaø ghi yù kieán cuûa mình trong giaáy ñeà nghò (bieåu maãu maõ soá: 0089) vaø chuyeån giaáy ñeà nghò cho ngöôøi saïn thaûo.3. Ngöôøi bieân soaïn: Tieán haønh soaïn thaûo taøi lieäu, ñaùnh maùy, laàn ban haønh, kyù vaøo oâ ngöôøi bieân soaïn (xem höôùng daãn soá hieäu taøi lieäu trong Höôùng daãn bieân soaïn taøi lieäu maõ soá: 0088); Chuyeån taøi lieäu soaïn thaûo tôùi caùc Boä phaän chuyeân moân lieân quan, ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu, ngöôøi yeâu caàu coù yù kieán (vieäc xin yù kieán veà taøi lieäu laø khoâng baét buoäc tröø tröôøng hôïp ñoái vôùi ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu). Toång hôïp caùc yù kieán ñeå tieáp tuïc soaïn thaûo; Trình ÑDLÑ xem xeùt vaø pheâ duyeät (coù keøm theo yù kieán cuûa caù nhaân, Boä phaän chuyeân moân theo muïc treân ñaây - neáu coù). Ñoái vôùi caùc noäi dung maø ngöôøi bieân soaïn, Boä phaän chuyeân moân lieân quan, Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu coù yù kieán khaùc nhau thì trình caùc yù kieán ñoù cho ÑDLÑ ñeå ÑDLÑ coù quyeát ñònh cuoái cuøng. Taøi lieäu sau khi pheâ duyeät chính thöùc, Ngöôøi bieân soaïn chuyeån ñeán Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu.4. Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu caäp nhaät taøi lieäu vaøo danh muïc taøi lieäu (maõ soá: 0091). Danh muïc naøy phaûi coù saún ñeå moïi nhaân vieân truy caäp khi muoán xaùc nhaän taøi lieäu nhaèm traùnh söû duïng taøi lieäu loãi thôøi.5. Ngöôøi kieåm soaùt taøi lieäu cho photo nhieàu baûn thích hôïp, ñoùng daáu Kieåm soaùt theo Qui ñònh veà ñoùng daáu taøi lieäu (Höôùng daãn coâng vieäc bieân soaïn taøi lieäu maõ soá: 0088), phaân phoái ñeán ngöôøi nhaän taøi lieäu theo baûn phaân phoái taøi lieäu ñaõ ñöôïc ÑDLÑ pheâ duyeät (maõ soá: 0092 “Danh saùch phaân phoái moät taøi lieäu taøi lieäu”; 0093 “ Danh saùch phaân phoái nhieàu taøi lieäu” ). 36. Ngöôøi nhaän taøi lieäu phaûi kieåm tra ñeå ñaûm baûo ñaõ nhaän ñuùng taøi lieäu, phoå bieán taøi lieäu ñeán taát caû nhaân vieân coù lieân quan vaø löu taøi lieäu sao cho deã daøng nhaän bieát, deã daøng laáy ra tra khaûo khi caàn thieát.7. Phuï traùch kieåm soaùt taøi lieäu löu tröõ taøi lieäu goác theo töøng taøi lieäu, baûn taøi lieäu goác naøy khoâng ñoùng daáu Kieåm soaùt ñeå coù theå photo vaø phaân phoái khi caàn thieát.3.2.2 Thay ñoåi taøi lieäu hieän haønh:1. Phaùt sinh nhu caàu caàn thay ñoåi taøi lieäu hieän haønh: ngöôøi yeâu caàu göûi phieáu ñeà xuaát thay ñoåi taøi lieäu tôùi ÑDLÑ (bieåu maãu maõ soá: 0090).2. ÑDLÑ xem xeùt: Neáu khoâng ñoàng yù thì thoâng baùo laïi cho ngöôøi yeâu caàu; Neáu ñoàng yù thì chæ ñònh Ngöôøi bieân soaïn vaø höôùng daãn Ngöôøi bieân soaïn thay ñoåi taøi lieäu vaø ghi yù kieán cuûa mình trong phieáu ñeà xuaát thay ñoåi taøi lieäu (bieåu maãu maõ soá: 0090) vaø chuyeån phieáu yeâu caàu thay ñoåi taøi lieäu cho Ngöôøi bieân soaïn.3. Ngöôøi bieân soaïn tieán haønh soaïn thaûo phaàn thay ñoåi taøi lieäu vaø thöïc hieän theo caùc böôùc töø 3 ñeá ...