Tin học ứng dụng trong kinh doanh - TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU

Ý nghĩa: Thống kê, tính toán theo từng nhóm dữ liệu trên những trường được chỉ định của cơ sở dữ liệu. Excel sẽ tự động phân tách nhóm dữ liệu, tính toán và chèn kết quả tổng hợp và đầu hoặc cuối mỗi nhóm. Cách thực hiện: Bước 1: Sắp xếp cơ sở dữ liệu theo trường nào cần phân nhóm để thống kê, tính toán; Bước 2: Chọn cơ sở dữ liệu sau đó mở mục chọn Data\ Sub Total.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tin học ứng dụng trong kinh doanh - TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU XP Chương 6. TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU Nguyễn Phương Tâm 1 CHỨC NĂNG SUB TOTAL XP  Ý nghĩa: Thống kê, tính toán theo từng nhóm dữ liệu trên những trường được chỉ định của cơ sở dữ liệu. Excel sẽ tự động phân tách nhóm dữ liệu, tính toán và chèn kết quả tổng hợp và đầu hoặc cuối mỗi nhóm.  Cách thực hiện:  Bước 1: Sắp xếp cơ sở dữ liệu theo trường nào cần phân nhóm để thống kê, tính toán;  Bước 2: Chọn cơ sở dữ liệu sau đó mở mục chọn Data\ Sub Total; Nguyễn Phương Tâm 2 CHỨC NĂNG SUB TOTAL XP  Bước 3: Xác định các thông số sau:  At each change in: Chọn trường dùng để phân nhóm;  Use Function: Chọn hàm để thống kê;  Add Sub Total to: Chọn những trường nào muốn thực hiện thống kê trên đó;  Replace current subtotals: Thay thế những giá trị subtotal hiện có; Nguyễn Phương Tâm 3 CHỨC NĂNG SUB TOTAL XP  PageBreak between groups: chọn, nếu muốn tạo dấu ngắt trang giữa các nhóm;  Summary below data: chọn, muốn dòng tổng kết được chèn ở sau mỗi nhóm;  RemoveAll: Xóa tất cả những Subtotal hiện có; Nguyễn Phương Tâm 4 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE XP Ý nghĩa: Thống kê, kết hợp trên các dữ liệu tương ứng của nhiều Sheet hoặc Book và kết xuất kết quả vào 1 Sheet tổng hợp nào đó.  Cách thực hiện:  Bước 1: Chọn cơ sở dữ liệu;  Bước 2: Mở mục chọn Data\ Consolidate; xác đinh các thông số sau: Nguyễn Phương Tâm 5 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE XP  Function: Chọn hàm để tính;  Reference: Xác định phạm vi dữ liệu;  All reference: Liệt kê tất cả các phạm vi dữ liệu tham gia kết hợp.  Use label in:  Top Row: Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên trên là tiêu đề cột;  Left Column: Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên trái là tiêu đề dòng; Nguyễn Phương Tâm 6 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE XP  Create links to source data: chọn, nếu muốn tạo liên kết với dữ liệu nguồn;  Browse: liệt kê danh sách các file Workbook.  Add: Bổ sung 1 phạm vi được chọn từ Reference vào All reference.  Delete: Xóa 1 phạm vi( Nếu lỡ xác định sai). Nguyễn Phương Tâm 7 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE XP Chọn hàm để tính liệt kê DS Dùng dòng dữ các file liệu đầu tiên Xác định bên trên là tiêu Thêm phạm vi Dùngề ộộdữ liệu đ c ct t dữ liệu đầu tiên bên trái Liệt kê tất là tiêu đề dòng cả các Xóa phạm vi dữ phạm vi liệu tham gia kết hợp tạo liên kết với dữ liệu nguồn Nguyễn Phương Tâm 8 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE XP  Chú ý Ta có thể tạo khung của bảng thống kê trước, với điều kiện là các tên trường và các Label(nhãn) của cơ sở dữ liệu này phải hoàn toàn giống hệt các tên trường và các (nhãn) của cơ sở dữ liệu(trật tự có thể khác). Nguyễn Phương Tâm 9 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ XP PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Ý nghĩa: Pivot Table là một công cụ để tổng hợp và phân tích số liệu từ một cơ sở dữ liệu. Ngoài khả năng nhóm dữ liệu theo dạng hàng cột (2D) Pivot Table còn tạo báo cáo dạng 3 chiều.(3S) Nguyễn Phương Tâm 10 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ XP PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Chức năng: Tạo ra bảng tổng kết Tổ chức bảng dữ liệu bằng phương pháp kéo thả Lọc và nhóm dữ liệu Vẽ biểu đồ từ PivotTable Nguyễn Phương Tâm 11 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ XP PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE Nguyễn Phương Tâm 12 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ XP PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Thực hiện:  Quét khối chọn vùng số liệu  Data\ Pivot Table and PivotChart Report ->xuất hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart Wizard: Nguyễn Phương Tâm 13 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ XP PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Bước 2: Lần lượt làm theo từng bước của quá trình tạo bảng. Cụ thể như sau: Step 1: Chọn loại dữ liệu dùng để phân tích trong việc tạo bảng.  Microsoft Excel List or Database: dữ liệu là cơ sở dữ liệu của Excel.  External data source: Dữ liệu là cơ sở dữ liệu của một chương trình khác.  Multiple consolidation ranges: Dữ liệu là nhiều vùng cơ sở dữ liệu.  Another Pivot Table: dữ liệu là bảng Pivot Table khác.  Nhấn nút Next để sang bướn Phương Tâm Nguyễ c tiếp theo: 14 TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ XP PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE  Step 2: Xác định phạm vi dữ liệu dùng để tạo bảng  Step 3: Xác định vị trí đặt của Pivot Table,  Chọn nút Layout (có thể thực hiện sau khi tạo Pivot table)  Xác định Field nào chứa dữ liệu mà ta muốn tổng hợp hoặc phân tích rồi kéo vào phần DATA  Chọn giá trị sắp xếp theo cột với nhãn nằm phía trên, kéo vào vùng Column  Sắp xếp theo hàng, ...