Tổ chức hội nghị khách hàng

Để có một hội nghị khách hàng thành công chắc chắn các bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để suy nghĩ và lên kế hoạch để giúp các doanh nghiệp có thể liên kết, hoặc tham dò ý kiến khách hàng. Mời các bạn cùng tham khảo tài liệu "Tổ chức hội nghị khách hàng" để có nhiều kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tổ chức hội nghị khách hàng TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG Khái niệm: Hội nghị khách hàng là việc doanh nghiệp tổ chức một sự kiện để đối thoại, liên kết, hoặc tham dò ý kiến khách hàng qua đó duy trì sự trung thành đối với khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng từ đó tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp. Mục đích: Tùy thuộc vào giai đoạn của sản phẩm hay doanh nghiệp trong chu kì sống của sản phẩm hay doanh nghiệp đó. o Muốn thu hút khách hàng o Muốn tỏ lòng cảm ơn o Khi một khách hàng muốn chấm dứt quan hệ giao dịch hay làm ăn, doanh nghiệp sẽ tổ chức những cuộc đối thoại dạng này nhằm giữ chân khách hàng o Thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình o Muốn quảng bá cho hoạt động marketing o Muốn phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm: hoạch định những chiến lược kinh doanh mới thông qua sự ý kiến trực tiếp của khách hàng. Đây là các bước cụ thể trong việc chuẩn bị buổi hội nghị khách hàng đi kèm với ví dụ cụ thể về buổi hội nghị khách khách của công ty Vinagame và công ty Zion. I. CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ Lập danh sách khách mời trong buổi hội nghị khách hàng. Lên danh sách khách tham dự, soạn thư mời. Khách mời gồm 300 người và những khách hàng, đại lý, các nhà đầu tư và giới truyền thông…vv Lập trình tổ chức Chuẩn bị trước khi hoạt động: • Phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người. • Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện. • Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ. Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ. • Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách. • Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng… • Tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường. • Tổ nội dung: viết các bài viết, bài phát biểu, thiết kế tài liệu cho khách mời... Thời Nội dung gian 7h45 Ổn định tổ chức, chuẩn bị cho tiết mục mở màn – 8h 8h – 8h5 Tiết mục văn nghệ do ca sĩ Kiều Minh thể hiện -Giám đốc kinh doanh của công ty VTCGame tuyên bố khai mạc chương trình 8h5 - MC giới thiệu đại biểu tham gia, mục đích, – 8h30 ý nghĩa chương trình - Mời thành phần ban lãnh đạo, khách mời quan trọng phát biểu ý kiến - MC ổn định sân khấu và tập trung mọi người về hướng sân khấu 8h30- Phụ trách bộ phận Hỗ trợ khách hàng trình bày 8h45 về chính sách phân phối và hệ thống chăm sóc khách hàng của công ty 8h45 Phụ trách dự án phần mềm quản lý phòng máy – 8h55 CSM lên trình bày các tính năng ưu việt của dịch vụ này 8h55 Giải lao, BTC trả lời các câu hỏi của các vị đại – 9h30 biểu và khách mời 9h30 Phụ trách Phát triển nội dung của VTC giới thiệu – 9h40 về một số Game và ứng dụng sắp ra mắt 9h40 Văn nghệ - Ca khúc Son – Ca sĩ Hoàng Việt trình – 9h45 bày 9h45- Giám đốc KD của VTC trao thưởng cho 10 phòng 9h55 máy tiêu biểu tại Đà Nẵng 9h55 Phần rút thăm may mắn cho tất cả đại biểu tham – 10h30 gia Hội nghị và trao quà cho các đại biểu may mắn 10h30 Bế mạc Hội nghị Lựa chọn địa điểm và định thời gian tổ chức Lựa chọn thời gian, chọn địa điểm phù hợp đủ với số lượng khách mời. Nếu địa điểm không có sẵn phải tiến hành đặt chỗ trước cho buổi hội nghị. Thời gian tổ chức: Từ 7h30 đến 11h ngày 25/04/2010 Địa điểm tổ chức:Buổi hội nghị diễn ra tại công ty thương mại Hải Phòng, số 22 Lý Tự trọng thành phố Hải Phòng. Gửi giấy mời Gởi thư mời cho khách tham dự trước 7 ngày và phải tuân thủ những quy định sau: • Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự; • Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời; • Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia; • Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng. Theo dõi phản hồi từ thư mời để xác định số lượng khách chính xác đến tham dự. Đặt thiết bị truyền thông Chuẩn bị hoặc đặt các thiết bị truyền thông cho buổi hội nghị. Hệ thống âm thanh phải phù hợp với không gian diễn ra hội nghị. Thiết kế pano để treo tại nơi tổ chức và một số địa điểm khác. Quang cảnh Công ty Thương mại Hải Phòng, địa điểm tổ chức Hội nghị Khách Hàng. Tiền sảnh đã được trang trí rất trang trọng và đẹp mắt: Một tuần trước khi Hội nghị khách hàng diễn ra, không khí phòng Marketing của công ty VinaGame tại Hà Nội lúc nào cũng bận rộn và khẩn trương chuẩn bị cho một sự kiện thành công tốt đẹp. Chuẩn bị nội dung cho buổi hội nghị Viết các bài phát biểu. Chuẩn bị tài liệu để trình bày trong buổi hội nghị. Chuẩn bị tài liệu cho khách mời: như các thông tin mới về công ty, sản phẩm của công ty, những thông tin cần thiết để khách mời hiểu hơn về công ty... Chuẩn bị hoa các tặng phẩm cho khách mời. Rút lại danh sách khách tham dự cuối cùng Xác định số lượng cuối cùng đến tham dự Bố trí hội trường • Bố trí cửa ra vào • Treo khẩu hiệu chào mừng • Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại… • Trưng bày sản phẩm • Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan • Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan. • Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp. Tiến hành kiểm tra trước Hội nghị và tổng diễn tập Thực hiện trước một ngày khi hội nghị diễn ra. Duyệt lại kịch bản Hội nghị để đảm bảo chất lượng cho chương trình. Khâu chuẩn bị được tiến hành đúng 5h00 ngày 25/04/2010 tất cả mọi người đã tập trung về địa điểm diễn ra Hội Nghị để chuẩn bị cho một sự kiện hào hứng. Bắt tay vào lắp ráp máy móc: Chuẩn bị biển hiệu, trang trí sân khấu, sắp xếp từng chi tiết trong khán phòng: Ban tổ chức phân c ...