Các bước tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo

Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng. Lên chủ đề cho chương trình Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Các bước tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo Các bước tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng. Lên chủ đề cho chương trình Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho những người sắp khởi nghiệp có thể là 'Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh', một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là 'Tri ân khách hàng', hay nhân dịp kỷ niệm sinh nhật công ty. Đối với những chương trình mà bạn bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do th ì nội dung chương trình rất quan trọng vì nó quyết định bạn có đông khách tham dự hay không. Nếu có thể, nên làm một cuộc khảo sát trong số những người tham dự tiềm năng để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn tham dự nhất. Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời Việc mà Ban tổ chức thường làm đối với những vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Tuy nhiên đã có rất nhiều chương trình 'bể show' vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời gian hơn dự kiến. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để mặc cho diễn giả muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài cả qua giờ nghỉ trưa. Bạn nên chuẩn bị trước các hình thức 'nhắc khéo' diễn giả, bằng cách chuyền giấy hoặc giơ bảng thông báo về thời gian còn lại dành cho họ, như vậy sẽ giúp kiểm soát chương trình tốt hơn. Trong những buổi hội thảo lớn, mời những diễn giả tiếng tăm, có thể bạn phải cân nhắc việc đưa rước tận nơi để đảm bảo sự đối đãi chu đáo dành cho họ. Nếu diễn giả đến từ địa phương khác, bạn cũng cần sắp xếp trước việc đi lại, ăn ở... của họ, nên đặt phòng cho họ ở một khách sạn gần chỗ diễn ra hội thảo để đảm bảo thuận tiện đi lại. Những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo, huấn luyện, chuyên đề... liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn... vì uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn của Event đó. Bởi vậy cho nên bạn nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả, nếu diễn giả chưa nổi tiếng lắm hoặc đến từ các Tìm kiếm địa điểm phù hợp Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng. Bạn cũng cần kiểm tra những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn xem phần nào họ sẽ miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Bạn cũng cần để ý đặc điểm của nơi tổ chức xem có phù hợp để mình tổ chức hay không. Chẳng hạn như những quán cafe sân vườn diện tích lớn không phù hợp tổ chức hội thảo, workshop vào buổi sáng vì trời sẽ rất nóng, nếu ngồi đông người sẽ tạo không khí nóng bức, ngột ngạt, một số địa điểm có tiếng vang làm cho việc theo dõi của khán giả thêm khó khăn. Có lần tác giả đến dự một buổi training lớn ở nhà thi đấu Nguyễn Du, do địa điểm và nhà cung cấp âm thanh xử lý tiếng vang không tốt làm cho việc thuyết trình của diễn giả hầu như không thể nghe rõ được. Những vật dụng cần cho việc tổ chức Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần thiết cho một buổi hội thảo, hãy xem thêm: Checklist tổ chức một hội nghị khách hàng, tổ chức hội thảo Bạn cũng cần hỏi rõ các nhu cầu của diễn giả, xem trong quá trình nói chuyện, họ có cần thêm công cụ bổ trợ nào không, chẳng hạn diễn giả muốn hình tượng hoá hay muốn khán giả tham gia chơi một trò chơi, làm một bài tập nhỏ thì sẽ cần những dụng cụ như giấy tờ, bút viết, đạo cụ giảng dạy, họ muốn rảnh tay để diễn thuyết thì bạn cần trang bị micro cài áo thay vì loại cầm trên tay, họ muốn chiếu clip từ laptop của họ thì cần có màn chiếu và âm thanh dẫn từ laptop ra ngoài. Bạn đừng mặc định là diễn giả cần gì thì sẽ nói với bạn vì có nhiều khi họ sẽ sơ ý quên mất. Có một buổi training nho nhỏ nọ, diễn giả muốn chiếu cho mọi người xem một đoạn clip trong máy của mình. Tuy nhiên do không có sự chuẩn bị trước, Bộ phận kỹ thuật không có cáp nối âm thanh từ laptop ra dàn loa lớn, vì vậy khán giả đành xem hình và hầu như không nghe thấy âm thanh nhỏ xíu phát ra từ loa chiếc laptop. Truyền thông cho sự kiện Nếu là một sự kiện mà nguồn khách tham dự có sẵn như hội nghị nhà phân phối, huấn luyện nhân viên công ty, bạn sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu không muốn Event của mình vắng như chùa bà Đanh. Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội... Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính 'tấn công' nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn email và sẽ có người liên hệ với bạn để đăng ký tham dự. Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham dự có thể kẹt công việc và sắp xếp không được, nhưng truyền thông sớm quá cũng chưa hẳn là tốt, người tham dự thấy thời gian còn xa nên chủ ...