Vấn đề họp hành

Theo thống kê trên website vnexpress.net, mỗi vị giám đốc doanh nghiệp nhà nước tại Việt Nam trung bình mỗi tháng phải tham gia khoảng 20 cuộc họp chính thức và không chính thức. Tại Mỹ, một cường quốc kinh tế có tác phong làm việc được đánh giá linh hoạt và khoa học, con số các cuộc họp diễn ra trong ngày tại quốc gia này cao đến mức khó tin: 25 triệu cuộc họp/1 ngày (năm 2004). Và theo các chuyên gia, các công ty và tổ chức tại Mỹ chỉ tận dụng được tối đa là...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Vấn đề họp hành Vấn đề họp hành Theo thống kê trên website vnexpress.net, mỗi vị giám đốc doanh nghiệp nhànước tại Việt Nam trung bình mỗi tháng phải tham gia khoảng 20 cuộc họp chính thứcvà không chính thức. Tại Mỹ, một cường quốc kinh tế có tác phong làm việc đượcđánh giá linh hoạt và khoa học, con số các cuộc họp diễn ra trong ngày tại quốc gianày cao đến mức khó tin: 25 triệu cuộc họp/1 ngày (năm 2004). Và theo các chuyêngia, các công ty và tổ chức tại Mỹ chỉ tận dụng được tối đa là 50% khoản thời gianhọp hành khổng lồ này. Lãnh đạo mệt mỏi, nhân viên kêu ca, công việc gián đoạn do họp hành quánhiều, trong khi hiệu quả thu được dường như chỉ là số không. Tuy vậy, bạn có thể vẫntổ chức họp hàng ngày, hàng tuần và vẫn đạt được những kết quả khả quan. Vậy bạnlàm thế nào để tránh được những cuộc họp kém hiệu quả? 1. Xây dựng chương trình nghị sự cụ thể và khoa học: Là nhà quản lý và làngười trực tiếp điều hành các cuộc họp, bạn chỉ nên triệu tập cuộc họp sau khi đã xácđịnh nội dung cụ thể và những vấn đề cần thảo luận. Kinh nghiệm cho thấy, các cuộchọp ôm đồm quá nhiều nội dung trong thời gian giới hạn chỉ mang lại hiệu quả thấp.Điều đó cũng giống như việc trên bàn có rất nhiều món ăn ngon lành, nhưng khi ngườita trộn lẫn chúng với nhau thì cảm giác thật kinh khủng. Bởi vậy, việc tiến hành cuộchọp có nội dung được hoạch định trước sẽ giúp cho cuộc họp diễn ra không bị lamman, lạc phương hướng. Một cuộc họp thành công là cuộc họp giải quyết dứt điểm dùchỉ một vấn đề. Thông tin liên quan đến cuộc họp đều đã được chuẩn bị và nhân viêncó thể cập nhật qua e-mail hay tài liệu được phân phát trước đó, vì thế, bạn đừng biếncuộc họp thành nơi để cung cấp, phổ biến lại những thông tin mà mọi người đã nắmđược. Thay vào đó, bạn hãy hướng mọi người vào những sáng kiến và giải pháp mangtính xây dựng. 2. Yêu cầu nhân viên đầu tư cho cuộc họp: Các thành viên tham gia phảiđược cung cấp trước chương trình nghị sự, như vậy họ mới có thể chuẩn bị sẵn kiếnthức chuyên ngành, các ý tưởng thuộc những lĩnh vực liên quan đến cuộc họp. Mụctiêu của bạn là phải khai thác tối đa chất xám và sức sáng tạo trí tuệ trong nguồn lựccủa công ty, do đó bạn hãy quản lý và theo dõi quá trình thảo luận đóng góp ý kiến củanhân viên trong cuộc họp, đồng thời xem ý thức và thái độ tham gia họp hành là mộttiêu chí đánh giá nhân viên. Chẳng hạn như, một nhân viên được phân công thuyếttrình nhưng lại xuất hiện với vài lời nói vụng về, tối nghĩa và không có tác dụng, thì đóchắc chắn là một nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ. Tiêu chí đánh giá nhân viênqua họp hành cũng sẽ đưa vào “tầm ngắm” những nhân viên luôn viện cớ để vắng mặthay đi họp muộn. 3. Hãy thường xuyên nhìn đồng hồ!: Dựa vào tiền lương tính theo giờ củamỗi nhân viên cộng thêm các chi phí tổ chức cho cuộc họp đó, bạn có thể tính đượcmỗi cuộc họp lấy đi của công ty bạn bao nhiêu tiền của. Kết quả sẽ là một con sốkhông nhỏ chút nào, vì vậy hãy cắt giảm tối đa các khoản thời gian không cần thiết,nhất là phần thủ tục. Các bài phát biểu và tham luận nên được rút gọn tối đa, yêu cầuđược viết với văn phong mạch lạc, từ ngữ dễ hiểu để các thành viên dễ dàng nắm bắt,và quan trọng nhất là chỉ giới hạn trong thời gian cho phép. Bạn cũng nên chia nhữngngười tham dự thành từng nhóm nhỏ để thảo luận, giải quyết dứt điểm một vấn đề cụthể nào đó trong một khoảng thời gian nhất định. Công việc của bạn là nhắc nhở, đônđốc các nhóm thảo luận về khoảng thời gian cho phép nhằm duy trì cuộc họp đúng tiếnđộ thời gian. Cách họp theo nhóm cũng giúp bạn phát hiện được những thành viên thụđộng chỉ biết dựa dẫm vào số đông. 4. Cho ra “Bản tin nhanh” về tiến độ cuộc họp: Cuộc họp càng kéo dài, cácthành viên tham dự càng lộ rõ vẻ sốt ruột. Bạn hãy đưa ra những bản sơ kết nhanh vềtiến độ cuộc họp xem toàn công ty đã thảo luận, giải quyết được những vấn đề nào,hay những công việc gì còn bỏ ngỏ và chưa được rõ ràng. Bạn cũng nên thường xuyênthông báo, nhất là trước giờ giải lao, về những nội dung kế tiếp, kèm theo danh sáchnhững cá nhân liên quan đến phần việc đó. Như vậy bạn sẽ tạo được tâm lý sẵn sàngcho mọi người về phần việc kế tiếp. Với phương thức này, bạn cũng có thể linh hoạthơn trong việc xử lý nội dung cuộc họp trong trường hợp xảy ra những thay đổi nhỏ sovới chương trình nghị sự ban đầu. Chẳng hạn nếu vấn đề A nảy sinh vấn đề A’ và A’’,trong khi bạn cảm thấy cuộc họp có đủ điều kiện thuận lợi để giải quyết ngay cả bavấn đề này, vậy thì bạn không nên chần chờ để chuyển vấn đề B đã định sẵn sang mộtthời gian khác phù hợp hơn. 5. Có nên e ngại những thời điểm “nóng”? Đôi lúc trong phòng họp bỗngxuất hiện không khí căng thẳng bởi một cuộc tranh luận gay gắt, đối đầu giữa hailuồng ý kiến trái ngược nhau. Bạn sợ rằng điều đó sẽ dẫn tới những mâu thuẫn cá nhântrong công ty? Vậy mà hầu h ...