Văn hóa giao tiếp điện thoại nơi công sở

Giao tiếp qua điện thoại là hình thức vừa gián tiếp vừa trực tiếp vì hai người tuy ở cách xa nhau nhưng lại có thể nghe thấy tiếng nói của nhau. Khi cầm máy điện thoại lên, chúng ta hay phát ngôn cửa miệng là "A lô!". A lô (Allo),là một cách phát tín hiệu, được hiểu là "Tôi nghe đây!"(Tôi đang nghe!) nhưng để "Tôi nghe đây!" thực sự mang lại hiệu quả cao thì thật không đơn giản.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Văn hóa giao tiếp điện thoại nơi công sở Văn hóa giao tiếp điện thoại nơi công sởGiao tiếp qua điện thoại là hình thức vừa gián tiếp vừa trực tiếp vì hai người tuy ởcách xa nhau nhưng lại có thể nghe thấy tiếng nói của nhau. Khi cầm máy điệnthoại lên, chúng ta hay phát ngôn cửa miệng là A lô!. A lô (Allo),là một cáchphát tín hiệu, được hiểu là Tôi nghe đây!(Tôi đang nghe!) nhưng để Tôi ngheđây! thực sự mang lại hiệu quả cao thì thật không đơn giản.Theo khảo sát của Công ty tư vấn và đào tạo ATYS (Hà Nội) thì đến gần 90%người sử dụng điện thoại quên màn chào, hỏi, xin lỗi, cảm ơn... mà thường là “Aiđấy?”, “Có việc gì?”, “Gặp ai?”... Phải chăng đã đến lúc mọi người phải có ý thứcrèn luyện kỹ năng giao tiếp điện thoại, đặc biệt là các bạn trẻ trong việc chuẩn bịkỹ năng ứng xử, thuyết phục, xử lý tình huống trong giao tiếp điện thoại, xây dựngvăn hoá điện thoại để những ông chủ khó tính nhất cũng phải hài lòng, góp phầntăng hiệu quả trong công việc, nâng cao hình ảnh của tổ chức nơi bạn tham gia vào.Để giao tiếp qua điện thoại đạt được hiệu quả cao thì cần lưu ý một số điểm sau:1. Xưng danh và đã sẵn sàng nghe.Thể hiện sự đàng hoàng, tự tin trong quan hệ giao tiếp của cả người nói lẫn ngườinghe, được coi là một biểu hiện của sự văn minh. Đây là nguyên tắc mà người nóivà người nghe đều phải thực hiện. Bạn nên sử dụng từ trung tính Tôi và nói mìnhlà ai, đầu dây bên kia có đúng là đối tượng mình cần giao tiếp hay không? Và nhưvậy chứng tỏ bạn đang ở tâm thế sãn sàng nghe đối phương nói. Ví dụ: A lô! Tôilà Minh Hải, Điều dưỡng khoa hồi sức xin nghe! Thì phía đầu dây bên kia nếu xácđịnh đúng là địa chỉ cần gọi thì không nên hỏi lại, mà nói thẳng vào vấn đề: Tôi làVũ Minh, xin đượcanh tư vấn đôi điều. Tuy nhiên, nếu làm việc với một người cụthể thì cần hỏi lại, tránh trường hợp: súng ngắ m thẳng sao đường đạn lại đicong?.Tuy nhiên, những người lịch duyệt không nhất thiết xưng danh, mà chỉ cần nói“Dạ, tôi nghe” hoặc “Dạ, BV Việt Đức xin nghe”. Tuy Allo là một kiểu phát tínhiệu trung lập nhưng cũng nên tránh “Allo” hoặc “Allo ạ”2. Rút ngắn thời gian giao tiếp qua điện thoạiCó nhiều bạn trẻ vẫn cho rằng mình là người nhận điện nên không phải mất tiền,nói bao nhiêu cũng được. Đó là một quan điểm hết sức sai lầm. Nếu bạn gọi đi, bạnnên chuẩn bị thông tin mình định nói, nếu là vấn đề quan trọng thì nên hẹn gặp trựctiếp để trao đổi hoặc nếu là vấn đề phức tạp thì nên chọn hình thức thông tin bằngvăn bản. Không nên và hạn chế mở rộng vấn đề sang một lĩnh vực khác.Một người gọi đến văn phòng bạn trong giờ làm việc và muốn mời bạn ngày maiđi chơi. Nếu bạn chưa thể quyết định ngay được, thì nên nói Ngày mai chưa thểbiết được, khi nào gặp bàn thêm nhé hoặc lát nữa mình gọi lại và nên kết thúccuộc nói chuyện tại đây.Tóm lại, cả hai bên nên kết thúc cuộc nói chuyện khi thấy rằng nó đã kéo quá dàithời gian, hoặc tiêu tốn thời gian một cách vô bổ.3. Không nói những thông tin thừa và bí mật.Dù là người gọi hay người nhận điện thoại thì bạn không nên nói thêm nhữngthông tin quá... thừa thãi. Bạn nên nói Thủ trưởng A (cô B) không có ở nơi làmviệc, xin vui lòng gọi lại vào lúc khác! Không nên nói: Thủ trưởng tôi (cô B)đang ở ngồi bên phòng C, đợi máy để tôi sang gọi... Tối kỵ hỏi rất nhiều thông tinđể người ta có thể hiểu là mình tò mò. Ví dụ: “Hỏi ai”, “Anh là ai đấy”, “Anh ởđâu?”, “Cần hỏi việc gì?” v.v... sau đó mới hạ giọng: “Anh ấy không có ở đây”!!!Khi tìm người khác nghe máy, bạn nên để úp tổ hợp điện thoại xuống mặt bàn,tránh những â m thanh, cuộc nói chuyện của cơ quan lọt vào trong máy.4. Khi người được hỏi không có mặt ở cơ quanNếu một người đồng sự có điện thoại, nhưng anh/chị ấy đi vắng thì nên hỏi ngườigọi điện thoại đến: “Anh/Chị có cần nhắn gì không?”. Có thể nhận câu trả lời: “Tôisẽ gọi lại”, hoặc người gọi điện đến nhờ nhắn một tin tức gì đó thì nên yêu cầungười ta chờ để ghi lại. Điều này thể hiện thái độ trách nhiệ m của mình trước đồngsự. Nếu người gọi điện thoại đến quên xưng danh, chúng ta có thể hỏi lại, nhưngkhông nên hỏi “Tên anh/chị là gì?” mà nên hỏi “Anh/chị có thể cho biết quý danh”,nhưng lịch sự hơn thì nên hỏi “Anh/chị có thể cho biết là ai đã nhắn tin đấy ạ?”5. Một điều mà nhiều người hay quênKhi có chuyện cần hỏi qua điện thoại, luôn cần hỏi người đối thoại “Tôi có thể nóichuyện với anh/chị trong vài phút được không?” Điều này rất quan trọng, vì cóngười hỏi một chuyện rất dài dòng, trong khi người đối thoại đang bận việc khác,nhưng vì nể hay lịch sự mà người ta buộc lòng phải tiếp chuyện điện thoại, hoặcnhững người làm công việc dịch vụ như bán hàng, nhân viên bưu điện, nhưng phảidừng lại hồi lâu để tiếp chuyện điện thoại, gây cản trở công việc hoặc gây phảncảm cho khách.Phần những người bị các cuộc điện thoại không mong muốn như thế thì cũng phảicó nghệ thuật “hoãn binh”, ví dụ “Xin lỗi, mình đan ...