10 bước để cứu nguy một Dự án

Khi một Dự án bị "sa lầy", chúng ta nên cứu nó hay để cho nó chết? Và làm sao để cứu ? Trước hết, chúng ta phái xác định lại vấn đề. Gopai Kapur, Chủ tịch Trung tâm Quản trị Dự án ở San Ramon, bang Califomia, Mỹ chia sẻ kinh nghiệm: "Khi một dự án gặp khó khăn, bạn cần phải quan sát những dấu hiệu mang tính chất quyết định về chiến lược. Bạn phải có một cái nhìn từ một vị trí cao hơn".......
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 bước để cứu nguy một Dự án 10 bước để cứu nguy một Dự ánKhi một Dự án bị sa lầy, chúng ta nên cứu nó hay để cho nó chết? Và làm sao để cứu? Trước hết, chúng ta phái xác định lại vấn đề. Gopai Kapur, Chủ tịch Trung tâm Quảntrị Dự án ở San Ramon, bang Califomia, Mỹ chia sẻ kinh nghiệm: Khi một dự án gặpkhó khăn, bạn cần phải quan sát những dấu hiệu mang tính chất quyết định về chiếnlược. Bạn phải có một cái nhìn từ một vị trí cao hơn.Mặc dù Giám đốc Dự án có thể là người đầu tiên phát hiện dấu hiệu của những vấnđể nghiêm trọng, nhưng chưa hắn là người đưa ra được một hành động thích hợp.Trong cuốn sách Sự gỡ rối tai hại : Cứu nguy những Dự án phần mềm (tạm dịch),nhà xuất bản Addison-Wesley , năm 2006, tác giả E.M. Beunatan viết như sau: cácGiám đốc Dự án thường tin rằng họ có thể tự giải quyết vấn đề, hoặc thậm chí họ cóthể hoàn toàn không biết gì về tính nghiêm trọng của vấn đề? Beunatan hiện là Chủtịch của Advanced Project Solutions Inc, một Công ty chuyên tư vấn và cung cấp dịchvụ cho các dự án phần mềm ở Nonhfield, bang Illinois, Mỹ.Một số Giám đốc Dự án thậm chí còn không muốn thừa nhận thất bại, và do vậy họkhông thèm đếm xỉa đến việc tái đánh giá dự án. Thường thì nhà đầu tư sẽ quyết địnhxem dự án có cần phải được đánh giá lại hay không. Beunatan cho rằng quá trình táiđánh giá này không kéo dài quá hai tuần lễ ở những dự án có quy mô vừa và lớn. ôngđưa ra mười bước khả dĩ áp dựng cho công tác này.1. Ngừng dự ánNhững nhà tài trợ, Giám đốc Dự án hay những nhà đầu tư chính là những người có thểyêu cầu ngừng thực hiện dự án. Việc này nhằm hạn chế thiệt hại và thu hút sự chú ýcủa mọi người. Bạn cần sự hợp tác toàn diện của mọi người. Nếu vẫn tiếp tục thựchiện Dự án song hành với việc tìm giải pháp khắc phục khó khăn thì bạn sẽ không cóđược sự chú ý của mọi người, Beunatan nói.Theo Pete Gibson, cựu giám đốc dự án một trung tâm hải quân, Bộ Quốc phòng Mỹ,tất cả những người tham gia dự án đều phái được biết rõ tại sao Dự án bị ngừng. Nếuhọ hiểu những gì đang xảy ra và được giao quyền đưa ra những quyết định đúng đắn,họ sẽ làm tốt vai trò của mình. Sự mù mờ, không minh bạch chỉ làm cho họ thêm nghivấn và dễ làm hỏng công việc.2. Xác định mức độ của vấn đềHãy chọn một người không dính dáng gì đến hậu quả thiệt hơn của Dự án. Người nàycó thể là một chuyên viên tư vấn hay là một lãnh đạo cao cấp ở một bộ phận khác củaCông ty. Các Dự án lớn có thể đòi hỏi phải có cả một đội thẩm định.Thẩm định viên phái là người có đầy đủ quyền hành để có thể làm việc chặt chẽ vớiGiám đốc Dự án mà không cám thấy mình bị đe dọa, vì người này có thể quyết địnhrằng Giám đốc Dự án có trách nhiệm liên đới trong những hậu quả đã và đang xảy ra.3. Đánh giá tình trạng của Dự ánĐể hiểu rõ hiện trạng của Dự án, chuyên gia thẩm định cần tiếp xúc với các nhà đầutư Dự án và các thành viên quản lý. Người này cũng phải xem xét lại hồ sơ dự án đểđánh giá quá trình triển khai.Một số dự án gặp trắc trở vì những người thấu hiểu nguyên nhân của sự trắc trởthường giữ thái độ im lặng hơn là nêu rõ các vấn đề để mọi người cùng tìm giải phápkhắc phục. Do vậy, chuyên gia thẩm định bắt buộc phải tìm hiểu những tin tức xấuvề dự án. Họ phải khuyến khích mọi người giúp họ nhận biết những khiếm khuyếtcủa Dự án.4. Thẩm định khả năng của những người thực hiện Dự ánChuyên gia thẩm định cũng phải xem xét đến tính năng động và kỹ năng của nhữngngười tham gia thực hiện Dự án cũng như khả năng lãnh đạo của Giám đốc Dự án.Một vấn đề thường thấy là Giám đốc Dự án không có kinh nghiệm về lĩnh vực kỹthuật. Thay vì thuyên chuyển vị Giám đốc đó, chúng ta có thể đề xuất bổ nhiệm thêmmột Giám đốc chuyên trách về kỹ thuật.5. Tái xác định những mục tiêu tối thiểuĐa số các dự án trở nên tệ hại vì chúng đã bị phức tạp hóa thái quá bởi những yêu cầungày càng nhiều đến nỗi những người trong dự án không thể hình dung họ đang xâydựng cái gì. Chuyên gia thẩm định cần làm việc với nhà đầu tư để thiết lập những yêucầu tối thiểu cho Dự án.Bạn có thể chia những yêu cầu này thành ba nhóm: thiết yếu, rất quan trọng và bìnhthường. Và dành ưu tiên hàng đầu cho những yêu cầu thiết yếu. Nếu nhà đầu tư còndo dự, chưa chịu từ bỏ những yêu cầu còn lại, bạn có thể thuyết phục họ bằng cáchcho họ biết bạn sẽ tiếp tục thực hiện các yêu cầu còn lại sau khi đã thực hiện tốtnhững yêu cầu thiết yếu.6. Xem xét tính khả thi của những mục tiêuSau khi đã xác định các yêu cầu thiết yếu, việc đánh giả tính khả thi của những yêucầu này phải được tiến hành đúng quy trình, bảo đảm rằng nhà đầu tư sẽ đồng ý vớinhững mục tiêu mới, thời gian thực hiện, và ngân sách. Bạn cũng cần phải tái thẩmđịnh tính khả thi về mặt kỹ thuật và thăm dò sự tin tưởng ở những người thực hiệnDự án. Chuyên gia thẩm định có thể đề nghị hủy bỏ dự án nếu phát hiện những trởngại nghiêm trọng không thể khắc phục .7. Sắp xếp lại nhân sựChuyên gia thẩm định cần phải xem xét thành tích, kỹ năng và động lực củ ...