10 nguyên tắc vàng cho nhóm làm việc ảo (Kỳ 1)

Các công ty lớn, đặc biệt là những tập đoàn đa quốc gia, thường thành lập những nhóm làm việc ảo – những nhóm bao gồm những thành viên ở cách xa nhau về mặt địa lý – để thực hiện một dự án nào đó. Theo cách này, họ có thể có được những nhân viên tốt nhất cho dự án. Tuy nhiên, để một nhóm làm việc ảo hoạt động một cách có hiệu quả không phải là một công việc dễ dàng. Công nghệ truyền thông được cải tiến không ngừng giúp cho việc thông tin liên...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 nguyên tắc vàng cho nhóm làm việc ảo (Kỳ 1) 10 nguyên tắc vàng cho nhóm làm việc ảo (Kỳ 1) Các công ty lớn, đặc biệt là những tập đoàn đa quốc gia, thường thành lập những nhóm làm việc ảo – những nhóm bao gồm những thành viên ở cách xa nhau về mặt địa lý – để thực hiện một dự án nào đó. Theo cách này, họ có thể có được những nhân viên tốt nhất cho dự án. Tuy nhiên, để một nhóm làm việc ảo hoạt động một cách có hiệu quả không phải là một công việc dễ dàng. Công nghệ truyền thông được cải tiến không ngừng giúp cho việc thông tin liên lạc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Về mặt kỹ thuật, việc phối hợp với những người đồng sự ở xa hoặc tổ chức những buổi họp với nhiều người ở rải rác khắp nơi trên thế giới không còn là một thách thức nữa. Tuy nhiên, trong thực tế vẫn còn nhiều rào cản khiến cho hoạt động của các nhóm này không đạt được hiệu quả cao như các công ty mong đợi. Múi giờ khác nhau khiến cho việc trao đổi nhanh những thông tin cần thiết gặp nhiều khó khăn, và sự khác biệt về văn hóa có thể gây nên những sự hiểu lầm, đôi khi là nghiêm trọng, giữa các thành viên trong nhóm. Người ta nhận thấy ở những nhóm mà các thành viên không gặp mặt nhau trực tiếp thì khó có thể phát triển một chất xúc tác thường thấy ở những nhóm có các thành viên thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với nhau. Chất xúc tác này là mối quan hệ giữa con người với con người, là yếu tố quan trọng tạo nên năng suất của nhóm. Một cuộc khảo sát gần đây tại một số công ty đa quốc gia về các nhóm làm việc ảo có quy mô từ bốn người đến gần 200 người cho thấy nhiều nhóm gặp phải những khó khăn từ những rào cản nói trên. Trong khi đó, các công ty ngày càng muốn giảm chi phí cho những cuộc họp trực tiếp, và nhân viên cũng không muốn di chuyển xa để dự họp thường xuyên vì như thế sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe cũng như cuộc sống cá nhân của họ. Vì vậy, việc tìm ra một cách nào đó giúp cho các nhóm làm việc ảo hoạt động tốt hơn là một trong những vấn đề trọng yếu của các công ty. Cuộc khảo sát nghiên cứu kỹ các nhóm làm việc ảo có năng suất cao tại các công ty lớn như British Petroleum (BP), Nokia và Ogilvy & Mather. Ngoài ra, một nhóm nghiên cứu của Trường Kinh doanh Luân Đôn cũng tiến hành thăm dò hơn 1.500 thành viên của 55 nhóm làm việc ảo tại 15 công ty đa quốc gia ở Mỹ và châu Âu. Dựa trên những kết quả có được, nhóm khảo sát đã đưa ra mười quy tắc vàng giúp cho các nhóm làm việc ảo nâng cao năng suất. 1. Đầu tư vào một nguồn trực tuyến để các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng tìm hiểu về nhau Vì ở xa nhau nên các thành viên trong nhóm thường gặp một trong những thách thức lớn nhất là họ không thể tìm hiểu về nhau một cách dễ dàng, cũng như khó biết rõ công việc của từng người trong một dự án. Những công cụ trực tuyến có thể giúp giải quyết vấn đề này. Những công cụ này hoạt động giống như các trang web mạng xã hội giúp các học sinh, sinh viên biết về các thành viên khác trong cộng đồng của họ. Cuộc khảo sát cho thấy công cụ đó thường không được dùng phổ biến trong các nhóm làm việc ảo dù chúng rất hữu dụng trong việc thông tin liên lạc giữa họ với nhau. David Ogilvy, người sáng lập công ty quảng cáo Ogilvy & Mather có trụ sở ở New York, Mỹ, đã rất chú trọng đến việc chia sẻ kiến thức trong công ty. Cách nay hơn một thập niên, ông ta đã xây dựng một mạng nội bộ gọi là Truffles, lấy tên một loại nấm đắt tiền. Là người sành ăn, Ogilvy đánh giá cao hương vị của loại nấm này, và ông tin rằng mọi người phải “săn lùng” kiến thức với tất cả năng lực và sự nhiệt tình giống như con heo miệt mài ủi đất để tìm loại nấm này trong rừng. Truffles cho phép mọi nhân viên truy cập vào những dự án dùng chung và cơ sở dữ liệu tri thức của công ty. Nó tạo ra một diễn đàn cho hàng trăm cộng đồng trong công ty với những mối quan tâm khác nhau, ở đó họ có thể chia sẻ những ý tưởng, tâm tư và nguyện vọng. Truffles cũng có một thư mục liệt kê chi tiết các thông tin về tất cả các nhân viên của công ty. Thư mục này được cập nhật thường xuyên, mỗi nhân viên có thể đưa vào đó những lĩnh vực công việc mà họ ưa thích. Những hệ thống như thế giúp cho các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng quen biết nhau. Ví dụ, khi một khách hàng lớn của Ogilvy & Mather muốn tung ra một chiến dịch quảng cáo cùng một lúc tại tất cả những thị trường của họ trên thế giới, một nhóm làm việc ảo có thể bắt đầu làm việc với nhau một cách có hiệu quả chỉ trong vài ngày. 2. Chọn một vài thành viên đã quen biết để thành lập nhóm Các nhóm làm việc ảo sẽ có nhiều khả năng sáng tạo và nâng cao năng suất hơn nếu có một số thành viên đã từng quen biết nhau. Những mối quan hệ này đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng nhanh chóng những mối liên lạc trong cả nhóm. Tuy nhiên, có một điều cần lưu ý : nếu đa số thành vi ...