5 bước với ERP

Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning) tậndụng sức mạnh của máy tính và công nghệ để “gánh” giúp doanh nghiệp những côngviệc mang tính lặp đi lặp lại mà nếu con người thực hiện sẽ dễ phát sinh sai sót. Tuynhiên, để được “thảnh thơi”, trước hết ban giám đốc và nhân viên các bộ phận trongcông ty phải bỏ công sức để “dạy” máy tính làm thay công việc của mình....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
5 bước với ERP5 bước với ERP01/02/2007 - titan_tcnhktHệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning) tậndụng sức mạnh của máy tính và công nghệ để “gánh” giúp doanh nghiệp những côngviệc mang tính lặp đi lặp lại mà nếu con người thực hiện sẽ dễ phát sinh sai sót. Tuynhiên, để được “thảnh thơi”, trước hết ban giám đốc và nhân viên các bộ phận trongcông ty phải bỏ công sức để “dạy” máy tính làm thay công việc của mình.Bài viết này ghi lại kinh nghiệm xây dựng và triển khai hệ thống ERP của ông Phí Anh Tuấn,Phó chủ nhiệm ICT Partnership, Phó giám đốc Công ty Cổ phần Giải pháp Phần mềm A-Z. ÔngTuấn và cộng sự đã có nhiều năm kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp ứng dụng công nghệthông tin (CNTT) vào quản trị kinh doanh.Theo ông Tuấn, các bước để tin học hóa toàn bộ hoạt động quản trị doanh nghiệp bao gồm :Xác định mục tiêu - lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và dữliệu, chạy thử, huấn luyện sử dụng.1. Xác định mục tiêu - lập kế hoạchTìm hiểu bản thân là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định kết quả ứng dụng ERP. Phảihiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng ban và hiện trạng các phần mềmđang sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể xác định được cần máy tính làm thay những việc gìvà ở mức độ nào.Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham gia vào quá trình này. Ban giám đốc cần cho biếthiện tại họ sử dụng những báo cáo nào để ra quyết định. Người phụ trách các phòng ban cầnghi lại các mối quan hệ và các thông tin trao đổi với nhau trong quá trình làm việc. Cả nhữngnhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần liệt kê các loại thông tin hằng ngày họ tiếp nhận, cáchxử lý thông tin và những tình huống cần sửa đổi thông tin phát sinh từ thực tế.Ngoài sổ sách, giấy tờ, hầu hết các công ty đều đã ứng dụng các phần mềm khác nhau để quảnlý kế toán - tài chính, vật tư, bán hàng. Doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu những chương trìnhnày, cụ thể là tìm hiểu cách lưu trữ dữ liệu, cách xử lý - khai thác thông tin và giới hạn về tínhnăng của chúng. Từ đây, doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp giải pháp ERP mới biết những phầnmềm nào có thể tận dụng hay phải thiết kế mới.Nghiên cứu về các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng cũng giúp ích khi doanh nghiệp tíchhợp chúng vào hệ thống ERP mới. Trong trường hợp phải thiết kế mới toàn bộ, sự hiểu biết nàycũng sẽ giúp doanh nghiệp hình dung được các bước phải làm để di chuyển dữ liệu từ các phầnmềm cũ sang hệ thống mới.Hiểu biết về bản thân mới chỉ là điều kiện cần để ứng dụng thành công ERP. Điều kiện đủ làdoanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi xây dựng hệ phần mềm ERP.Việc xây dựng và triển khai một hệ thống gồm nhiều phần mềm cho toàn bộ các hoạt động kinhdoanh đương nhiên sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp. Nếu chỉ tìm hiểu những quy trình hiện córồi xây dựng các phần mềm theo những quy trình đó, doanh nghiệp chỉ mới dừng ở bước “nhờ”máy tính làm thay những gì họ đang làm.Để nâng cao năng lực sản xuất - kinh doanh, bản thân doanh nghiệp phải cải tiến các quy trìnhquản lý, nghiệp vụ trước. Máy tính và phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinhdoanh.Tóm lại, mục tiêu của bước đầu tiên để tiến đến ERP không chỉ là tìm hiểu cặn kẽ cách doanhnghiệp vận hành. Đó còn là việc nghiên cứu những giải pháp cải tiến, chuẩn hóa các quy trìnhhoạt động đã có và đưa ra các quy trình quản lý mới nếu cần thiết.2. Lựa chọn nhà cung cấp - lập kế hoạchKhi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai - chọn người thựchiện. Rõ ràng, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP cho riêng mình, nếu bộ phậnCNTT có đủ khả năng. Nếu không, phải nhờ đến nhà cung cấp giải pháp ERP. Các nhà cungcấp thường có hai loại giải pháp: “đóng gói” và “may đo”.Các yếu tố doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn nhà cung cấp là nhà cung cấp phải xác định đượcgiới hạn của bài toán quản lý, nhân viên triển khai hiểu rõ tính năng của sản phẩm và phải cóquy trình quản lý dự án - kiểm thử sản phẩm tốt.Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề về phía mình có thể gâycản trở quá trình chuyển đổi sang hệ phần mềm ERP. Chẳng hạn, doanh nghiệp chưa định rõđược các quy trình, không nhất quán trong yêu cầu và chưa thiết lập được mối quan hệ giữa cácbộ phận. Ngoài ra, cũng cần chú ý chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ởcác bộ phận hợp tác tốt với nhà cung cấp giải pháp.3. Chuẩn hóa quy trình và dữ liệuĐối với một phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình là triển khai các đề xuất cải tiến ở bướcmột. Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, củadoanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp vàtheo quy định của pháp luật.Cụ thể, nhà cung cấp sẽ quyết định các biểu mẫu, báo cáo nào trong giải pháp của họ phù hợpvới doanh nghiệp, cái nào cần bổ sung các mục thông tin cho phù hợp với tình hình doanhnghiệp. Họ có thể bổ sung thông tin để hoàn chỉnh một số biểu mẫu, báo cáo mà doanh nghiệpđang sử dụng. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng mới các biểu mẫu, báo cáo.Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERPmới và đưa các dữ liệu phát sinh hàng ngày vào cơ sở dữ liệu.4. Chạy thửChạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để kiểm tra xem chương trình có chạy đúngvới các số liệu giả định hay không. Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới triển khai cũng cầnđược kiểm tra xem có phối hợp nhịp nhàng với các thành phần khác của hệ thống hay không.Ngoài ra, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chươngtrình nhằm giảm thiểu những rắc rối có thể phát sinh về sau.5. Huấn luyện sử dụngThông thường, nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện sử dụng cho doanhnghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các nhân viên trực tiếp tác nghiệp và nhân viên quản trị hệthống.Lãnh đạo doanh nghiệp ...