Phương pháp triển khai ứng dụng ERP

ERP (Enterprise Resource Planning  Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống tích hợp giữa thông tin, sự tự động hóa và các quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó giúp các doanh nghiệp có thể quản lý các quy trình một cách toàn diện và khai thác hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, máy móc,…). Hệ thống ERP hoạt động như một tổng thể gồm các ứng dụng ở quy mô toàn doanh nghiệp (enterprise-wide) và cho phép mỗi cá nhân hay bộ phận ngoài việc xử lý tất cả các thông tin liên quan đến công việc của mình, còn có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận khác có liên quan. Bài viết này trình bày về phương pháp triển khai ứng dụng ERP.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Phương pháp triển khai ứng dụng ERP Năm học 2009– 2010 PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ERP Nguyễn Thúy Ngọc (SV năm 4, Khoa Toán - Tin học) GVHD: TS. Nguyễn An Tế 1. Giới thiệu ERP 1.1. ERP ERP (Enterprise Resource Planning  Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống tích hợp giữa thông tin, sự tự động hóa và các quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó giúp các doanh nghiệp có thể quản lý các quy trình một cách toàn diện và khai thác hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, máy móc,…). Hệ thống ERP hoạt động như một tổng thể gồm các ứng dụng ở quy mô toàn doanh nghiệp (enterprise-wide) và cho phép mỗi cá nhân hay bộ phận ngoài việc xử lý tất cả các thông tin liên quan đến công việc của mình, còn có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận khác có liên quan. Hệ thống ERP thường được xây dựng dựa trên những quy trình kinh doanh (Business Processes) đã được chuẩn hóa, là những quy trình nghiệp vụ của từng bộ phận cùng với sự giao tiếp giữa các bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp. Các quy trình chuẩn hóa trên sẽ được hỗ trợ bằng các mô-đun cơ bản của hệ thống ERP bao gồm:  Manufacturing Management: Quản lý sản xuất.  SCM (Supply Chain Management): Quản lý dây chuyền cung cấp.  CRM (Customer Relationship Management): Quản lý quan hệ khách hàng.  HRM (Human Resources Management): Quản lý nhân sự.  Accounting & Finance : Kế toán- Tài chính.  PM (Project Management): Quản lý đề án. Chúng ta có thể kể tên một số hệ thống ERP khá phổ biến như: Microsoft Dynamics NAV, Oracle ERP, SAP và Open ERP (mã nguồn mở). Tùy theo những hãng phần mềm khác nhau mà sẽ có bổ sung thêm một số mô-đun chức năng khác như: Warehouse ManagementQuản lý kho, Sale Management  Quản lý bán hàng... Một số lợi ích quan trọng mà hệ thống ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp bao gồm: 183 Kỷ yếu Hội nghị sinh viên NCKH  Thông tin luôn được luân chuyển một cách xuyên suốt giữa các bộ phận, cho phép các bộ phận luôn có sự trao đổi, liên lạc và phối hợp với nhau một cách kịp thời.  Nâng cao hiệu quả quản lý bằng sự hỗ trợ ra quyết định ở các cấp trong cơ cấu tổ chức: từ việc kiểm soát tồn đọng vật tư sản phẩm cho đến hoạch định chiến lược phát triển nhờ vào khai thác thông tin mang tính phân tích toàn diện.  Hệ thống ERP không dừng lại ở mức độ tích hợp các mô-đun riêng lẻ phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận mà còn góp phần thúc đẩy sự cải tiến các quy trình quản lý, hợp lý hóa các quy trình kinh doanh nhằm nâng cao năng lực hoạt động của doanh nghiệp. 1.2. Cách tiếp cận triển khai ứng dụng hệ thống ERP Thông thường, không phải doanh nghiệp nào cũng đã chuẩn hóa hoàn toàn các quy trình quản lý (đặc biệt ở Việt Nam), do đó luôn tồn tại sự khác biệt giữa những quy trình thực tế của doanh nghiệp và của hệ thống ERP. Điều này đã hình thành hai cách tiếp cận chính để triển khai ứng dụng hệ thống ERP cho một doanh nghiệp:  Re-engineering: Doanh nghiệp tái tổ chức lại quy trình kinh doanh hay xây dựng một quy trình mới cho phù hợp với hệ thống ERP sẵn có. Ưu điểm của cách tiếp cận này nằm ở hiệu quả khai thác hệ thống ERP đạt ở mức cao nhất, nhưng ngược lại có thể dẫn đến những nguy hại đối với hoạt động của doanh nghiệp  Customizing: Chỉnh sửa gói phần mềm ERP sẵn có sao cho tạo được sự “ăn khớp” với quy trình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Ưu điểm nổi bật của cách tiếp cận này là sự an toàn, không làm xáo trộn hoạt động của doanh nghiệp nhưng lại không khai thác được hết điểm mạnh của hệ thống ERP, chưa kể đến chi phí và thời gian dành cho việc chỉnh sửa. 1.3. Mục tiêu của đề tài Nhìn chung, phần lớn các hệ thống ERP đều chú trọng đến một lĩnh vực chính, đó là quản lý sản xuất kinh doanh hàng hóa, sản phẩm. Sau đó, ERP được mở rộng và phát triển thêm một số mô-đun chức năng khác như: quản lý tài chính, quản lý nhân sự và quản lý bán hàng. Điều đó cho thấy lĩnh vực được xem như là “truyền thống” của ERP chính là sản xuất- kinh doanh hàng hóa. Như vậy, nếu một đơn vị hoạt động trong một lĩnh vực “không truyền thống” như: đào tạo, quản lý hành chính,…thì sẽ gặp khó khăn nếu muốn ứng dụng công nghệ ERP vì hầu như không có những hệ thống ERP dành riêng. Một bối cảnh thực tế khó 184 Năm học 2009– 2010 khăn khác có thể nêu thêm khi một doanh nghiệp muốn mở rộng đa ngành nghề. Ban đầu, doanh nghiệp này chuyên sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) và đã triển khai một hệ thống ERP nhưng sau đó mở rộng hoạt động sang lĩnh vực đào tạo CNTT,… Như vậy, doanh nghiệp cũng sẽ gặp khó khăn nếu muố ...