5 bước xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp mà mọi CEO và Manager đều cần biết

Một tổ chức vận hành trơn tru, phát triển rực rỡ luôn là mục tiêu của bất cứ nhà lãnh đạo nào trong quá trình chèo lái doanh nghiệp của mình. Dù vậy, con đường nào chẳng lắm chông gai, việc hoàn thành mục tiêu này trong thực tế vô cùng gian nan, đòi hỏi những người tiên phong phải xác định được đúng hướng đi ngay từ đầu mới có thể thành công. Xây dựng quy trình luôn là bài toán khó với doanh nghiệp. Dưới vai trò là nhà quản trị - liệu bạn đã biết giải bài toán này đúng cách? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về các xây dựng quy trình.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
5 bước xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp mà mọi CEO và Manager đều cần biết 5 BƯỚC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ QUY TRÌNH HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP MÀ MỌI CEO VÀ MANAGER ĐỀU CẦN BIẾT Xây dựng quy trình luôn là bài toán khó với doanh nghiệp. Dưới vai trò là nhà quản trị ­ liệu   bạn đã biết giải bài toán này đúng cách? Một tổ chức vận hành trơn tru, phát triển rực rỡ luôn là mục tiêu của bất cứ nhà lãnh đạo nào   trong quá trình chèo lái doanh nghiệp của mình. Dù vậy, con đường nào chẳng lắm chông gai,   việc hoàn thành mục tiêu này trong thực tế vô cùng gian nan, đòi hỏi những người tiên phong  phải xác định được đúng hướng đi ngay từ đầu mới có thể thành công. Rất nhiều người đã thử, vấp ngã nhiều, đứng dậy mới ngộ ra: Thứ các doanh nghiệp và nhà   quản lý cần để vận hành, phát triển bền vững, chính là những quy trình làm việc thật sự chính   xác và hiệu quả trong nội bộ tổ chức.   QUY TRÌNH LÀ GÌ? LỢI ÍCH CỦA QUY TRÌNH VỚI DOANH NGHIỆP Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ  được thực hiện theo một  thứ  tự  cố  định, nhằm biến đổi các yếu tố  đầu vào thành các kết quả  đầu ra. Dựa vào chức   năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm: Quy trình quản lý vận   hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan  quản   lý   nhà   nước.  Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều   kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc phải có nếu doanh  nghiệp có tầm nhìn chiến lược, muốn đi vững, bước xa.  Bởi lẽ, theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp tăng đồng nghĩa với sự  tăng lên tương ứng  của bộ  máy nhân sự  và khối lượng công việc. Nếu doanh nghiệp thiếu đi những quy trình  được xây dựng và quản lý chuẩn mực, việc mâu thuẫn trong các hoạt động vận hành rất có   thể sẽ xảy ra, đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức. Cụ thể hơn, về mặt lợi ích, những quy trình được xây dựng và quản lý hiệu quả có thể  giúp   doanh nghiệp  Cải thiện năng suất làm việc  Cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ  đã được   xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ  các đầu việc cũ đã được tối   ưu và giải quyết triệt để Với những lợi thế này, rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình “chuẩn mực” chính là   con đường dẫn tới thành công mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua.  CÁC BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG MỘT QUY TRÌNH VẬN HÀNH TIÊU CHUẨN Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong   doanh nghiệp cũng sẽ  trở  nên tương đối dễ  thở  hơn nếu được tuân thủ  theo mô hình BPM   Life Cycle gồm 5 giai đoạn: 1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp 2. Modeling: Mô hình hóa quy trình 3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình 4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử  lý, chất lượng đầu ra, …) 5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.    Mô hình xây dựng và quản lý quy trình BPM Life Cycle Giai đoạn 4 và 5 thường bị  bỏ  qua do suy nghĩ quy trình đề  ra là cố  định không thay đổi.   Nhưng thực tế  quy trình phải linh hoạt và theo sát sự  thay đổi của doanh nghiệp. Các hành  động cụ thể trong từng giai đoạn sẽ được trình bày cụ thể hơn ngay sau đây: Giai đoạn 1: DESIGN ­ XÂY DỰNG QUY TRÌNH Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo,   bao gồm: 1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình tiêu chuẩn, nhà quản lý cần phải xác định   được nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng (trên những cá nhân, phòng ban nào?) và mục đích   cuối cùng mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình. Chỉ khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ  những yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới   đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định. Chúng ta hãy xem xét một ví dụ dưới đây: quy trình sản xuất ra một nội dung trên blog, cụ thể  là một bài viết học thuật của một chuyên gia IT: Theo ví dụ  bên trên, nhu cầu của doanh nghiệp lúc này là đưa ra một quy trình sản xuất nội  dung học thuật, với phạm vi triển khai được chia cho 2 bộ phận chính: quy trình dành cho tác   giả bài viết ­ biên tập viên, quy trình thu thập ­ phân phối nội dung dành cho nhóm marketing.  Người viết ở bước 1 thực sự không cần phải biết quy trình nhóm marketing làm cho các bước   # 5 và # 6 và ngược lại. Tác giả  bài viết chỉ cần biết các bước # 1 đến # 4, trong khi người  làm marketing sẽ cần hiểu rất kỹ bước # 5 và # 6. Mục đích cuối cùng của quy trình này là nhằm đưa ra nội dung chất lượng, có thể thu thập lại  được thông tin đăng ký của khách hàng. Từ những thông tin đăng ký này, họ có thể lưu trữ và   sử dụng phục vụ cho mục đích chuyển đổi bán hàng, đẩy mạnh các mục tiêu kinh doanh cốt   lõi.  2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả Để dễ dàng triển khai trong thực tế, nhà quản lý cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu trong   quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả  này có thể  được lưu trữ  và truyền đạt lại tới   đội ngũ nhân viên, đóng vai trò làm khung tham chiếu để  họ  có thể   ứng dụng và điều chỉnh  công việc thực tế sao cho đạt được những kết quả tốt nhất. Nội dung của yếu của bản mô tả quy trình được khuyến khích xây dựng trên công thức 5W –   H – 5M. Công thức này được coi như  xương sống để  định hình được quy trình, nó giúp nhà   quản lý:  Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình Nắm vững các nhiệm vụ c ...