6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án

Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý. Để xây dựng các bước kế hoạch hiệu quả, cần thực hiện theo những bước được chia sẻ trong bài viết dưới đây, mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án6BƯỚCQUẢNLÝTIẾNĐỘHIỆUQUẢTRONG QUẢNLÝDỰÁNTheodõitiếnđộ,xâydựngvàquảnlýtiếnđộlàmộttrongnhữnghoạtđộngkhókhănmàcác nhàquảnlýcầnphảiđốimặtvàvượtqua.Đểxâydựngtiếnđộcôngviệchiệuquả,cácnhàquảnlýcầnphảicóchiếnlượcrõràng,cầnthựchiệntheocácbước,cáccáchnhằmquảnlý đồngbộdẫnđếnthuđượchiệuquảcaotrongquảnlý.Đểxâydựngcácbướckếhoạchhiệuquả,cầnthựchiệntheonhữngbướcsau:Bước1:XácđịnhcáchànhđộngcầnđượcđưavàotiếnđộNhàquảnlýcầnxácđịnhcáchànhđộngcụthể,lênsơ đồcácnhómhoạtđộngđể lênđược tiếnđộlàmviệcchochúng.ThiếtlậphệthốngtheosơđồWorkBreakdownStructure(WBS) sauđóchianhỏcáchoạtđộngrađểcóthểlênđượctiếnđộcôngviệccụthể,chínhxác.WorkBreakdown(WBS)làcấutrúcphânchiacôngviệctrongquảnlýdự ánvàtrongkỹthuậthệthống,làmộtcôngcụxácđịnhmộtdựánvàhợpnhómcácyếutốcôngviệcrờirạc củadự ántheocáchgiúpchoviệctổ chứcvàxácđịnhtổngquátphạmvicôngviệccủadựán.Thànhphầncủacấutrúcphânchiacôngviệccóthể làsảnphẩm,góidữ liệu,góidịchvụ,góicôngviệchaymộttổ hợpbấtkỳ nàođó.Cơ cấuphânchiacôngviệccũngcungcấpkhuônkhổ cầnthiếtchoviệclậpdựtoánchitiếtvàkiểmsoátchiphí,cùngvớiviệccungcấphướngdẫnchoviệcpháttriểnvàkiểmsoáttiếnđộ.HãyxemxéttừnggóicôngviệcWBSvàxácđịnhnhữnghoạtđộngnàolàhoạtđộngcần thiếtđểtạocácgóicôngviệcđó.Bước2:LênthứtựchocáchànhđộngViệcsắpxếpthứtựchocáchànhđộnglàviệclàmcầnlàmgiúpchotưduyquảnlýtrởlênrõràng,bứctranhvềhànhđộng,cáccôngviệccầnlàmrõrànghơn.Vídụnhưcôngviệcquản lýkhohàng,kếtoáncầnlêndanhsáchhànhđộngnhữngcôngviệccầnlàm,cầnthựchiện từngbướcnhưgiaonhậnhàng,nhậpkho,giaonhậnhàng,xuấtkho,hàngtồn…Trongmỗi côngviệccụthể,lạichiaracáccôngviệcnhỏhơnsaochocáccôngviệcsauhỗtrợcáccông việctrướctừngbướcmột.Bước3:ĐánhgiánhữngnguồnlựccầncóchocáchànhđộngBướcthứbanàyđòihỏiphảiđịnhlượngđượcnhữngnguồnlựccầnphảisửdụngtrongquátrìnhthựchiệnnhằmđạtđượcmụctiêucaonhấtcủamỗihànhđộngđề ra.Việcnàybaogồmđịnhlượngsốlượngthànhviêncủanhóm,nguồntàichínhvàcácthiếtbịđể thựchiệnhànhđộng.Bước4:ĐánhgiáthờigiancầncóđểthựchiệncáchànhđộngViệcđánhgiátiếnđộthựchiệndựánlàrấtquantrọngtrongviệcthựchiệnmộthànhđộng trongkếhoạch.Córấtnhiềucáchđểđánhgiáthờigiancầncóđểthựchiệncáchànhđộng.Thứnhất,cóthểthamkhảoýkiếntừcácchuyêngia:Nhằmtiếtkiệmthờigianvàchiphí,đẩynhanhquátrìnhhoànthiệncôngviệc.Cácchuyêngiasẽgiúphỗtrợđểtiếpcậnvấnđềthôngquanghiêncứucácdựántươngđồngvớicácdựánđangthựchiệntrongcùngmộttổchức…Thứ hai,cácnhàquảnlýcầnsosánhcácdự ántươngđương:Cácdự ántươngđươngcómộttiếnđộgầnnhưgiốngnhau,việctheodõicácdựántươngđươnggiúpchocácnhàquản lýướclượngđượcthờigiantừđóđiềuchỉnhđượcthờigiantiếpcận.Thứba,ướclượngthamsốhóaParametricestimating.Đâylàcôngcụướclượngtrongquản lýdự ánđượcPMIđưarathôngquaviệcsử dụngdữ liệumangtínhlịchsử,điểmkhácbiệt…Haynóicáchđơngiảnhơnlànêulênmột ướclượng.Vídụ,kế toánlàmbáocáotài chínhtrungbìnhmất5phútvớiphầnmềmthìlàm6báocáotrungbìnhmất30phút.Thứ tư,đánhgiá3điểm:trongmộtsốtrườnghợpcóthể dùngphântíchPERT,đâylàmộtcôngcụhữuíchđểđánhgiáđượcthờigianhoạtđộng.Bạnchỉcầnđưaramộttrongsốcủa thờigianhoànthànhmộthoạtđộngtheo3xuhướng:biquan,lạcquanvàkhảthi.Côngthức củaviệcđánhgiá3điểmnàylà:(Thờigianbiquan+4xThờigiankhảquan+thờigiankhảquan)/6Bước5:XâydựngtiếnđộBướcnàylàquytrìnhtrongđócáchoạtđộngđãđượcxếptheotiếnđộ,cácnguồnlựccần thiếtvàthờigiancủamỗihoạtđộngđãđượcsửdụngđểđưaramộtkếhoạchtổng.Nhữngcông cụ sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp Đường găng (Critical PathMethod)giúprútngắntiếnđộ,cácviễncảnhnếu–thì,cânbằngnguồnlựccũngnhưchuỗigăngCCM(CriticalChainMethods).Việcxâydựngtiếnđộrõràngsẽtạoramộtkhungthamchiếugiúpđưaracáinhìntổngthểvềkếhoạchvàtiếnđộcủakếhoạch.Bước6:TheodõivàquảnlýtiếnđộBướccuốicùngbaogồmviệctheodõicũngnhưquảnlýcáctiếnđộđãđềra.Việctheodõi vàquảnlýgiúpchoviệcthựchiệntrùngvớikế hoạchđề ra,khônggặpnhiềuvướngmắc khókhăntrongviệcthựchiệnkếhoạch.Từviệctheodõivàquảnlýtiếnđộ cũnggiúpcho nhàquảnlýloạibỏnhữngrủiro,giúplinhhoạttrongxửlýtìnhhuống. ...