Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 5 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

"Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát quá trình mua hàng và tiêu thụ" sẽ giúp người học nắm được chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp; chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ; một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng và tiêu thụ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 5 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan BÀI 5 KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ ThS. Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0015109208 1 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Tại Công ty TNHH BMC có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau: • Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng và gửi cho bộ phận kế toán ghi sổ. Vật liệu được nhận vào kho. • Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên. Chi nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu của chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giám đốc tài chính Công ty. Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ. Định kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Công ty. Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu trong hoạt động kiểm soát và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra. v1.0015109208 2 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau: • Mô tả về chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp. • Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ. • Nội dung kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ. • Một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng và tiêu thụ. v1.0015109208 3 NỘI DUNG Kiểm soát chu trình mua hàng Kiểm soát chu trình tiêu thụ v1.0015109208 4 1. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG 1.1. Vai trò và đặc điểm của chu trình mua hàng 1.2. Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng 1.3. Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng 1.4. Một số rủi ro gặp phải trong chu trình mua hàng v1.0015109208 5 1.1. VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG • Là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. • Chu trình mua hàng còn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi những gian lận:  Là khởi đầu của quả trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Trải qua nhiều khâu và kiên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác như: hàng tồn kho, tiền…  Hàng hóa mua về thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, được vận chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau và liên quan đến các hoạt động khác. • Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa/dịch vụ mà mình nhận được. v1.0015109208 6 1.1. VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH MUA HÀNG • Chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:  Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào nhưng đồng thời, không gây ứ đọng vốn.  Lập đơn yêu cầu mua hàng.  Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: thông qua đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp.  Lập đơn đặt hàng: lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chu trình mua hàng ˗ đây là một chứng từ hợp pháp.  Nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho: một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ mua hàng vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan.  Theo dõi các khoản nợ người bán.  Thanh toán tiền cho người bán: công việc này chỉ được thực hiện khi đã có đủ bốn yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn từ những người có thẩm quyền, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng (từ bên bán) và biên bản giao nhận hàng. v1.0015109208 7 1.2. CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG Chức năng phối hợp Chức năng dịch vụ  Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng  Nghiên cứu thị trường mua hàng: chiến lược và tác nghiệp; chuẩn bị thông tin về điều kiện  Phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra mua và các nguồn hàng; mua hàng;  Dự báo cầu về nguyên vật liệu,  Kế hoạch hóa và kiểm tra ngân sách thiết bị; mua hàng;  Phát triển, bổ sung và sử dụng mô  Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng hình kế hoạch hoá lượng đặt hàng; với các kế hoạch hóa bộ phận hoạt  Xác định giới hạn cao của giá. động khác;  Kiểm tra các điều kiện tiền đề. v1.0015109208 8 1.2. CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG • Kiểm soát chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua sắm các nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin về hoạt động mua sắm và trợ giúp họ trong việc ra quyết định. • Trên cơ sở các dữ liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua → kiểm tra hàng hóa nhập về và kiểm tra quá trình lưu kho. • Kế h ...