Bài giảng Nghiệp vụ lễ tân: Chương 7 - ThS. Trần Đình Thắng

Chương 7 giúp người học hiểu về "Kiểm toán đêm". Nội dung trình bày cụ thể gồm có: Công việc kiểm toán đêm, Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm, Công việc kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn, Báo cáo hoạt động của bộ phận Lễ tân.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Nghiệp vụ lễ tân: Chương 7 - ThS. Trần Đình ThắngNGHIỆP VỤ LỄ TÂN ThS. Trần Đình ThắngCHƯƠNG 7 KIỂM TOÁN ĐÊM NỘI DUNG CHƯƠNG7.1 Công việc kiểm toán đêm7.2 Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm7.3 Công việc kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn7.4 Báo cáo hoạt động của bộ phận Lễ tân 7.1. Công việc kiểm toán đêm Kiểm toán đêm là quá trình rà soát việc kiểmtra, đối chiếu các tài khoản của khách với cácgiao dịch của các bộ phận cung cấp dịch vụ.Nhờ đó các hoạt động tài chính liên quan tới tàikhoản của khách được theo dõi, cập nhật vàcân đối một cách chính xác nhất. Công việc này đóng một vai trò rất quan trọngđối với việc tổng hợp thanh toán và thanh toán chokhách. 7.1. Công việc kiểm toán đêm Theo truyền thống, việc kiểm toán đêm thườngđược thực hiện vào ca đêm, vì đó là khoảng thời giancó ít giao dịch nhất và do vậy ít bị phân tán nhất. Nhân viên kiểm toán đêm có thể là nhân viên thungân của bộ phận lễ tân (thông thường) hoặc là nhânviên kế toán của khách sạn. Có thể nói ngắn gọn, kiểm toán đêm là việc kiểmtra lại tòan bộ công tác kế toán vào ban đêm. 7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm1. Kiểm tra lại việc theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chi phí của khách mà nhân viên thu ngân đã làm trong ca ngày, kể cả các chi phí về tiền phòng, thuế và phục vụ phí (nếu có);2. Cập nhật các chi phí của khách mà các ca trước chưa kịp làm;3. Đồng bộ các chi phí và các khoản thanh toán của khách; Thực chất, đây là việc kiểm tra, đối chiếu sự trùng khớp giữa cácchi phí đã được nhập với các chứng từ có liên quan. 7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm4. Phát hiện và điều chỉnh các lỗi trong tính toán;5. Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách dự kiến check-out vào ngày hôm sau;6. Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách; Hạn mức tín dụng có thể là giới hạn thanh toán của thẻ tín dụng hay hạnmức thanh toán (giới hạn nợ cho phép ) đối với tài khoản của khách. Nếu thấy vượt quá các giới hạn này, nhân viên kiểm toán đêm phảichuẩn bị hồ sơ tạm thanh toán cho khách, đồng thời lập ngay một báo cáosố dư nợ cao để chuyển cho Giám đốc bộ phận lễ tân. 7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm7. Lập và phát hành các báo cáo cần thiết:  Báo cáo kiểm toán cuối ngày  Báo cáo doanh thu trong ngày  Báo cáo tài chính trong ngày  Báo cáo thống kê tình hình khai thác phòng trong ngày.  Báo cáo công nợ: tồn nợ, số dư nợ cao, nợ khó đòi,.v.v…8. Thực hiện đóng tài khoản trong ngày. 7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn Ca đêm có trách nhiệm mở file của từng phòng, kiểm tra lại booking, hình thức thanh toán, các thông tin cần hoàn thiện trên máy để chắc chắn không có nhầm lẫn nào. Hàng ngày ca đêm có trách nhiệm kiểm tra lại các hoá đơn của từng phòng xem có trùng khớp với số tiền đã nhập (post) trên máy hay không. 7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn1. Kiểm tra tình trạng phòng. Kiểm tra phòng check-out (Departure Expected) trong ngày Kiểm tra phòng check-in (Arrival Expected) trong ngày (nhằm xác định tình trạng no-show hoặc để hủy đặt phòng nếu khách không check-in) Xác định phòng no-show, sleep hoặc skip.2. Kiểm tra giá phòng, thuế và các phục vụ phí. Kiểm tra lại tất cả các phòng đã có giá( rate).Lưu ý: Khi nhận đặt phòng (make reservation), các phòng miễn phí phải được đặt làHU(House use) hoặc Com( complementary) và không để giá. Nếu không, sau khichạy cắt ngày, máy sẽ tính tiền phòng cho khách. Sau khi kiểm tra xong , thực hiện thao tác tính tiền phòng theo giá đã đặt trên máy. 7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn3. Thực hiện lện đóng tài khoản trong ngày (Do cut off) Máy sẽ thực hiện đóng tài khoản trong ngày (cắt ngày) sau khi ta dùng lệnh “Do cut off”, đợi khoảng 10 giây, máy sẽ hoàn thành lện này và khi đó ngày trên máy sẽ chuyển sang ngày hôm sau. Nếu ta không làm lệnh này thì máy vẫn giữ nguyên ngày và các giao dịch phát sinh của khách sẽ vẫn được ghi vào ngày hôm trước. Lệnh này sẽ được thực hiện vào lúc 24 h00. Nếu công việc chưa thể cho phép thì có thể tiến hành muộn hơn một chút. 7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn4. In các báo cáo (Reports) Sau khi đóng ngày, lễ tân ca đêm cần thực hiện lệnh in các báo cáo cần thiết như: danh sách khách lưu trú trong ngày, báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, dự kiến check-in, check-out của ngày hôm sau,… Tuỳ theo yêu cầu của cấp trên có thể in thêm các report khác. 7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân 7.4.1 Đánh giá kết quả hoạt động của bộ phận lễ tân Báo cáo hằng ngày  Là bảng tóm tắt tình hình kinh doanh  Có những hình thức riêng tùy thuộc quy mô và yêu cầu của từng khách sạn  ...