Bài giảng Quản trị công tác xã hội: Bài 6 - GV. Kim Hoa

Bài giảng Quản trị công tác xã hội: Bài 6 - Truyền thông trong quản trị có mục tiêu giúp sinh viên sau khi học xong bài học có khả năng thảo luận tầm quan trọng của truyền thông trong một cơ sở an sinh xã hội; liệt kê được tiến trình và mục đích của truyền thông trong quản trị; nhận diện các loại, kiểu và phương pháp truyền thông; liệt kê tiêu chuẩn truyền thông có hiệu quả.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị công tác xã hội: Bài 6 - GV. Kim Hoa Truyền thông trong quản trị Mục tiêu: Đến cuối bài, người học sẽ có khả năng : • Thảo luận tầm quan trọng của truyền thông trong một cơ sở an sinh xã hội; • Liệt kê được tiến trình và mục đích của truyền thông trong quản trị; • Nhận diện các loại, kiểu và phương pháp truyền thông; • Liệt kê tiêu chuẩn truyền thông có hiệu quả; • Thảo luận tầm quan trọng của các mối quan hệ công chúng trong một cơ sở; và • Chứng tỏ kiến thức và kỹ năng truyền thông bàng cách thực hiện một tài liệu/trình bày để thông tin/vận động cho các chương trình/dịch vụ của cơ sở trước một số khán giả cụ thể. Những chủ đề trong Bài bao gồm : • Truyền thông trong quản trị • Hội thảo Truyền thông trong quản trị Truyền thông - tầm quan trọng, mục đích, loại và kiểu truyền thông • Truyền thông là một giai đoạn trong tiến trình quản trị nhằm chuyển tải những ý kiến từ người này sang người khác để thực hiện các chức năng quản trị • Truyền thông hai chiều hướng tới tất cả nhân viên và/hoặc các thành viên ban điều hành để chuyển tải những ý kiến, kế hoạch, mệnh lệnh, báo cáo và đề xuất liên quan tới nhiệm vụ, mục đích và mục tiêu của cơ sở cần đạt được Truyền thông trong quản trị Tầm quan trọng của truyền thông • Truyền thông là một trong hai tiến trình kết nối của công tác quản trị. Nó là cơ sở cho sự tương tác xã hội làm nền tảng cho mọi hoạt động của con người trong một tổ chức. “Sự tương tác trong một tổ chức cũng giống như tế bào đối với cơ thể con người.” Truyền thông trong quản trị Tầm quan trọng của truyền thông Truyền thông là “phương tiện chủ yếu của con người thu nhận và trao đổi thông tin. Việc ra quyết định và thực hiện chức năng của nhà quản trị tùy thuộc vào chất lượng và số lượng thông tin nhận được.” Truyền thông trong quản trị • Tầm quan trọng của truyền thông Truyền thông là hoạt động tiêu tốn thời gian nhiều nhất của nhà quản trị, một nhà quản trị trung bình sử dụng từ 70 – 90% thời gian của họ để truyền thông/giao tiếp. Một cuộc khảo sát của John Henriche cho thấy các quản trị viên cấp cơ sở (trực tiếp với nhân viên) sử dụng 74% thời gian của họ để giao tiếp; các quản trị viên cấp trung 81% và các quản trị viên cấp cao 87%. Truyền thông trong quản trị Tầm quan trọng của truyền thông • Thông tin và truyền thông “biểu thị quyền lực trong tổ chức… người nào có được thông tin liên quan đến mục đích, kế hoạch và hoạt động của công ty thì người đó trở thành trung tâm quyền lực trong một tổ chức.” Truyền thông trong quản trị Mục đích của truyền thông trong quản trị : • Đề làm rõ việc cần làm, bằng cách nào và ai làm. • Để tăng cường tính đồng nhất với mục đích của cơ sở. • Để chuyển tải/truyền đạt những vấn đề, đề xuất, ý kiến. • Để báo cáo tiến độ công việc. • Để thúc đẩy sự tham gia; và • Để thúc đẩy sự trao đổi xã hội hay đưa ra sự thừa nhận. Truyền thông trong quản trị Các kiểu truyền thông: • Truyền thông chính thức – hệ thống các phương thức và kênh luồng hợp lý, được hoạch định nhờ đó dòng thông tin đi từ các cấp quản trị như có thể thấy trong sơ đồ tổ chức. Nó không chỉ đi từ trên xuống mà còn từ dưới lên và theo chiều ngang. Truyền thông trong quản trị • Truyền thông không chính thức – truyền thông không theo các kênh luồngcủa nhà quản trị mà thay vào đó là thông qua các giao tiếp xã hội giữa con người trong cơ sở. Nó thường được biết dưới cái tên là “tin vịt” được truyền đi nhanh hơn truyền thông chính thức nhưng không chính xác trong việc giữ nguyên tính chân thật của các dữ kiện ban đầu. Truyền thông trong quản trị Các loại truyền thông : • Truyền thông bằng lời – một người nói và người khác nghe. Việc này xảy ra trong các cuộc họp nhân viên, họp ủy ban, vấn đàm và hội nghị giữa hai hay nhiều người. • Truyền thông không lời bao gồm hoạt động của cơ thể – mắt, cử chỉ, dáng đi, nói nhanh hay chậm, cường độ giọng nói, độ căng của môi, má đỏ, nước mắt chảy. Thường thì cảm xúc và ý tưởng được chuyển tải thông qua hành động không lời của cơ thể hiệu quả nhất so với thông qua lời nói. Truyền thông trong quản trị Tiến trình truyền thông : • Chia sẻ thông tin – tiến trình gởi tin và nhận tin; • Hiểu thông tin – những gì được nói ra và những gì nghe được cơ bản là giống nhau; và • Làm rõ thông tin – để hiểu những gì người ta đã nói. Truyền thông trong quản trị Nguyên tắc 5 C trong truyền thông • Fulmer đưa ra năm chữ C để lưu ý truyền thông hiệu quả : • Rõ ràng. Sự mơ hồ dễ làm cho người ta đưa ra những dấu hiệu và chỉ dẫn khác nhau cho dù cùng m ột lúc. Thông điệp phải đơn giản và rõ ràng. • Hoàn tất. Một chỉ dẫn đưa ra mà hoàn tất một phần thôi thì khó cho người thực hiện. • Ngắn gọn. Trình bày càng ngắn gọn càng tốt miễn sao bao quát được chủ đề. • Cụ thể. Truyền th ...