Bài giảng Quản trị dự án: Chương 3 - Tổ chức quản lý dự án

Nội dung nghiên cứu của chương Tổ chức quản lý dự án trong bài giảng Quản trị dự án trình bày các hình thức cấu trúc, Ưu – nhược điểm của các hình thức, các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn hình thức tổ chức dự án.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị dự án: Chương 3 - Tổ chức quản lý dự án CHƯƠNG 3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN Nội dung nghiên cứu  Các hình thức cấu trúc  Ưu – nhược điểm của các hình thức  Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn hình thức tổ chức dự án  Các bước lựa chọn Hình thức chức năng Đặc điểm  Kiểm soát tốt nhờ nhóm gộp  Lợi thế quy mô  Phát triển chuyên môn sâu  Thống nhất mệnh lệnh  Trách nhiệm rõ ràng  Thông tin theo chiều dọc  Quy định và thủ tục  Thăng tiến: thâm niên + chuyên môn… Tổ chức dự án theo chức năng PA PB PC PD Sản xuất Sản xuất Sản xuất Sản xuất Nhân sự Nhân sự Nhân sự Nhân sự Tài chính Tài chính Tài chính Tài chính Ưu – nhược điểm Ưu điểm  Nhược điểm  Năng lực kỹ thuật  Thiếu tổng thể  Phối hợp chuyên môn  Khó tích hợp  Tập trung mục tiêu CN;  Mâu thuẫn dài hạn  Khó cân bằng  Quan hệ dọc rõ ràng  Không chịu TN toàn bộ  Trách nhiệm rõ ràng  Kỹ thuật là chính  CMH và TCH cao  Thích ứng thay đổi kém  QH ổn định  Thông tin nội bộ khó  KK học tập  QĐ chậm  KS chất lượng  Khó KS thời gian  Lợi thế quy mô  Thiếu quan tâm KH… Hình thức dự án thuần túy PM A PM B Sản xuất Sản xuất Nhân sự Nhân sự Tài chính Tài chính Ưu – nhược điểm  Ưu điểm  Nhược điểm  Trách nhiệm rõ ràng  Trùng lặp  QĐ nhanh chóng  Tích lũy Know – how  Truyền thông nhanh,  Không ổn định CV chính xác  Xu hướng “hy sinh” KT  Hệ thống tích hợp tốt  Dễ phát sinh không  Liên hệ trực tiếp nhất quán trong TC về  Ưu tiên rõ ràng quản lý, chính sách…  CL – TG – CP  Định hướng KH  Định hướng HQ Hình thức ma trận Trách nhiệm  Phương diện dự án: tạo ra kết quả theo yêu cầu đúng thời hạn với mức chi phí thấp nhất; tương tác với khách hàng và các nhóm hữu quan  Phương diện chức năng: chịu TN kỹ thuật; quản lý sử dụng hiệu quả nguồn lực; phát triển tổ chức… Ưu điểm  Dự án là tâm điểm  Giảm trùng lắp khi sử dụng nguồn lực  Nhân viên ít lo lắng  Linh hoạt; đáp ứng tốt trong – ngoài  Nhất quán trong toàn tổ chức  Cân đối nguồn lực tối ưu để đảm bảo: thời gian – chi phí – chất lượng Hạn chế  Dễ xảy ra tranh chấp giữa PM và FM  Tranh chấp giữa các PM  Không muốn kết thúc  Phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa PM và FM phức tạp  Vi phạm nguyên tắc “thủ trưởng” CHƯƠNG 3 LỰA CHỌN HÌNH THỨC TỔ CHỨC DỰ ÁN Các yếu tố tổ chức  Mức độ sẵn có của nguồn lực: quyết định cấu trúc của tổ chức dự án  Hệ thống quản lý của tổ chức mẹ: liên quan đến thiết lập và duy trì hệ thống thông tin quản lý của dự án  Văn hóa tổ chức: các hành vi hỗ trợ & cản trở Văn hóa: Hỗ trợ & Cản trở  Thông tin tự do  Truyền thông kín  Truyền thông 02 chiều  Truyền thông bằng  Khả năng và sẵn sàng mệnh lệnh ra QĐ  Tiến trình nhiều bước,  Linh hoạt nhiều người  Hợp tác  Cứng nhắc  Sẵn sàng khởi xướng  Mâu thuẫn, xung đột thay đổi  Thụ động, chờ đợi  Chia sẻ ý tưởng  “Cấp trên luôn đúng”  Chịu trách nhiệm  Sợ trách nhiệm  Trung thành với DA  Trung thành với FM  Dự án chi phối hành vi  Luật lệ chi phối hành vi Các yếu tố dự án  Tầm quan trọng của dự án: Dự án có tầm chiến lược => ưu tiên tổ chức, quản lý, nguồn lực…  Quy mô dự án: Quy mô lớn => DA thuần túy…  Tính mới và nhu cầu đổi mới của DA: DA tiên phong => thuần túy… Nhu cầu tích hợp  Số lượng các bộ phận cấu thành  Mức độ khác biệt giữa các bộ phận cấu thành  Mức độ phụ thuộc của các bộ phận => Nhu cầu tích hợp càng cao  tính độc lập càng cao Mức độ phức tạp của MT  Mức độ quan hệ với bên ngoài  Tính bất định của bên ngoài  Sự phụ thuộc  Sự thân thiện… Ngân sách & Thời gian  Ngân sách hạn hẹp hoặc thời gian cấp bách => thuần túy (đơn vị độc lập), vì:  Kết quả rõ ràng hơn  Kiểm soát nguồn lực tốt hơn  Mục tiêu và thứ tự ưu tiên rõ ràng  Tách biệt khỏi các can thiệp  Nhanh chóng, chất lượng Tính ổn định của nguồn lực  Nguồn lực ổn định => dự án thuần túy (độc lập)  Nguồn lực kém ổn định: ma trận thích hợp hơn