Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 5 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng chương 5 trình bày về hoạt động cung cấp thông tin văn phòng. Các nội dung cụ thể được trình bày trong chương này gồm có: Ý nghĩa và vai trò thông tin trong hoạt động của các cơ quan, quy trình thu thập và cung cấp thông tin, lưu trữ thông tin.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 5 - ThS. Nguyễn Văn Báu Chương5CUNGCẤPTHÔNGTIN VĂNPHÒNG1.ÝnghĩavàvaitròthôngtintronghoạtđộngcủacáccơquanÝnghĩacủathôngtin +Thôngtintraođổivàmuabán. +Thôngtintạoracủacảivậtchất. +Thôngtinđểquyếtđịnhvấnđềchínhxác hơn +Thôngtinlàmtăngsựhiểubiết,nhậnthức củaconngười. Vaitròcủathôngtintronghoạtđộngquản lývàkinhdoanh+Thôngtinlàcơsởlàcủahoạtđộngquảnlý.+Thôngtinđểgiảiquyếtcôngviệcnhanh chóng,chínhxác.+Thôngtinlàmtănghiệuquảtronghoạtđộng quảnlývàkinhdoanh+TiếtkiệmthờigianchohoạtđộngquảnlýYêucầuđốivớithuthập,cungcấpthôngtinBiếtyêucầucầnthôngtincủangườilãnh đạo.Rõràng,đầyđủ,chínhxác.Thôngtinphùhợpvớiyêucầucủangườisử dụng.Thôngtinkịpthờiđúnglúc.2.Quytrìnhthuthậpvàcungcấpthôngtin2.1.XácđịnhnhucầuthôngtinNhucầutứcthờiNhucầuthườngxuyen Thôngtinphápluật. Thôngtinquảnlyhànhchính. Thôngtinthờisự. Thôngtinchuyênmôncơquan Thôngtinvềtổchức,bộmáycơquan Thôngtinvềnhânsựtrongcơquan Thôngtinvềđốitác,kháchhànghoặcđốitượng quảnlý2.2.X/đnguồngốcvàcơquanlưutrữthôngtinXácđịnhcơquan,tổchức,cánhânhìnhthànhthôngtin.Cơquanlưutrữthôngtin.Dịchvụthôngcungcấpthôngtin.2.3.ThuthậpvàxửlýthôngtinThôngtinphápluật(cơquanbanhànhthôngtin)Thôngtinquảnlyhànhchính.(nguồngốcvàhìnhthứcthôngtin)Thôngtinthờisự.(cơquanbanhànhvàkênhcungcấpthôngtin)Thôngtinchuyênmôncơquan(Bộphậntrongcơquan)2.3.(tiếp)Thôngtinvềtổchức,bộmáycơquan(vănthưlưutrữhoặcbộphậntổchức…)Thôngtinvềnhânsựtrongcơquan(tổchứchànhchínhnhânsự)Thôngtinvềđốitác,kháchhànghoặcđốitượngquảnlý(nguồngốc,xuấtxứ,nộidung,tínhlogicthôngtin)3.Lưutrữthôngtin Theonộidung Theotínhchất Theohìnhthức,vậtmangtin Việclụachọnhìnhthứcphânloạivàsắpxếp dựavàolĩnhvựchoạtđộngcủacơquan.4.Cungcấpthôngtin Cungcấpthôngtinbằng vănbản +Viếtbáocáo(thườngkỳ, độtxuất…),cácloạivăn bảnkháctườngtrình,công văn,thôngbáo…(khiviết cầntrìnhbàyrõràngmạch lạcrõý) +PhotocopyvănbảnCungcấpthôngtinqua email(chúýđếnviệcviết emai,khôngnêncẩuthả)Cungcấpthôngtinqua điệnthoại(cósựchuẩnbị kỹvềcácnộidung,thông tincầntrìnhbày)Cungcấpthôngtinbằng lời(cácsốliệuphảiđược ghichínhxác,cócơsở…)