Bài giảng Quản trị sự thay đổi: Phần 2 - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

Phần 2 của bài giảng "Quản trị sự thay đổi" tiếp tục cung cấp cho học viên những nội dung về: hoạch định và kế hoạch thay đổi trong tổ chức; tổ chức thực hiện và quản trị kế hoạch thay đổi; truyền thông cho sự thay đổi tổ chức;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị sự thay đổi: Phần 2 - Trường ĐH Công nghiệp Quảng NinhChương 5 HOẠCH ĐỊNH VÀ KẾ HOẠCH THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC5.1. Phân tích thực trạng của tổ chức Nhà quản lý bắt đầu nhận ra rằng cần phải “tái sáng tạo” toàn bộ hay từng phầncủa tổ chức (bởi vì những thay đổi có thể tập trung vào một bộ phận hay nhóm ngườinào đó hay toàn bộ tổ chức). Đồng thời, họ cũng hình dung ra thời điểm nào sẽ bắt đầutriển khai thay đổi đó. Thêm nữa, họ cũng thấy được khi diễn ra thay đổi chắc chắn sẽcó những gợn sóng xảy ra trong cả quá trình thay đổi đó. Tất cả các vấn đề đó cần đượcđánh giá và xem xét thật kỹ lưỡng và khách quan. Điều đó phụ thuộc vào đánh giá cánhân và những điều kiện hiện tại trong môi trường kinh tế xã hội của tổ chức. Mỗi giaiđoạn khác nhau của từng giai đoạn phát triển của tổ chức thường được phản ánh trongmỗi cấu trúc (structure) tổ chức khác nhau. Sự phát triển mỗi cấu trúc trong tổ chức tạora những tiêu chuẩn, hay những điểm tham chiếu khác nhau, để từ đó tổ chức sẽ đưa ranhững quyết định khác nhau phù hợp với tổ chức trong giai đoạn đó. Trong việc tạo rabộ khung của tổ chức, sẽ xuất hiện các khuôn mẫu được tạo ra từ kết quả của nhữngchuỗi công việc hay quy trình công việc đã được áp dụng và điều chỉnh cho phù hợp vớicấu trúc của tổ chức. Khuôn mẫu này được gọi là hiện trạng phản ánh các đặc điểm của tổ chức, cũngnhư phản ánh loại hình tổ chức đang được phát triển. Tuy nhiên, cấu trúc và các khuônmẫu hiện trạng cũng luôn có xu hướng thay đổi do các hoạt động của tổ chức ngày càngphát triển.Hình 5.1. Hiện trạng của một giai đoạn hình thành và phát triển của tổ chức Tại hiện trạng của tổ chức trong quá trình phát triển luôn xuất hiện nhữngnguyên nhân hay những dấu hiệu của một quá trình thay đổi mới. Nguyên nhân chính làvì sự tồn tại và phát triển của đường cong sigmoid mới luôn vận động theo chiều ngượclại so với đường cong cũ. Vấn đề là nhà quản lý sẽ phải phân tích hiện trạngcủa tổ chức để tìm ra vị trí hiện tại của mình hiện đang nằm tại thời điểm cuối củađường cong hay thời kỳ bắt đầu đi xuống của đường cong đó. Những sự chuyển động bao gồm cả đường cong cũ và mới luôn hướng đến việcsiết chặt hiện trạng đang tồn tại trong hoạt động của tổ chức (Hình 5.1). Cùng lúc đó thìnhững lực lượng đối nghịch (bao gồm cả những người phản đối không muốn thay đổi)sẽ cố gắng để duy trì mô hình và phương hướng đang tồn tại của tổ chức. Họ lập luậnrằng: tại sao lại phải thay đổi những thứ đang hoạt động tốt? Trong khi những lực lượngủng hộ và tân tiến lại cố gắng để tạo ra một hướng mới bằng việc phân tích để làm rõnhững điều đang xảy ra với tổ chức, mặc dù hướng mới đó với nhiều người thì gần nhưkhông tồn tại. Như vậy, phân tích hiện trạng của tổ chức có mục tiêu là để xuất phát từtình hình thực trạng đó, cùng với sự hỗ trợ từ cấu trúc hiện tại và hiện trạng của tổ chứcđể hoạch định một kế hoạch thay đổi tổ chức phù hợp với thực tế và điều kiện của tổchức và thành công trong chương trình thay đổi tổ chức sắp diễn ra. Trên thực tế, trạng thái hiện tại của tổ chức đã hỗ trợ cho sự phát triển trong mộtthời gian và nó có thể tiếp tục hoạt động như thế hơn là việc phải chuyển sang hỗ trợmột mô hình khác mà mô hình đó vẫn chưa được nhận diện. Điều này là đúng bởi vìhiện trạng luôn phản ánh về mọi người và mọi thứ, những cống hiến của họ cho tổ chứctrong quá khứ - lịch sử của tổ chức, những thứ (yếu tố) tạo ra trạng thái hiện tại, là mộtđiểm mạnh dẫn đến kết quả của quá trình thay đổi. Tất nhiên, điểm mạnh này trong tổchức là nhân tố chính trong việc cung cấp nguồn lực và kỹ năng mang đến một sự thayđổi thành công. Mặt khác, cũng chính lịch sử có thể trở thành rào cản chính để thực hiệnthay đổi một cách toàn diện. Hơn nữa, điểm mạnh đó cũng có thể làm mọi người trongtổ chức tự mãn và hướng nội, từ đó, việc nhìn nhận hay thực hiện những điều đang diễnra xung quanh sẽ bị hạn chế và dễ rất đến thất bại. Kết quả là tổ chức có thể tự giếtchính bản thân mình bởi thiếu thông tin. Vậy làm thế nào để tổ chức có thể sử dụng điểm mạnh để xây dựng tổ chức trongkhi vẫn đủ nhận thức để tránh được giai đoạn thiếu thông tin đó? Vấn đề chính là cáchđể nhận ra những áp lực đang tấn công hiện trạng, một sự nhận thức những đặc điểmcủa hiện trạng có thể giúp hay ngăn cản bước khởi đầu của một kế hoạch thay đổi.5.2. Hoạch định và xây dựng kế hoạch cho thay đổi Thay đổi tổ chức diễn ra có thể không được hoạch định trước sẽ dẫn đến lộn xộn,hỗn loạn hoặc có thể mất phương hướng và kết quả chắc chắn sẽ thất bại. Khi thất bại sẽdẫn đến tình trạng trạng thái cũ cũng đã bị phá vỡ và khó có thể khôi phục lại như trước,đặc biệt là niềm tin cho các lần thay đổi tiếp theo. Việc này là khá nghiêm trọng đối vớitổ chức bởi dễ dẫn đến tình trạng tổ chức bị phá sản. Do vậy, việc hoạch định và xâydựng kế hoạch một cuộc thay đổi là một việc làm cần thiết vàkhông thể bỏ qua. Những thay đổi tổ chức trên phạm vi rộng thường hiếm khi xảy ra màkhông có những biến động lớn. Do vậy, để hạn chế sự hỗn loạn, biến động lớn đó, cáctổ chức thường nỗ lực hoạch định sự thay đổi bằng cách áp đặt một số trật tự cho quátrình thay đổi. Sự thay đổi thường có trật tự khi nó được hoạch định ngay từ đầu.5.2.1. Các bước của quá trình hoạch định kế hoạch thay đổi.Bước 1. Đánh giá hiện trạng để lựa chọn hình thức thay đổi. Các mức độ và tốc độ thay đổi của môi trường kinh tế xã hội đều có liên quanđến tổ chức. Trong tổ chức, có nhiều yếu tố tác động đến sự thay đổi, nhưng tựu trunglại có bốn yếu tố môi trường quan trọng nhất quyết định đến sự thay đổi tổ chức làkhách hàng, công nghệ, đối thủ cạnh tranh và đội ngũ nhân viên. Những thay đổi nàycần được dự đoán và đánh giá mức độ ảnh hưởng đến tổ chức để nhận dạng và phântích mức độ thay đổi cần thực hiện của tổ chức đề ứng phó. Thông thường, đánh giá hiện trạng để lựa chọn hình thức thay đổi dựa trên cácchương trình thay đổi cơ bản như ...