Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 - ĐH Thương Mại

Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 Lập kế hoạch thời gian cung cấp cho người học các kiến thức: Kỹ năng tạo nhật ký công tác; Kỹ năng xây dựng lịch trình làm việc; Kỹ năng lập danh sách công việc hàng ngày; Kỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 - ĐH Thương Mại CHƢƠNG 2:LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN STT Nội dung công việc Tỷ lệ thời gian (%) 1 Cv liên quan đến lập kế hoạch 10 2 Báo cáo và kiểm tra 8 3 Họp với người cộng tác 10 4 Làm việc với thư ký 2 5 Điện thoại 20 6 Tiếp khách 20 7 Đọc các công văn và báo cáo 10 8 Đi xuống đơn vị trực thuộc 10 9 Ký giấy tờ trong ngày 10Yêu cầu: Anh (chị) đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng.Anh (chị) hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này.NỘI DUNGKỹ năng tạo nhật ký công tácKỹ năng xây dựng lịch trình làm việcKỹ năng lập danh sách công việc hàng ngàyKỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gianCÔNG CỤ LẬP CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆCCác công cụ được sử dụng để ghi lại một cách chínhxác, rõ ràng những sự kiện sắp diễn ra, những cuộchẹn và những nhiệm vụ cần thực hiện. Một số côngcụ: Lịch công tác hàng ngày (Time schedule) Sổ tay / nhật ký (Diary/ Day book) Lịch để bàn (Daily calendar) Thiết bị điện tử trợ giúp hoạch định thời gian (Electronic organizer) Lịch công tác hàng ngày Giám đốc Thư ký8h00-8h15 Xây dựng kế hoạch ngày8h15-8h45 Cuộc họp với nhân viên8h45-10h15 Xây dựng báo cáo Mở thư và soạn thảo thư trả lời10h15-11h15 Thông tin điện thoại11h15-trưa Cuộc gặp không chính Công việc VP thứcTrưa-13h00 Ăn trưa13h00-14h00 Thư tín14h00-15h00 Thông tin điện thoại15h00-16h30 Các cuộc hen Công việc VP16h30-17h00 Đánh giá CV trong ngày Kỹ năng lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)• Là phương pháp truyền thống:Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi.Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin quan trọng, những sáng kiến bất ngờThời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuầnGhi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ nhất.• Lập sổ tay sổ tay/nhật ký: Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những thông tin cần thiết khi cần Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác nhau. Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngàyThời Hoạt động Số phút Mức ưugian sử tiên dụng8:42 Chờ máy tính khởi động 3 C8:45 Email: kiểm tra và trả lời 15 B9:00 Giải lao: uống cà phê tán gẫu 9 C9:09 Chờ họp: dọn bàn làm việc 6 C9:15 Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm 60 A10:15 Giải lao: cà phê, email cá nhân 15 C10:30 Điện thoại: tới bộ phận kỹ thuật 8 B10:42 Internet: xem thời tiết và tin tức 7 C11:00 Chuẩn bị ăn trưa 8 B11:08 Họp: bàn kế hoạch 32 C11:40 Di chuyển: ra ngoài ăn trưa 120 B1:52 Emai: gửi và trả lời 12 C2:04 Điện thoại: trả lời tin nhắn 11 C Ví dụ: nhật ký công tác hàng ngày (tiếp)Thời Hoạt động Số phút sử Mức ưugian dụng tiên2: 23 Tiếp khách: Khách hàng ký hợp đồng 15 A2:28 Việc giấy tờ: báo cáo hàng ngày 4 B2:32 Email: thư đến 3 C2:35 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 12 B2:47 Giải lao: uống nước 10 C2:57 Chuẩn bị; thu thập tài liệu cho cuộc họp 3 B3:00 Họp: xét duyệt ngân sách 72 B4:15 Email: gửi và trả lời 11 B4:26 Internet: xem tin tức 4 B4:30 Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai 10 C4:40 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 10 A4:50 Email: thư đi 10 B5:00 Rời văn phòn ...