Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 4 - ĐH Thương Mại

Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 4 Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian cung cấp cho người học các kiến thức: Phát hiện sự lãng phí thời gian; Khắc phục sự lãng phí thời gian. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 4 - ĐH Thương Mại CHƢƠNG 4PHÁT HIỆN VÀ KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIANKhái niệm PHÁT HIỆN sự lãng phí thời gian KHẮC PHỤC sự lãng phí thời gianPHÁT HIỆN SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIANCác biểu hiện của sự lãng phí thời gianSự trì hoãnQuá tải công việcGián đoạn công việc KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC SỰ TRÌ HOÃNNGUYÊN NHÂN CÁCH KHẮC PHỤCNhững Nhóm giải pháp 1: nhiệm vụ khó chịu Giao nhiệm vụ cho người khác nếu có thể. hoặc không Tạo cảm giác nhẹ nhõm sau khi thực hiện sẽ là tạo hứng động lực để bạn hành động thú Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó chịu một cách dứt khoát và không lặp lạiSợ thất bại, ngại va Nhóm giải pháp 2: chạm Hãy trực tiếp đối đầu với nóKhông biết Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn bắt đầu từ đâu Nhóm giải pháp 3: Bắt đầu công việc ở một điểm bất kỳ Chia nhỏ công việc thành nhiều phần. Sau đó xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất từng phần. Sắp xếp những nhiệm vụ này theo trình tự hợp lý. Sau đó bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên trong trình tự công việc này và tiếp tục như thế. QUÁ TẢI CÔNG VIỆC Nguyên nhân Cách khắc phục Chưa thực sự am hiểu Hãy nhận biết các nhiệmnhiệm vụ, trách nhiệm của vụ, trách nhiệm chính củabản thân. bản thân. Có quá nhiều mục tiêu, Xác định mục tiêu và sắpmong muốn xếp thứ tự ưu tiênHãy nhận biết các nhiệm vụ, trách nhiệm chínhcủa bản thânĐừng can thiệp và đảm nhận công việc vì những người khác không chịu làm việc của họ hoặc không làm nó theo đúng các chuẩn mực của bạn Đừng nhận tất cả mọi thứ phải làm Biết nói không  “Nói không” với những hoạt động ở mức độ ưu tiên thấp  “Nói không” với công việc không phù hợp “Nói không” thì bạn phải nói hết sức tế nhị và nhẹ nhàng kèm theo một lời giải thích ngắn gọn và rõ ràngThiết lập ưu tiên rõ ràngLập kế hoạch cho các dự án, chương trình với mục tiêu rõ ràngNguyên lý Pareto để phân loại và sắp xếp công việcQuy luật số 3Xác định nhiệm vụ chính, nhiệm vụ quan trọng hay cấp báchGiữ đúng hướng và xây dựng nguyên tắc làm việc, lối sốngXây dựng thói quen tốt trong công việcỦy nhiệm, ủy quyền Gián đoạn công việc • Các cuộc họp • EmailNguyên • • Điện thoại Tiếp khách nhân • Sắp xếp nơi làm việc • …Biện pháp • Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn • Đặt ra các khoảng thời gian thích hợpkhắc phục • Cuộc họp hiệu quả(Kiểm soát • Làm việc email hiệu quả • Quản lý điện thoại và các cuộc gọi sự gián •Tiết kiệm thời gian tiếp khách • Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp đoạn) •…Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn• Sự gián đoạn nào là cần thiết và sự gián đoạn nào là không cần thiết• Sự gián đoạn là hợp l{ và cấp bách bạn cần phải giải quyết chúng• Sự gián đoạn không thể ngăn chặnĐặt ra các khoảng thời gian thích hợp Cần tối thiểu 60 đến 90 phút để có thể thực hiện bất cứ việc gì có giá trị. Đừng lẫn lộn giữa Dành thêm thời gian công việc sáng tạo và hành chính Đặt ra các khoảng thời gian phù hợp vào buổi sáng, giờ ăn trưa… Loại bỏ cuộc họp không cần thiết Tránh cuộc họp bạn đóng góp rất ít hoặc đạt được rất ít CUỘC HỌPNắm chương trình trước khi dự họpTổ chức hội nghị/cuộc họpTrước cuộc họp • Chuẩn bị chương trình bằng văn bản • Xác định ít nhất một mục tiêu • Xác định rõ thời gian bắt đầu • Xác định rõ thời gian kết thúc • Chỉ mời những thành phần tham gia có liên quan • Liệt kê những công việc cần thảo luận • Chuẩn bị tài liệu cần thiết • Sử dụng thiết bị nghe, nhìn thích hợpTrong cuộc họp • Đặt nhiều câu hỏi hơn • Khơi gợi ý tưởng tốt nhất của mỗi người tham dự • Ghi lại biên bảnSau cuộc họp: Chính thức hóa kết luận cuộc họp và gửi tới các đối tượng liên quan triển khaiEmail và công việc giấy tờ 3 2 Nếu có thể hãy ...