Bài giảng Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ - Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum

Bài giảng Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Một số vấn đề chung về xác định giá trị tài liệu; các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu lưu trữ - Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG BÀI GIẢNG HỌC PHẦN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆUVÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tháng 12 năm 2017 1 PHẦN A. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU1.1. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu Tài liệu là các loại công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức cá nhân. Thực tế hàng ngày, hàng giờ khối lượng tài liệu sản sinh ra trong cáccơ quan, tổ chức và cá nhân ngày càng gia tăng, không thể tính được một cách chính xác.Có những tài liệu được sản sinh ra nhằm giải quyết những công việc trước mắt và khi côngviệc được giải quyết xong cũng là lúc người ta không cần đến những tài liệu đó nữa. Nhưngcó những tài liệu không chỉ để giải quyết những công việc trước mắt, mà nội dung thông tintrong tài liệu đó còn có thể giúp cho việc tra cứu, xác minh, tổng kết các vấn đề ở nhữnggiai đoạn tiếp theo. Những tài liệu này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho những lợi ích lâudài của quốc gia và của các cơ quan, tổ chức. Như vậy, không phải toàn bộ tài liệu khi sản sinh ra đã là tài liệu lưu trữ mà tài liệulưu trữ là những tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức, cá nhân cần được lưu lại, giữ lại để phục vụ mục đích thực tiễn và nghiên cứu khoahọc, lịch sử. Nếu như toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra đều đượclưu lại và giữ lại thì chúng ta sẽ không có đủ diện tích kho tàng, trang thiết bị và con ngườilàm công tác bảo quản nó. Và chỉ trong một vài năm, lượng tài liệu sản sinh ra trong một cơquan, tổ chức sẽ chất đống và chiếm mất chỗ làm việc của cán bộ trong cơ quan, gây tìnhtrạng không tốt đến sức khỏe cán bộ và năng suất công việc. Thực tế này đòi hỏi các cơquan lưu trữ phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựu chọn những tài liệu cần lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương phápcủa lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chínhtrị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác. Từ dó lựa chọn những tàiliệu có giá trị bảo quản trong phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giátrị để tiêu huỷ. Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệutrong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ cơquan, phông lưu trữ quốc gia. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tàiliệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thậntrọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hướng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưutrữ. Đồng thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệukhông có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế. Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được nhữngtài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung có chấtlượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu không có giátrị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc không có giá trịlịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia. Điều đó góp phần vào việc tối ưu hóa thànhphần phông lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng của tài liệu trong phông. Tài liệu phông 2lưu trữ quốc gia có chất lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khaithác sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.1.2. Khái niệm về giá trị tài liệu Để định được thời hạn bảo quản tài liệu một cách chính xác cần xem xét đánh giá giátrị đích thực của tài liệu. Giá trị tài liệu được đánh giá, xem xét ở nhiều khía cạnh khác nhau song tập trungchủ yếu vào hai loại giá trị sau: - Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa đựngtrong tài liệu. Những thông tin đó có thể phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức, cá nhân. Cụ thể như: cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt độngthanh tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc… Những tài liệu là các văn bản quản lý nhànước sẽ cung cấp cho chúng ta những hiểu biết về hành lang pháp lý trong lĩnh vực hoạtđộng của mình. Từ đó giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác định được một cách chínhxác những công việc mình đang làm để đạt hiệu quả tối ưu. Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thông tin về côngviệc còn đang giải quyết mà gi ...