Bảy lời kuyên khi lựa chọn phần mềm kế toán

Trên thị trường luôn có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để bạn lựa chọn. Thế nhưng bạn lại băn khoăn không biết phần mềm nào sẽ thích hợp nhất với công ty. Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bảy lời kuyên khi lựa chọn phần mềm kế toánBảy lời kuyên khi lựa chọn phần mềm kế toán Trên thị trường luôn có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để bạn lựa chọn. Thế nhưng bạn lại băn khoăn không biết phần mềm nào sẽ thích hợp nhất với công ty. Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động cho “bộ não tài chính” của công ty, bởi chúng được sửdụng để phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết vàchính xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng vàcác mối quan hệ với công ty…Có hai loại chính của phần mềm kế toán là Phần mềm chung và Phần mềm chuyên biệt chotừng ngành. Những phần mềm kế toán được thiết kế chuyên biệt cho từng ngành, từng lĩnh vựckinh doanh sẽ cung cấp nhiều đặc điểm, tính năng cụ thể hơn, song mức giá sẽ cao hơnnhiều, chưa kể dịch vụ trợ giúp sau bán hàng cũng sẽ khó khăn hơn. Những phần mềm kếtoán chung thường là lựa chọn tốt nhất đối với các chủ doanh nghiệp, bởi vì họ có thể tiết kiệmđáng kể chi phí đầu vào khi gói dịch vụ thường rẻ hơn, dễ sử dụng và dịch vụ hậu mãi cũng đadạng hơn.Muốn lựa chọn gói phần mềm kế toán phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của mình, bạnnên quan tâm tới 7 yếu tố sau đây:1. Quy mô kinh doanh. Một công ty có doanh số bán hàng 50.000 USD/năm sẽ có những nhucầu hoàn toàn khác so với công ty có doanh thu nhiều triệu USD. Nếu chỉ là một công ty quymô nhỏ, bạn đừng đổ quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán hiện đại, có nhiều tínhnăng đa dạng, bởi vì bạn sẽ chỉ nhận được nhiều điều phức tạp hơn nhu cầu thực tế của mình.2. Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh. Bạn kinh doanh trong lĩnh vực, ngành côngnghiệp nào? Một vài ngành công nghiệp có những phần mềm chuyên biệt mà bạn có thể cầnđến, do nó được thiết kế phù hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty. Trong phần lớn cáctrường hợp, một phần mềm chuyên biệt theo ngành nghề có thể sẽ đắt hơn, nhưng các lợi íchcó được sẽ bù đắp chi phí bỏ ra, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng trướckhi mua bất cứ phần mềm kế toán nào.3. Các thành phần bạn cần. Bạn mong muốn những thành phần nào trong phần mềm kếtoán? Một vài phần mềm rất cơ bản, có những tính năng lưu giữ, tính toán sổ sách đơn giản;trong khi có những phần mềm bao gồm thêm nhiều tính năng khác như tính toán ngân quỹ, hoáđơn, giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng... Thậm chí có phần mềm còn phân tíchđược sự dao động giá cả và các yếu tố ảnh hưởng đến sự dao động này, từ đó giúp bạn cóđược cái nhìn cụ thể hơn về sự biến động của thị trường, hỗ trợ bạn ra quyết định chính xáckhi cùng một mặt hàng nên mua của đối tác nào, vào thời điểm nào thích hợp.4. Dịch vụ trợ giúp sau bán hàng. Việc mua sắm phầm mềm chỉ là bước đi đầu tiên trongmột quy trình tổng thể. Điều cần lưu ý là bạn phải nhận được một dịch vụ trợ giúp sau bánhàng hiệu quả, bao gồm nhiều tư vấn chuyên môn, trợ giúp trực tuyến, trợ giúp qua điện thoại,đào tạo...5. Các nguồn lực tài chính.Bạn có những nguồn lực tài chính nào để đầu tư cho phần mềmkế toán? Mỗi khoản đầu tư của bạn trong hoạt động kinh doanh đều cần đến sự phân tích chiphí - lợi nhuận nhất định. Khi nghiên cứu để lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp nhất vớicông ty bạn, hãy cân nhắc xem phần mềm nào đem lại nhiều lợi ích tốt nhất so với số vốn đầutư mà bạn sẵn sàng bỏ ra.6. Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp. Hãy tham khảo ý kiến của các nhân viên kếtoán trong công ty khi lựa chọn phần mềm kế toán, bởi vì họ là một trong những nguồn lựcchính mà bạn sẽ phải trông cậy vào trong suốt thời gian cài đặt và sử dụng phần mềm đó. Hơnnữa, nhân viên kế toán của bạn nên xác nhận phần mềm kế toán bạn dự định mua là đáng tincậy và đảm bảo việc quản lý dữ liệu tài chính được hiệu quả nhất. Điều quan trọng là nhânviên kế toán và phần mềm kế toán phải phối kết hợp hiệu quả với nhau để góp phần vào thànhcông chung của công ty bạn.7. Dễ dàng sử dụng. Đây là yếu tố này thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềmkế toán, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm kế toán phát huyhiệu quả tối đa. Cho dù phần mềm kế toán có nhiều đa chức năng thiết thực, hay giá thành rẻ,song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua. Đừng quá nhiệttình với việc mua sắm các gói phần mềm cung cấp thêm nhiều tính năng mà công ty bạnkhông thật sự cần đến, chẳng hạn như tính năng liên kết với các thiết bị hỗ trợ như thiết bị inbarcode, máy scan mã vạch, máy in hoá đơn thanh toán và các báo biểu. Hãy đảm bảo rằngphần mềm bạn mua phải đơn giản, có trọng điểm và liên quan mật thiết với những nhu cầukinh doanh của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên tìm kiếm những phần mềm có giao diện dễ hiểu vàcó khả năng cập nhập khi ...