Bớt áp lực – tăng hiệu quả

Bạn bị ngập chìm trong nhiệm vụ, trách nhiệm, e-mail, tin nhắn... Công việc chất chồng như núi? “Bạn sẽ có được mọi điều mình muốn nếu bạn giúp đỡ người khác có điều họ muốn”. Bạn không có thời gian để thở. Ngày qua ngày, việc này hết việc kia cứ xuất hiện dồn dập. Bạn sắp lịch làm việc có khoa học. Danh sách khách hàng được xếp theo thứ tự ưu tiên. Vạch rõ thời gian xử lý từng vấn đề. Có máy nhắc chừng những sự kiện quan trọng… Nhưng, sao rốt cục, bạn luôn phải chạy...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bớt áp lực – tăng hiệu quả Bớt áp lực – tăng hiệu quả Bạn bị ngập chìm trong nhiệm vụ, trách nhiệm, e-mail, tin nhắn... Công việc chất chồng như núi? “Bạn sẽ có được mọi điều mình muốn nếu bạn giúp đỡ người khác có điều họ muốn”. Bạn không có thời gian để thở. Ngày qua ngày, việc này hết việc kia cứ xuất hiện dồn dập. Bạn sắp lịch làm việc có khoa học. Danh sách khách hàng được xếp theo thứ tự ưu tiên. Vạch rõ thời gian xử lý từng vấn đề. Có máy nhắc chừng những sự kiện quan trọng… Nhưng, sao rốt cục, bạn luôn phải chạy đua với thời gian, lao đầu hùng hục vào những tình huống khẩn cấp mới phát sinh và tranh đấu dữ dội để bảo đảm mọi thứ ổn thỏa, mọi người hài lòng. Mọi việc cứ bủa vây với tốc độ chóng mặt. Bị khủng hoảng như chiếc máy vi tính hỏng hóc, bạn thường xuyên cáu giận, để rồi làm mất thời gian và day dứt khôn nguôi. V à cuối cùng là phản ứng chậm chạm khi công việc tăng nhiều. Khi suy sụp, bạn mất kiểm soát. Càng vùng vẫy thì hố cát chôn lấp bạn càng sâu. Sau đây là 20 bí quyết giúp bạn giải quyết thêm nhiều việc hôm qua, bớt căng thẳng hôm nay, và tăng hiệu suất ngày mai. 1. Chuẩn bị cho ngày mai Nhằm tránh việc bắt đầu ngày mới một cách lúng túng, lụp chụp, cái nọ xọ cái kia, thì kết thúc ngày làm việc hôm nay, bạn hãy dành chút ít thời gian dọn dẹp bàn làm việc, cất tài liệu đã qua xử lý, bỏ giấy tờ không còn dùng đến, trả lời e-mail. Liệt kê danh sách những gì cần làm cho ngày mai và chi tiết các bước thực hiện. 2. Lần lượt thực hiện từng việc Đ ừng ôm nhiều việc cùng lúc. Bị ngập tràn trong quá nhiều nhiệm vụ sẽ khiến bạn lơ là cơ hội và triển vọng đang ẩn khuất. Chậm lại. Tiến hành một công việc với tất cả tập trung. Hết việc này mới đến việc khác. 3. Tránh họp hành Họp to àn thể đông đúc chẳng khác gì trận chiến. Nhiều lúc, trong cuộc họp, mọi người chỉ nói chuyện riêng, b ới móc lỗi lầm trong quá khứ mà không đem lại hiệu quả thực tế cho kế hoạch sắp đến. Để tránh tình trạng đó, hãy gặp gỡ nhân viên từng người để trao đổi sơ về ý tưởng và trọng điểm của dự án. 4. Ở nhà Cảm thấy ngột ngạt với quá nhiều áp lực? Bắt buộc phải đến sở làm? Không. Tụ tập chỉ làm tăng thời gian chitchat. Vậy nên, thỉnh thoảng, hãy làm việc tại nhà. Càng ở giai đoạn cuối sắp ho àn thành dự án thì càng cần làm việc tại không gian yên tĩnh, thoải mái. 5. Duy trì tốc độ Con người có khuynh hướng hì hục làm việc đầu tuần rồi mệt mỏi buông xuôi cuối tuần. Nếu tất cả đều như vậy thì việc sẽ bê trễ vào cuối tuần cho đến đầu tuần sau. Điều đó đồng nghĩa với việc dồn việc vào một số ngày trong tuần, gây mệt mỏi. Để tránh trường hợp đó, hãy cố gắng làm trễ vào tối thứ sáu cuối tuần. Tự nhủ: thêm một việc này nữa thôi thì bớt nhiêu khê vào đầu tuần sau. 6. Ở một mình Ngồi trên bàn làm việc sau chồng tài liệu dày, bạn hãi hùng khi nghĩ đến cảnh ai đó sẽ gọi đến, cắt ngang dòng công việc. Lo lắng đó vô cùng chính xác. Mỗi lần bị xao lãng, bạn phải mất rất lâu sau mới tập trung lại. Vậy nên, hãy khóa cửa phòng và ngắt dây điện thoại. Một mình một việc thì mới không quên chi tiết và tránh phạm sai lầm. 7. Chia nhỏ việc Khi có một sứ mệnh quá lớn ập đến, chúng ta dễ bị hoảng sợ. Cảm thấy mình thiếu kinh nghiệm, nên sợ thất bại. Đừng quá căng thẳng, hãy chia việc thành nhiều phần nhỏ rồi từ từ giải quyết theo thứ tự. 8. Tạo thêm thời gian Một ngày 24 giờ trôi qua nhanh đến chóng mặt. Để tránh trường hợp thiếu thời gian mà thừa công việc, thì hãy đến công ty sớm và bắt đầu việc ngay. Đ ầu ngày là lúc năng xuất làm việc lên cao nhất, nên dành để xử lý phần việc khó khăn nhất. Tranh thủ bất cứ khi nào có thể, như sáng Chủ Nhật hoặc sau khi con cái đã yên giấc, để xử lý chút ít công việc. 9. Tuân theo kế hoạch đã định Cách tốt nhất để làm mất thời gian là giao tiếp d ư thừa. Khi nhận cuộc gọi hay trả lời e-mail, hãy nói trực tiếp vào vấn đề chính. Nhanh chóng xử lý để tránh dây dưa, ảnh hưởng đến kế hoạch công việc đã định. 10. Lập danh sách ưu tiên Bạn không thể ở mọi nơi và làm mọi việc cùng lúc. Hãy tự hỏi những câu sau để xác định nhiệm vụ ưu tiên: Ai sẽ bị ảnh hưởng, bao nhiêu người sẽ bị ảnh hưởng? Điều gì quan trọng nhất cho cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn? Việc gì có thể biến thành khẩn cấp? Tại sao? Ai sẽ phàn nàn lớn nhất nếu việc không được tiến hành? Nói tóm lại, cần phân định rõ giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”. 11. Xác định việc cần làm Nhìn lại xem mình đang dùng thời gian làm gì và cách thực hiện nó. Bạn đang tập trung vào công việc hay chỉ làm điều mình thích? Bạn đang nỗ lực để hoàn hảo? Bạn có nhìn lại tiến trình công việc vào cuối mỗi ngày? Nói tóm lại, tất cả những gì bạn làm phải đem lại hiệu quả thực tế là tạo lợi nhuận và làm hài lòng khách hàng. Nếu không, thì hãy bỏ chúng đi. 12. Duy trì thái độ tích cực “Thật bực bội! Sao mình phải gánh nhiều việc như vậy?” Những suy nghĩ ganh đua đó chỉ khiến bạn tốn thời gian và thất thoát nhiệt huyết. Để năng xuất làm việc cao, hãy dẹp bỏ mọi toan tính, lo lắng, ganh ghét hàng ngày. Chỉ nghĩ đến công việc trước mắt và lợi ích lâu dài về sau cho chính mình. 13. Biết khi nào mình “bùng nổ” N ếu việc vẫn cứ dồn dập gây stress triền miên, bạn hãy biết giới hạn khi nào thì những chất chứa trong lòng sắp bùng nổ. Nếu nổi điên với sai đối tượng vào lúc không thích hợp thì sự nghiệp có thể bị hủy hoại. Để tránh trường hợp đó, hãy xin nghỉ phép để thư giãn trước khi tình uống tồi tệ nhất xảy ra. Sau khi giải tỏa, bạn sẽ lấy lại thăng bằng để tiếp tục công việc tràn đầy hưng phấn. 14. Tạo đà kích thích bản thân Có nhiều cách để hứng khởi tăng. Ví dụ như hoàn thành một việc mình thích trước để vui thú làm những việc còn lại. Hoặc chọn giải quyết những phần việc chông gai trước nhất để hài lòng bản thân, làm động lực tiếp tục việc khác. 15. Giao phó D ĩ nhiên chúng ta luôn muốn thử thách mình với những cơ hội mới. Có như thế mới tự hào ngồi ở vị trí lãnh đạo này. Nhưng, hãy biết giới hạn và trách nhiệm của mình. Có phần việc nào có thể giao cấp dưới xử lý? Có thể nhờ ai đó giúp hoàn th ...