Các bước lập và quản lý tiến độ dự án

Công tác xây dựng tiến độ tổng thường là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lí dự án đều phải đối mặt. Việc xây dựng tiến độ thường bao hàm nhiều yếu tố nghệ thuật hơn là yếu tố khoa học, và kết quả của các dự án thường chứng minh điều này. Nếu bạn theo 6 bước cơ bản dưới đây thì lập tiến độ công việc dự án sẽ không còn là một điều quá khó khăn nữa. Cùng tham khảo bạn nhé!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Các bước lập và quản lý tiến độ dự án CÁCBƯỚCLẬPVÀQUẢNLÝTIẾNĐỘDỰÁNCôngtácxâydựngtiếnđộtổngthườnglàmộttrongnhữnghoạtđộngkhókhănmàcácnhàquảnlídự ánđềuphảiđốimặt.Việcxâydựngtiếnđộ thườngbaohàmnhiều yếutố nghệ thuậthơnlàyếutố khoahọc,vàkếtquả củacácdự ánthườngchứng mìnhđiềunày.Nếubạntheo6bướccơbảndưới đâythìlậptiếnđộcôngviệcdựánsẽkhôngcònlàmộtđiềuquákhókhănnữa.Mộttrongnhữngtrở ngạiđặtralàcácthànhviêncủamộtnhómlàmdự ánthường phảilàmviệcvớinhiềunhàquảnlýdựáncócáchxâydựngvàtheodõitiếnđộkhác nhau.Tôithườngnghemọingườiphànnànrằngtạisaocácnhàquảnlídự ánkhông cócáchlàmviệcgiốngnhau?Nếubạntừngnghethấylờiphànnànnàythìcólẽ đãđếnlúcbạnphảixemlạicách bảnthâncũngnhư nhómcủamìnhxâydựngtiếnđộ dự ánnhư thế nào.Cólẽ bạnđangkhôngxâydựngkế hoạchlàmviệccủanhómtheonhữngbướcxuyênsuốtvà hiệuquả.Đểkhắcphụcđiềunày,hãythamkhảo6bướcđơngiảnsauđây:Bước1:XácđịnhnhữnghànhđộngcầnđượcđưavàotiếnđộHãythiếtlậphệthốngWorkBreakdownStructure(WBS)rồichianhỏcáchoạtđộngrađể cóthể lênđượctiếnđộ làmviệcchochúng.NếubạnthậmchícònchưasửdụngWBSchodựáncủamìnhthìbạnnênlàmviệcđóngaylậptức.HãyxemxéttừnggóicôngviệcWBSvàxácđịnhnhữnghoạtđộngnàolàhoạtđộng cầnthiếtđể tạocácgóicôngviệcđó.Vídụ góicôngviệccủabạntrongWBSlà“Thiếtlậpcấuhìnhphầncứngmớicủamáytính”,vậythìcáchoạtđộngbạncầnđểlậptiếnđộ sẽ baogồm:“Thiếtlậpcấuhìnhmạng”,“Càithẻ Video”,“Càiđặtcácứngdụng”vàrồi“Càiđặttrìnhduyệtemail”.Bước2:LênthứtựchocáchànhđộngBạncónhớ hồimẫugiáo,chúngtahayđượcchonhữngmiếngxếphìnhvàphảitìmcáchsắpxếpchúngtheomộtthứ tự nhấtđịnhkhông?Khisắpxếptiếnđộ cáchành dộngbạncũngnêntư duymộtcáchtươngtự,trongđómỗimộtbứctranh ở trênsẽđạidiệnchomộthànhđộng,vậythìhànhđộngđầutiên,thứhai,thứbalàgì,v.v. Đâychínhlàmụcđíchcủabướcthứ hai.Chúngtasẽ lênthứ tựcôngviệcbằngcáchsắp xếpchúngtheomộttuầntựnhấtđịnh.Vídụ,cóthểbạnsẽcầnphảicàithẻvideotrướcrồithiếtlậpcấuhìnhmạng,sauđócàiđặtcácphầnmềm,cuốicùngmớilàcàiđặttrìnhduyệtemail.Trongmộtsốtrườnghợp,haihaynhiềuhànhđộngcóthể đượcthựchiệnsongsong.Như trongvídụ trên,bạncóthể càiđặtemailtrongkhicác ứngdụngkhácđangđượccàiđể tiết kiệmthờigian.Đâylàbướcđểchúngtanhìnvàocácviệcphụthuộcvềmặttiếnđộnhưcóhànhđộngphảikếtthúcrồimớibắtđầuhànhđộngkhác,cókhihànhđộngbắt đầucùngnhau,cókhihànhđộngkếtthúccùngnhau,v.vnhằmtìmranhữngmốiquanhệgiữahànhđộngnàyvớihànhđộngkhác.Bước3:ĐánhgiánhữngnguồnlựccầncóchocáchànhđộngBướcthứbanàyđòihỏibạnphảiđịnhlượngđượcnhữngnguồnlựccầnsửdụngđểđạtđượcmụctiêucủamỗihànhđộngđề ra.Việcnàybaogồmđịnhlượngđượcsốthànhviêncủanhóm,nguồntàichínhvàcácthiếtbị để thựchiệnhànhđộng.Các nguồntàinguyênnàycầnđượcchọnlựatừ trướckhibạntínhđếnlượngthờigian thựchiệncáchoạtđộngđó.Bước4:ĐánhgiáthờigiancầncóđểthựchiệncáchànhđộngBướcnàyđòihỏibạnvànhómcủamìnhphảiphântíchsẽmấtbaolâuđể hoànthiệnđượcmộthànhđộngtrongkếhoạch.Bạncóthểsửdụngmộtsốcôngcụsauđểlàmviệcnày:Thamkhảoýkiếnchuyêngia:thamkhảoýkiếncủamộtngườiđãcókinhnghiệmvàthànhthạotrongviệc ướctìnhthờigiancầnthiêtđể hoànthànhmộtcôngviệcnhất định.Sosánhcácdựántươngđương:đâylàcáchtiếpcậnthôngquanghiêncứucácdựántươngđồngvớidựánđangthựchiệntrongcùngmộttổchức,từđódựđoánmộthànhđộngnênđượcthựchiệntrongbaolâu.Ướclượngthamsốhóa(ParametricEstimating):Việcnàychỉđơngiảnlànêulênmộtướctính.Vídụ,bạncóthểbiếtrằngtrungbìnhcầnmấtđến10phútđểcàimộtphần mềm.Vậynên,nếuquátrìnhcàiđặtgồm6phầnmềmkhácnhauthìbạncóthểdùng ướclượngthamsốhóađểướctínhrằngbạnphảimấtđến60phút(6phầnmềmx10phút)đểcàihếttấtcảcácphầnmềm.Đánh giá 3 điểm:trong một số trường hợp khác thì có thể dùng phân tích PERT(ProjectEvaluationandReviewTechnique),đâylàmộtcôngcụrấthữuíchđểđánhgiáđượcthờigiancủamộthoạtđộng.Bạnchỉ cầnđưaramộttrọngsố củathờigian hoànthànhmộthoạtđộngtheo3xuhướng:biquan,khảthivàlạcquan.Ướctínhnày cócôngthứcsau:(Thờigianbiquan+4xThờigiankhảthi+thờigiankhảquan)/6Bước5:XâydựngtiếnđộBướcnàylàquytrìnhtrongđócáchoạtđộngđãđượcxếptheotiếnđộ,cácnguồnlực cầnthiếtvàthờigiancủamỗihoạtđộngđãđượcsử dụngđể đưaramộtkế hoạch tổng.NhữngcôngcụsửdụngtrongquytrìnhnàybaogồmphươngphápĐườnggăng(CriticalPathMethod),rútngắntiếnđộ,cácviễncảnhnếu–thì,cânbằngnguồnlực cũngnhưchuỗigăngCCM(CriticalChainMethods).Mộtkhitiếnđộdãđượcxâydựngthìnósẽtrởthànhkhungthamchiếuđểđưaracái nhìntổngthểvềkếhoạchvàtiếnđộcủakếhoạchnày.Bước6:TheodõivàquảnlýtiếnđộBướccuốicùngnàybaogồmviệctheodõicũngnhưquảnlýcáctiếnđộ đãđượcđềra.Bướcnàysẽđượcthựchiệnxuyênsuốtcả dựánvàsẽ đảmbảorằngtấtcảcác côngviệcđạtđượcđềutrùngkhớpvớinhữngkế hoạchđượcđề ra.Việcquảnlý tiếnđộ đòihỏiviệcsử dụnghệthốngbáocáotiếnđộ,hệ thốngkiểmsoátthayđổi tiếnđộ,vídụ như việcsửdụngyêucầuthayđổitiếnđộ (ProjectChangeRequests),quảnlýcôngviệcvàcácphươngphápphântíchkhácđể xácđịnhcócầnthêmhoạt độnggìđểđưatiếnđộđiđúngquỹđạocủanóhaykhông. ...