Chương XIII- Kiểm tra- 291 -CHƯƠNG XIII: KIỂM TRASau khi nghiên cứu xong chương

Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: 1. Giải thích nền tảng của kiểm tra 2. Thảo luận các cách thức để tổ chức có thể quản lý một cách hiệu quả 3. Xác định sáu giai đoạn trong tiến trình kiểm tra 4. Thảo luận các phương pháp chính của kiểm tra. I. NỀN TẢNG CỦA KIỂM TRA Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức, bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu. Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương XIII- Kiểm tra- 291 -CHƯƠNG XIII: KIỂM TRASau khi nghiên cứu xong chương Chương XIII- Kiểm tra - 291 - CHƯƠNG XIII: KIỂM TRA Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: 1. Giải thích nền tảng của kiểm tra 2. Thảo luận các cách thức để tổ chức có thể quản lý một cách hiệu quả 3. Xác định sáu giai đoạn trong tiến trình kiểm tra 4. Thảo luận các phương pháp chính của kiểm tra. I. NỀN TẢNG CỦA KIỂM TRA Kiểm tra là tiến trình đảm bảo hành vi và thành tích tuân theo các tiêu chuẩn của tổ chức, bao gồm quy tắc, thủ tục và mục tiêu. Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra mang ý nghĩa tiêu cực- kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo. Vì lý do này, kiểm tra thường là tâm điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách bên trong tổ chức. Tuy nhiên, kiểm tra là cần thiết và hữu ích. Kiểm sóat hiệu quả là một trong số các bí quyết để gia tăng lợi nhuận của FedEx trong suốt thập niên qua.  Hoạch định là một tiến trình chính thống của việc xây dựng mục tiêu, phát triển chiến lược, chiến thuật, các tiêu chuẩn và phân bổ nguồn lực. Kiểm tra có thể đảm bảo rằng các quyết định, hành động và kết quả nhất quán với các kế hoạch này.  Hoạch định phác họa các hành vi và kết quả mong muốn. Kiểm tra giúp duy trì và tái định hướng các hành vi và kết quả hiện tại.  Nhà quản trị và nhân viên không thể lập kế hoạch một cách hiệu quả nếu thiếu thông tin chính xác và kịp thời. Kiểm tra cung cấp các thông tin nền tảng này.  Các kế hoạch chỉ ra các mục đích cần kiểm tra. Kiểm tra giúp đảm bảo các kế hoạch được thực thi như định hướng. Vì vậy hoạch định và kiểm tra bổ sung và hỗ trợ cho nhau. 1. Kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra hiệu chỉnh Có hai loại kiểm tra trong tổ chức: ngăn ngừa và hiệu chỉnh. Kiểm tra ngăn ngừa là cơ chế định hướng việc giảm thiểu lỗi và vì thế tối thiểu hóa nhu cầu các hoạt động hiệu chỉnh. Ví dụ, hầu hết các ngân hàng lớn và các hiệp hội tín dụng đã phát triển các phương pháp để gia tăng tính an toàn của các máy ATM và độ bảo mật cho các khách hàng sử dụng. Kiểm tra hiệu chỉnh là cơ chế định hướng giảm thiểu hoặc loại bỏ các hành vi hoặc kết quả không mong đợi nhằm tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của tổ chức. Vì thế một nhân viên kiểm soát không lưu thực hiện kiểm tra hiệu chỉnh bằng cách hướng dẫn phi công thay đổi độ cao và định hướng để khỏi phải va vào các máy bay khác. 2. Nguồn kiểm tra Bốn nguồn kiểm tra chính trong hầu hết các tổ chức là giới hữu quan, bản thân tổ chức, nhóm và cá nhân. Các nguồn này được trình bày ở biểu XIII-1, với ví dụ về kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra hiệu chỉnh cho mỗi nguồn. - 292 - Quản trị học Biểu XIII-1: Ví dụ về nguồn và loại kiểm tra1 Nguồn kiểm tra Loại kiểm tra Ngăn ngừa Hiệu chỉnh Giới hữu quan Duy trì định mức tuyển dụng Thay đổi chính sách chiêu mộ để nhân sự trong các nhóm được bảo thu hút các ứng viên tiềm giỏi, vệ tiềm năng Tổ chức Sử dụng ngân sách để hướng dẫn Phạt nhân viên do không tuân thủ việc tiêu dùng quy định”cấm hút thuốc” tại khu vực nguy hiểm Nhóm Thông báo cho nhân viên mới về Cô lập và phán đối nhân viên các quy tắc của công ty trong mối không tuân theo các quy tắc của quan hệ với kết quả mong đợi nhóm Cá nhân Quyết định bỏ qua buổi ăn trưa Hiệu chỉnh các báo cáo đã viết để hoàn thành công việc, dự án đúng hạn a. Kiểm tra giới hữu quan Kiểm tra giới hữu quan thể hiện như là áp lực từ các nguồn bên ngoài tổ chức nhằm thay đổi hành vi. Giới hữu quan có thể là công đoàn, các tổ chức chính phủ, khách hàng, cổ đông và những giới khác có quan tâm trực tiếp đến sự phát triển của tổ chức. b. Kiểm tra tổ chức Bao gồm các quy tắc và thủ tục chính thống nhằm ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự sai lệch so với kế hoạch và đạt được mục tiêu mong muốn. Những ví dụ bao gồm các quy tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và kiểm tra sổ sách. c. Kiểm tra nhóm Bao gồm những quy tắc và giá trị mà các thành viên trong nhóm chia sẻ và duy trì thông qua phần thưởng và phạt. d. Cá nhân tự kiểm tra Bao gồm cơ chế hướng dẫn vận hành một cách có ý thức hoặc vô thức trong mỗi cá nhân. Các tiêu chuẩn về trình độ nghiệp vụ ngày càng trở thành một khía cạnh quan trọng của tự kiểm tra cá nhân. 3. Các mô hình kiểm tra Kiểm tra của giới hữu quan, tổ chức, nhóm cá nhân hình thành nên những mô hình khác biệt giữa các tổ chức.Văn hóa tổ chức mạnh thường củng cố và hỗ trợ song phương đến kiểm tra tổ chức, nhóm và cá nhân. 1 Don Hellregel, Susan E. Jackson, John W. Slocum “ Management: A Competency -Based Approach” -10th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p.518 Chương XIII- Kiểm tra - 293 - II. KIỂM SOÁT HỮU HIỆU Một cách để phát triển và đo lường tính hiệu quả của kiểm tra tổ chức chính thống là so sánh chi phí và lợi ích. Phân tích chi phí- lợi ích như thế trả lời ba câu hỏi cơ bản: 1. Đối với các hành vi và kết quả mong đợi nào mà kiểm tra tổ chức nên hướng đến? 2. Những chi phí và lợi ích nào của kiểm tra tổ chức cần thiết để đạt được hành vi và kết quả mong đợi? 3. Những chi phí và lợi ích c ...