Cơ cấu quản lý tổ chức một khách sạn lớn

Ban giám đốc đặc biệt bận tâm về công việc của Phòng tiếp tân. Chính là ở khâu này mà khách liên hệ đặt chổ, tìm phòng thuê, nhận chìa khóa phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ... ) và thanh toán tiền lúc rời khách sạn. Khách đặt chổ phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải phân tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ dành chổ và hiện trạng của khách sạn để giải quyết yêu cầu của khách....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Cơ cấu quản lý tổ chức một khách sạn lớn Cơ cấu quản lý tổ chức một khách sạn lớn phanquangthoai@yahoo ðU L IM Trong cu c ñ i m i ngư i ai cũng có nh ng ư c mơ và m c tiêu ph n ñ u cho riêng mình. Có ngư i ư c mơ tr thành m t nhà ngo i giao tài ba, m t doanh nhân l n, m t giám ñ c ñi u hành hay tr thành m t di n viên, m t ca sĩ, m t ngư i m u, m t nhà thi t k th i trang tên tu i. Nhưng cũng có nh ng ngư i ch ñơn gi n ư c mơ tr thành m t ñ u b p n i ti ng kh p th gi i hay m t nhà qu n lý, làm vi c trong các công ty hay hay các nhà hàng, khách s n cao c p. Và có nh ng ư c mơ tr thành hi n th c, nhưng cũng có nh ng ư c mơ v n mãi ch là ư c mơ. Theo Kh o sát c a H i ñ ng Du l ch th gi i (WTTC), Vi t Nam là nư c ñ ng th tư trong danh sách các nư c có lư ng khách du l ch tăng nhi u nh t. Vi t Nam s là m t trong 10 ñi m ñ n du l ch năng ñ ng nh t trong th p k t i. Năm 2007, Vi t Nam ñã ñón 4,2 tri u lư t khách du l ch nư c ngoài, m c tiêu c a năm 2010 là hơn 6 tri u lư t ngư i S phát tri n c a ngành Du l ch kéo theo s phát tri n c a ngành công nghi p Khách s n-Nhà hàng! Chúng ta ñang ñ ng trư c cơ h i r t l n nhưng cũng g p nhi u thách th c, ñ c bi t là ngu n nhân l c (Ngu n: T ng c c Du l ch, có ñ n 50% lao ñ ng trong ngành Du l ch, Nhà hàng – Trang 1 phanquangthoai@yahoo Khách s n chưa qua trư ng l p ñào t o). Chính vì v y, vi c phát tri n ngu n nhân l c nh m ñáp ng nhu c u phát tri n c a ngành Du l ch và Qu n lý Khách s n ñang tr thành v n ñ c p bách. PH N I MÔ HÌNH T CH C C A M T KHÁCH S N I.1. MÔ HÌNH T CH C Khách s n ñư c chia theo ch c năng thành 5 b ph n riêng bi t: phòng, các nhà hàng & qu y u ng, k toán, ti p th thương m i và nhân s . Các trư ng b ph n này báo cáo tr c ti p trên GM. M i b ph n ñư c chia ra thành các t chuyên trách nh . Vi c phân nh 5 b ph n l n th hi n s chuyên môn hóa công vi c cao hơn do ñó ki n th c các k năng c a nhân viên trong m i ñơn v nh cũng sâu hơn. A. B ph n phòng: B ph n phòng th c hi n ch c năng cho thuê phòng c a khách s n. Khách ñăng ký phòng ph i ñư c ti p nh n, tình hình phòng tr ng, phòng có khách ph i ñư c c p nh t h ng ngày. Khách ph i ñư c tr l i ngay qua thư t ho c qua ñi n tho i. Khi khách khách s n, v sinh s ch s các khu v c công c ng cũng như khu v c ti n s nh ph i ñư c Trang 2 phanquangthoai@yahoo b o ñ m. N u khách có th c m c gì, ph i ñư c gi i quy t ngay. ðây là m t s ch c năng quan tr ng c a các b ph n phòng. ð th c hi n, b ph n phòng ñư c chia thành m t công vi c chuyên sâu hơn. Trong nhi u trư ng h p, các ñơn v nh này cũng ñư c xem như các b ph n phòng ban: - B ph n gi t i (Laundry): Trong m t khách s n 500 phòng có quy mô r t l n, ch u trách nhi m gi t s ch và i t t c qu n áo c a khách, khăn màn c a khách s n và ñ ng ph c c a nhân viên. Ch c năng c a nó r t chuyên sâu nên ít khi nh ng ngư i có ki n th c v k năng trong ho t ñ ng gi t i l i chuy n sang các lĩnh v c ho t ñ ng khác c a khách s n. - B ph n ti n s nh (Front-office): Ti p ñón khách khi khách ñ n khách s n ñ làm th t c ñăng ký và tr phòng. Các ñi n tho i viên c a khách s n và các ch c năng thông tin liên l c ph c v khách ñ u n m b ph n Front-office. Nhân viên ph trách hành lý c a khách cũng thu c b ph n này. - T ñ t phòng (Reservations): Ti p nh n khách và theo dõi ch t ch các phòng ñư c ñăng ký trư c khách s n. - B ph n t ng phòng: Ch u trách nhi m lau d n phòng c a khách s n và các nơi công c ng trong khách s n. - B ph n b o v : Ph trách b o ñ m an toàn cho khách. - B ph n k thu t: Ph trách v vi c v n hành và b o trì toàn b cơ s v t ch t c a khách s n, bao g m: ði n, cơ khí, h th ng sư i, máy ñi u hòa không khí, bơm, th c hi n nh ng s a ch a nh và tu b trang thi t b . Trong b ph n phòng có r t nhi u công vi c ph thu c l n nhau, vì th r t c n s ñi u ph i ch t ch các ho t ñ ng gi a các ñơn v nh . Gi a b ph n ti n s nh (Front-office) và b ph n ñ t phòng có m i liên h m t thi t. M i ngày t ñ t phòng (Reservations) ph i thông báo trư c cho b ph n ti n s nh (Front-office) s phòng tr ng ñ b o ñ m vi c luôn c p nh t hóa s Trang 3 phanquangthoai@yahoo lư ng phòng trong tình tr ng s n sàng có th cho thuê. Ngư c l i, b ph n ti n s nh (Front-office) ph i cho t ñ t phòng bi t s khách t ñ n thuê phòng (h là nh ng ngư i không ñ t phòng trư c). Tương t như th , gi a b ph n ti n s nh (Front-office) và b ph n ph c v phòng (Housekeeping) cũng có nh ng m i liên h . Các thông tin v tình hình phòng c ph i có hai chi u: Khi khách làm th t c tr phòng (check-out), b ph n ti n s nh (front-office) ph i thông báo cho b ph n ph c v phòng (housekeeping) ñ ph n này lau d n phòng. M i khi căn phòng ñư c lau d n xong, b Housekeeping ph i thông báo cho b ph n ti n s nh ñ h có th cho khách thuê. ðó là ví d v hình thái quan h h tương. Các m c xích khác trong b ph n phòng minh h a cho hình thái ph thu c liên t c, di n ra khi ñ u ra c a m t ñơn v kia. Cũng như th , b ph n phòng không th cung c p m t phòng ñ tiêu chu n cho khách n u b ph n gi t i không cung c p ñ khăn s ch ho c drap tr i giư ng. M t ví d khác liên quan ñ n s truy n ñ t cho nhau nh ng thông tin t b ph n này qua b ph n khác: B ph n k thu t không th nào thay th m t công t c ñèn b h ng trong phòng khách n u b ph n các t ng phòng không thông báo. ðó là nh ng ví d m i ph thu c h tương và liên t c t n t i gi a các ñơn v riêng l trong b ph n phòng. ð qu n lý m t cách hi u qu trong trư ng h p có nh ng m i ph thu c trên, ñòi h i k ho ch, th t c, chương trình hành ñ ng ph i ñư c tiêu chu n hóa và th i gian ñư c quy ñ nh rõ ràng. Vi c ph i ...