Dự thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của TCT hàng hải VN

Quy chế này quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Tổng công ty; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Dự thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của TCT hàng hải VN TỔNG CÔNG TY HÀNG HẢI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT VIỆT NAM NAM Độc lập -Tự do- Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (Ban hành kèm theo Quyết định số:…/QĐ-HHVN ngày… tháng… năm… của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Tổng công ty; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. 2. Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các ban thuộc cơ quan Tổng công ty và đơn vị thành viên của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Văn bản đến: là tất cả văn bản gửi đến cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, kể cả đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác…) từ bất kỳ từ nguồn nào (gửi bằng bưu điện, gửi tay, Fax, thư điện tử...). 2. Văn bản đi: là tất cả văn bản (văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, bản sao, văn bản nội bộ, văn bản mật) hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên đã hoàn thiện về nội dung, thể thức văn bản, được Tổng công ty và các đơn vị thành viên phát hành. 3. Bản thảo văn bản: là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên. 4. Bản gốc văn bản: là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt. 5. Bản chính văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau. 6. Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. 7. Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. 8. Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. 9. Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan ban hành văn bản; thời gian ban hành hoặc một số đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hay của một cá nhân. 10. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư 1. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư của Tổng công ty; chỉ đạo các đơn vị thành viên thực hiện thống nhất các hoạt động công tác văn thư. 2. Thủ trưởng các đơn vị trong phạm vi, quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư theo các quy định của pháp luật và Quy chế này tại đơn vị mình. Điều 4. Nhiệm vụ của bộ phận văn thư Bộ phận văn thư Cơ quan Tổng công ty làm công tác văn thư cho cơ quan Tổng Công ty và cho Văn phòng, có nhiệm vụ: 1. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến; 3.2. Trình lãnh đạo văn bản để phân loại; chuyển các văn bản đã được phân loại cho các ban, đơn vị, cá nhân theo ý kiến của lãnh đạo; 3.3. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến; 3.4. Hướng dẫn cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ công việc; 3.5. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; 3.6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu tại văn thư, nộp bản lưu vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn; 3.7. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên cơ quan; 3.8. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật. Điều 5. Tiêu chuẩn cán bộ văn thư Cán bộ làm công tác văn thư tại cơ quan Tổng công ty phải có trình độ trung cấp trở lên về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và định kỳ tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Điều 6. Kinh phí dành cho hoạt động văn thư 1. Kinh phí phục vụ ...