Excel ứng dụng trong kinh tế Bài 2

BÀI 2. TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH. Trong bài này chúng ta sẽ nghiên cứu về cách tạo danh sách, thêm, hiệu chỉnh, xóa và tìm kiếm thông tin trong danh sách. Ngoài ra trong bài cũng đề cậpđến các lệnh lọc tìm dữ liệu từ danh sách theo một hay nhiều điều kiện. Bài học sử dụng các tập tin: bai2-1.xls cho phần lý thuyết và bai2-2.xls cho phần thực hành.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Excel ứng dụng trong kinh tế Bài 2Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tínhBAØI 2. TOÅ CHÖÙC DÖÕ LIEÄU TRONG BAÛNG TÍNH Trong baøi naøy chuùng ta seõ nghieân cöùu veà caùch taïo danh saùch, theâm, hieäuchænh, xoùa vaø tìm kieám thoâng tin trong danh saùch. Ngoaøi ra trong baøi cuõng ñeà caäpñeán caùc leänh loïc tìm döõ lieäu töø danh saùch theo moät hay nhieàu ñieàu kieän. Baøi hoïc söûduïng caùc taäp tin: bai2-1.xls cho phaàn lyù thuyeát vaø bai2-2.xls cho phaàn thöïc haønh.2.1. Taïo danh saùch (List) Danh saùch ñöôïc caáu thaønh töø caùc baûn ghi (record) thöôøng laø doøng trong baûngtính Excel. Moãi baûn ghi chöùa thoâng tin veà moät ñieàu gì ñoù (ví duï: moät doøng trong soåñòa chæ). Moãi baûn ghi coù nhieàu tröôøng (field), moãi tröôøng chöùa caùc thoâng tin cuï theå:teân, ngaøy sinh, ñòa chæ, ñieän thoaïi,…. Trong Excel, caùc tröôøng thöôøng ñöôïc boá trí vaøocaùc coät vaø caùc baûn ghi thöôøng boá trí theo doøng (xem hình 2.1 vaø hình 2.2).Hình 2.1. Teân caùc tröôøng (field) ñöôïc nhaäp vaøo doøng ñaàu tieân cuûa danh saùchHình 2.2. Danh saùch döõ lieäuHình 2.3. Thanh ñònh daïngCaùc böôùc taïo danh saùch nhö hình 2.2:B1. Khôûi ñoäng ExcelB2. Nhaäp “Teân chæ tieâu” vaøo oâ coù ñòa chæ A1, nhaáp phím ñeå di chuyeån qua oâ keá tieápB3. Nhaäp teân caùc tröôøng coøn laïi nhö: Teân nöôùc, 1990, 1991, …B4. Nhaäp vaøo thoâng tin cho caùc doøngB5. Choïn vuøng A1:J1 choïn neàn xanh vaø chöõ ñaäm töø thanh ñònh daïng.B6. Ñeå thuaän tieän cho vieäc nhaäp lieäu ta chia maøn hình laøm hai phaàn. Di chuyeånTraàn Thanh Phong 6 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teáChöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính chuoät vaøo hoäp chia maøn hình theo chieàu doïc vaø hình chuoät bieán thaønh muõi teân 2 chieàu, giöõ chuoät vaø keùo xuoáng döôùi doøng 1 vaø thaû chuoät. Maøn hình Excel ñaõ ñöôïc chia laøm hai phaàn theo chieàu doïc.B7. Vaøo thöïc ñôn Window Freeze ñeå laøm cho doøng tieâu ñeà luoân luoân hieån thò treân maøn hình.Caùc ñieåm löu yù khi taïo danh saùch:Löu yù Giaûi thíchChæ taïo moät danh saùch treân moät baûng Chöùc naêng quaûn lyù döõ lieäu nhö: loïc döõtính (worksheet) lieäu (filter) chæ coù theå aùp duïng moãi laàn cho moät danh saùch.Neân chöøa ra ít nhaát 1 coät hoaëc doøng Ñieàu naøy giuùp Excel deã daøng xaùc ñònhtroáng giöõa danh saùch vaø caùc döõ lieäu khaùc danh saùch khi aùp duïng caùc chöùc naêngtreân worksheet saép xeáp (sort), loïc döõ lieäu (filter) hoaëc cheøn (insert) moät bieåu thöùc tính toaùn daïng toång.Traùnh ñeå caùc doøng hoaëc coät troáng trong Ñeå giuùp Excel deã daøng choïn ñuùng danhdanh saùch saùch.Taïo nhaõn caùc tröôøng (field) ôû doøng ñaàu Excel duøng nhaõn ñeå ñöa vaøo caùc baùo caùotieân cuûa danh saùch. vaø duøng ñeå tìm kieám/ toå chöùc döõ lieäu.Coá gaéng chia nhoû caùc thoâng tin Ñieàu naøy giuùp deã daøng saép xeáp, loïc vaø taïo baùo caùo toång hôïp theo yeâu caàu.Moãi coät neân chöùa cuøng loaïi thoâng tin Giuùp danh saùch deã theo doõi vaø deã hieãuKhoâng duøng truøng teân tröôøng Teân tröôøng bò truøng seõ gaây sai soùt trong nhaäp lieäu vaø saép xeáp.2.2. Söû duïng maãu nhaäp lieäu (Data Form) Coù hai caùch ñeå nhaäp döõ lieäu (baûn ghi) vaøo danh saùch: nhaäp tröïc tieáp vaøo caùcdoøng beân döôùi tieâu ñeà vaø nhaäp thoâng qua maãu nhaäp lieäu.Taïo maãu nhaäp lieäu (söû duïng worksheet ASEAN trong taäp tin bai2-1.xls)Traàn Thanh Phong 7 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teáChöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tínhHình 2.4. Hoäp thoaïi Data FormB1. Ñaët oâ hieän haønh vaøo nôi naøo ñoù trong danh saùch.B2. Choïn Data Form (xem hình 2.4).B3. Nhaáp nuùt Find Next ñeå di chuyeån ñeán baûn ghi tieáp theo.B4. Nhaáp nuùt Find Prev ñeå luøi veà baûn ghi phía tröôùc.B5. Nhaáp nuùt New ñeå theâm baûn ghi môùi vaø nhaäp thoâng tin.B6. Duøng phím hay ñeå di chuyeån tôùi/ lui trong baûn ghi vaø nhaäp caùc thoâng tin vaøo caùc tröôøng töông öùng.B7. Nhaáp nuùt Close khi hoaøn thaønh vieäc nhaäp lieäu.Tìm döõ lieäuHình 2.5. Maãu ñaët ñieàu kieän tìm kieámTraàn Thanh Phong 8 ÖÙng duïng Microsoft Excel tron ...